Отпуска: кому работать? Все способы замены сотрудника

Лето делит людей на убывающих в отпуск и тех, кто их заменяет. Кому поручить исполнение обязанностей отсутствующих работников? Как оформить эти трудовые отношения? В каждом отдельном случае следует выбрать вариант, отвечающий требованиям законодательства. Рассмотрим эти варианты, чтобы вы могли выбрать тот, который подходит именно вам.

На страницах журнала мы уже так или иначе затрагивали тему замены временно отсутствующих работников. Сегодня соберем все возможные способы вместе и поговорим об их особенностях.

Обойдемся своими силами

Если вы хотите обойтись своими силами и не привлекать стороннего сотрудника на период отпуска того или иного работника, то вам подойдут следующие варианты.

Совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности) может быть поручена другому работнику с его письменного согласия. В этой ситуации дополнительная работа поручается без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором (ст. 602 ТК РФ).

Если работа поручается по другой профессии (должности), то она будет осуществляться в порядке совмещения профессий (должностей). Если по такой же профессии (должности) путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

Во всех перечисленных случаях порядок действий кадровика должен быть следующим (рассмотрим на примере совмещения):

• заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору с описанием условий совмещения (в обязательном порядке указываются срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, размер доплаты);
• издать приказ о совмещении (в произвольной форме с обязательным указанием поручаемой работы, срока, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу и размера доплаты) (образец на стр. 46);
• ознакомить работника с приказом о совмещении под роспись*.

В порядке совмещения профессий (должностей) обязанности временно отсутствующего работника могут быть распределены между несколькими сотрудниками. Содержание и объем дополнительной работы каждого конкретного работника устанавливается при этом работодателем с письменного согласия каждого конкретного работника (фиксируется в дополнительных соглашениях к трудовым договорам). С учетом содержания и объема дополнительной работы соглашением сторон определяется и размер доплаты. Размер доплаты может быть определен как в процентах от оклада, так и в твердой сумме (в рублях).

Временный перевод на другую работу. При таком варианте работник освобождается от своей основной работы для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Работник может быть временно переведен на другую работу лишь по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме. Исключение составляют случаи, предусмотренные частями второй и третьей ст. 722 ТК РФ, такие как производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар и др. (то есть в связи с производственной необходимостью).

По соглашению сторон временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего работника допускается до выхода этого работника на работу. Для его оформления необходимо:

• заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
• издать приказ по унифицированной форме №Т-5**;
• ознакомить с ним работника под роспись***.

В связи с производственной необходимостью временный перевод на другую работу допускается без согласия работника на срок до одного месяца и только при условии, что замещение временно отсутствующего работника вызвано чрезвычайными обстоятельствами (ч. вторая ст. 722 ТК РФ). Оплата труда работника при этом производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Для оформления перевода по производственной необходимости также издается приказ по форме №Т-5, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.

Во избежание негативных ситуаций необходимо ответственно подойти к оформлению замещения руководителя организации и материально ответственных сотрудников****.

Внутреннее совместительство. При внутреннем совместительстве вы должны заключить с работником отдельный трудовой договор о выполнении им другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. При заключении трудового договора по совместительству необходимо обратить внимание на ограничения, установленные частью пятой статьи 282 Трудового кодекса. Если будущий совместитель не подпадает под указанные ограничения, то с ним можно заключать трудовой договор. При этом в трудовом договоре должно быть обязательно указание на то, что работа является совместительством.

На основании заключенного трудового договора:

• издается приказ о приеме на работу по совместительству по форме №Т-1**;
• приказ объявляется работнику под роспись;
• вносится запись в трудовую книжку (по желанию работника) (ст. 66 ТК РФ);
• оформляется отдельная личная карточка по форме №Т-2**.

Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). При этом в течение одного месяца (или другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени другого учетного периода), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ)*****.

Привлекаем специалистов со стороны

Если силами сотрудников организации вы обойтись не можете, предлагаем рассмотреть такие варианты.

Внешнее совместительство. На такой короткий срок, как отпуск, найти хорошего специалиста, конечно, не просто. В таком случае можно пригласить специалиста из другой организации на условиях внешнего совместительства и с ним заключить трудовой договор на период отпуска вашего сотрудника. Но при этом надо помнить об ограничениях и особенностях, установленных при работе по совместительству, о которых мы говорили выше.

Общий порядок действий при приеме на работу внешнего совместителя такой же, как и при приеме внутреннего совместителя (трудовой договор, приказ, личная карточка). Одно отличие: запись в трудовую книжку (опять же по желанию работника) делается по месту основной работы вашего внешнего совместителя. Для этого вы должны будете, если работник попросит, выдать ему копию приказа о приеме на работу или справку (ст. 66 ТК РФ).

Срочный трудовой договор. На период отпуска работника, чтобы не нарушался нормальный ход работы в конкретном структурном подразделении или в организации в целом, можно принять работника по срочному трудовому договору.

Порядок приема на работу по срочному трудовому договору такой же, как и при приеме работника на неопределенный срок. Но существуют и некоторые особенности.

Так, в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса в трудовом договоре в обязательном порядке должен быть указан срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. Основанием в данном случае является предоставление отпуска (очередного или дополнительного) сотруднику организации. А какой указать срок?

При приеме на работу на время отпуска (ежегодного оплачиваемого и (или) дополнительного) того или иного работника, казалось бы, что дата окончания отпуска известна и можно оформлять именно до этой даты. Но как быть, если работник во время отпуска заболеет и его отпуск продлится на количество дней болезни, указанных в больничном листке (ст. 124 ТК РФ)? Если временно отсутствующий работник отсутствует дольше, чем предполагалось изначально, а работник, его замещающий по срочному трудовому договору, продолжает работать, то может возникнуть ситуация, когда договор станет постоянным (часть четвертая ст. 58 ТК РФ). Поэтому предпочтительнее в трудовых договорах, заключаемых на время отпуска того или иного сотрудника, не указывать конкретную дату его окончания, а принять работника «на период временного отсутствия конкретного сотрудника» (с указанием должности, фамилии, имени, отчества замещаемого работника).

Глобальный подход

Бывают ситуации, когда речь идет не о замене нескольких сотрудников, а о необходимости привлечь значительно большее число людей или закрыть очень большой фронт работы. Выходом может стать лизинг персонала или аутсорсинг работ (услуг).

Однако эти варианты оформления отношений с работниками пока не урегулированы трудовым законодательством, хотя и довольно часто используются на практике. О проблемах их применения и оформления мы рассказывали в №1, 2005, №6, 2006, №6–8, 2007.

При заключении срочных трудовых договоров не забывайте о сроке их истечения. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный для выполнения сезонных работ в течение определенного периода (сезона), прекращается по окончании этого периода (сезона).

О прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения (за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника) (ст. 79 ТК РФ).

* Более подробно о совмещении профессий (должностей) см. тематическое приложение к журналу «Кадровое дело» №3, 2008 «Все о совместительстве и совмещении».

Замещение должности на время отпуска основного работника

Обычно уход сотрудника в отпуск не влечет глобальных проблем для компании. Однако когда отпуск затягивается надолго, например, девушка берет основной отпуск, а затем отпуска по БиР и по уходу за родившимся ребенком либо же когда в отпуск уходит начальник организации, без которого работа, конечно, не встанет, но может застопориться на отдельных моментах, работодателю приходится думать о необходимости замещения.

ТК РФ предусмотрел 4 варианта действий при необходимости временно заменить работника:

Временный перевод работника организации на должность отсутствующего сотрудника

В ст. 71 ТК РФ сказано, что перевод сопровождается изменением для трудящегося трудовой функции, структурного подразделения либо местности, где он работал.

В п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 № 2 поясняется, что местность считается измененной, если сотрудник станет работать за пределами населенного пункта, где он первоначально исполнял трудовую функцию. Изменением структурного подразделения будет перевод в иной филиал, цех, отдел и т. д.

Изменение трудовой функции предполагает выполнение работ, ранее не исполнявшихся трудящимся. Например, когда бухгалтера временно переводят на место секретаря, он вместо организации и ведения бухучета принимает звонки, организовывает встречи, совещания и т. д.

По ст. 72.2 ТК РФ перевод осуществляется:

• Меньше чем на месяц — без согласия работника, но только в том случае, если перевод необходим по причине исключительного случая, угрожающего жизни населения, а квалификация временной работы не ниже уровня квалификации сотрудника. В соответствии с п. 17 постановления Пленума ВС № 2 при возникновении спора работодатель должен сам доказывать наличие таких обстоятельств.
• Сроком от 1 месяца до выхода основного сотрудника на работу — без согласия переводимого работника в случае, когда перевод не приведет к изменению условий трудового договора. В иной ситуации согласие работника обязательно.

Работа по совместительству

Совместительство заключается в выполнении работником-совместителем трудовых функций на нескольких работах в разное время.

Совместительство возможно в пределах одной организации или у разных работодателей — внутреннее и внешнее совместительство соответственно. При этом количество таких работ не ограничено, за исключением особых случаев:

	Ограничение		Основание
	Рабочий график разных работ совместителя не должен совпадать даже частично		Ст. 282 ТК РФ
	Не могут быть совместителями	Несовершеннолетние
		Трудящиеся, занятые на работах с опасными, вредными условиями труда
		Руководители организации без согласия уполномоченного органа юрлица или собственника имущества юрлица	Ст. 276 ТК РФ
		Трудящиеся, чья деятельность напрямую связана с управлением транспортом или обеспечением движения транспорта — если вторая работа предполагает выполнение той же трудовой функции. К таким работам, в соответствии с «Перечнем работ, профессий, должностей…», утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 № 16, отнесена, например, работа: водителя; диспетчера транспорта; бортового инженера; пилота и т. д.	Ст. 329 ТК РФ
		Тренеры и спортсмены — без согласия обоих работодателей	Ст. 348.7 ТК РФ
		Работники прокуратуры, кроме совмещения с работами педагогической, научной или творческой направленности	Ст. 4 закона «О прокуратуре РФ» от 17.01.1992 № 2202-1
		Граждане, проходящие альтернативную службу	Ст. 21 закона «Об альтернативной гражданской службе» от 25.07.2002 № 113-ФЗ
		Адвокаты, кроме совмещения с работами педагогической, научной или творческой направленности	Ст. 2 закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» от 31.05.2002 № 63-ФЗ

Примечание: помимо ограничений совместительства к работникам отдельных отраслей применяются также некоторые особенности регулирования совмещаемых работ. В частности, такие особенности установлены постановлением Минтруда РФ «Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры» от 30.06.2003 № 41.

Оплата замещения на время отпуска основного сотрудника

Способы исчисления оплаты труда отличаются в зависимости от способа замещения:

Оплата при переводе

Труд переведенного работника оплачивается с учетом выполненной работы, но ниже суммы среднего заработка на прежней работе. Такое положение закреплено в ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ, но касается оно только случаев, когда замещение необходимо из-за чрезвычайных обстоятельств.

Не знаете свои права?

Однако до сих пор действует разъяснение Госкомтруда СССР «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 № 30/39, где указано, что оплата за временное возложение на рабочего обязанностей другого работника составляется из должностного оклада и премии по результатам фактически выполненной работы. Когда оплата получается ниже среднего заработка на работе до временного перевода, производится доплата недостающей суммы. Применив метод аналогии, получим, что зарплата переведенного работника будет состоять из оклада за выполненную работу и премии, если она предусмотрена в организации, размером не меньше прежней зарплаты.

По ст. 72.2 ТК РФ только с согласия трудящегося его можно перевести на работу с более низкой квалификацией. Очевидно, что зарплата за такую работу будет ниже, и в случае, когда работник согласился на такой перевод без дополнительного условия о размере зарплаты, логичным будет, что он одновременно соглашается и с окладом, который установлен за работу такой квалификации.

Оплата при работе по совместительству и по срочному трудовому договору

Работа по совместительству и принятие на работу нового временного сотрудника сопровождаются заключением трудового договора, определяющего в том числе и оплату труда.

Оплата при совмещении

За выполнение дополнительной работы за отсутствующего сотрудника параллельно с основной работой по ст. 151 ТК РФ полагается доплата, размер которой устанавливается по соглашению между трудящимся и работодателем.

В основе расчета — содержание и объем дополнительных работ. В письме Минздравсоцразвития РФ «О порядке выполнения работы…» от 12.03.2012 № 22-2-897 содержится уточнение, что доплата не производится, если в должностной инструкции работника предусмотрена обязанность выполнять обязанности сотрудника со схожей трудовой функцией в период его отсутствия.

Оформление замещения

Порядок оформления замещения отсутствующего работника предусмотрен ТК РФ:

• Перевод оформляется письменным соглашением (ст. 72.2).
• Совместительство предполагает заключение трудового договора с каждым работодателем или нескольких договоров с одним работодателем (ст. 282).
• Сотрудник временно принимается на работу вместо ушедшего в отпуск или отсутствующего по иной причине работника путем заключения срочного трудового договора (ст. 59).
• Дополнительные обязанности возлагаются на трудящегося только при его согласии. В письме Минздравсоцразвития РФ № 22-2-897 указано, что вменение дополнительных обязанностей сотруднику оформляется дополнительным соглашением или оговаривается при заключении трудового договора (ст. 60.2 ТК).

После заключения трудового договора или допсоглашения составляется приказ о замещении, который доводится до сведения работника под подпись.

ВАЖНО! Ч. 3 ст. 92 Конституции РФ вменила в обязанность Председателю Правительства РФ заменять Президента РФ, когда последний не в состоянии замещать свою должность. По ст. 25 закона «О Конституционном суде РФ» от 21.07.1994 № 1-ФКЗ, председателя КС при необходимости должен заменить его заместитель.

Такие нормы созданы неспроста. Перенесем их из плоскости государственного управления и спроецируем на деятельность любой организации. Заранее определив порядок замещения не всех, но хотя бы ключевых должностей юрлица, и указав его, например, в трудовом договоре или отдельном локальном акте, руководитель сможет избежать таких проблем, как:

• неразграниченность ответственности при отсутствии работника, который ее нес;
• потеря времени, которое уйдет на поиск и назначение временного работника на должность отсутствующего;
• сложности с поиском временного сотрудника, который готов работать незначительный срок.

При этом под порядком замещения следует понимать в первую очередь определение лица, замещающего отсутствующего работника.

Нюансы при оформлении сотрудника на временную замену

При оформлении замены сотруднику в отпуске необходимо учесть следующие моменты:

1. Временный перевод может стать постоянным при условии, что сам работник не потребовал перевода обратно, а работодатель не предоставил ему прежнего места (ст. 72.2 ТК РФ).

2. При сменной работе отсутствующего сотрудника заменяет его коллега, что оформляется в качестве дополнительной обязанности. При этом нужно помнить, что:

• ст. 103 ТК РФ запрещена работа подряд в 2 смены, поэтому при составлении графика смен нельзя допустить стоящих подряд смен замещаемого и замещающего работников;
• смены, которые работник отрабатывает за отсутствующего сотрудника, приходятся на его выходные, поэтому в силу ст. 153 ТК РФ доплата составляет минимум двойной размер оплаты труда замещающего работника.

3. Иногда требуется заполнение дополнительных документов. Например, при замещении должности кассира работодатель может потребовать от замещающего работника заключить соглашение о материальной ответственности. Такое право предоставлено руководителю в соответствии с перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утв. постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Подведем итоги с помощью таблицы:

замещения	Временный перевод	Совместительство	Срочный трудовой договор	Дополнительные обязанности (совмещение)
Время работы	Рабочий день, освобожденный от выполняемой до перевода работы	За пределами рабочего дня на иной работе	Рабочий день по графику рабочего времени	В течение рабочего дня параллельно с основными обязанностями
Оформление		Трудовой договор		Дополнительное соглашение к трудовому договору
		По условиям трудового договора		По соглашению к трудовому договору

• Какие выплаты на время отпуска Работа на время отпуска сотрудника Приказ на время отпуска Обязанности на время отпуска Договор на время декретного отпуска Бухгалтер на время отпуска Заявление на время декретного отпуска Должность на время декретного отпуска Срочный договор на время отпуска На время отпуска другого сотрудника Оставить на время отпуска Временно на время декретного отпуска Сотрудник на время декретного отпуска Отпуск на время сессии Заявление на время отпуска сотрудника Пособия на время декретного отпуска Выход на работу во время отпуска Трудовой договор на время декретного отпуска Срочный трудовой договор на время отпуска Сотрудник работает на время декретного отпуска На время отпуска основного сотрудника Заявление на увольнение во время отпуска Трудовой договор на время отпуска сотрудника Принять работника на время отпуска Работа на время отпуска основного сотрудника
• Пожалуйста кто должен искать замену уборщице на время её отпуска
• Руководитель должен искать замену на время отпусков.
• Заявление на время отпуска
• Договор на время отпуска
• Сотрудников на время отпуска
• Оплата на время отпуска
• Трудовой договор на время отпуска

1. Пожалуйста кто должен искать замену уборщице на время её отпуска.

1.1. Любыми кадровыми вопросами должен заниматься работодатель. Отпуск предоставляется работниками по графику, т.е. работодатель заранее знает, кто и когда должен пойти в отпуск, поэтому и должен предпринять все меры для поиска временного работника. Отказать в предоставлении отпуска работнику на том основании, что работник не подискал себе замену на время отпуска нельзя.

2. Руководитель должен искать замену на время отпусков.

2.1. это проблема руководителя а не ваша - кто будет исполнять ваши обязанности в период нахождения вас в отпуске.
и писать лучше без включенного капслока - крайне не удобно читать - на многих форумах за такое сообщение блокируют или вообще не отвечают.

2.2. Нигде не прописано. Не обязан.

3. Работаю секретарём руководителя, собираюсь в ежегодный оплачиваемый отпуск по графику, на пару дней, отдел кадров заявила искать себе замену на время отпуска. Что мне делать в этой ситуации?

3.1. Уважаемая Ольга!
Пусть работник отдела кадров даст ссылку, в которой записано, что работник обязан искать замену себе во время очередного отпуска.
Можете написать служебную записку на имя руководителя с изложением Вашей ситуации.
Удачи!

4. Работаю почтальоном с 21 августа 2018 года. Хочу уйти в отпуск, но не могу. Начальство говорит, что самой надо найти себе замену на время отпуска. Законно ли это?

4.1. Вы можете уйти в свой законный отпуск, при этом требование начальства незаконны искать замену должны они а не вы.

5. Пожалуйста возможно отстоять временного учителя (который пришел на место основного во время его декретного отпуска)
1,2 класс был один учитель О.Ю.. По причине ухода в декрет О.Ю., класс отдали другому учителю Е.В.. учитель О.Ю. возвращается на работу в школу, ставят на наши класс. А дети уже привыкли к Е.В..класс выпускной. Можно оставить на классе учителя который был на замене? Если да, что нужно сделать для этого?

5.1. Вы можете вместе - все родители написать просьбу директору школы. У вас наверно и родительский комитет есть. Это ее прерогатива. Также продублируйте аналогичное ходатайство в отдел образования.

6. Я работаю на фирме уборщицей одна, замены нет. Через неделю я ухожу в отпуск. Я работаю в другом городе и знакомых у меня нет. Подскажите пожалуйста кто должен искать мне замену на время отпуска.

6.1. Замену вам должен искать руководитель организации, в которой вы работаете. Это не ваша проблема.

6.2. Наталья, Ваше руководство должно заниматься этими проблемами.

6.3. Замену должно искать руководство.

7. Я работаю водителем в сельсовете, на данный момент я в отпуске. Имеет ли право Глава сельсовета взять на замену водителем своего брата на время отпуска основного водителя?

7.1. В соответствии со статьей 59 Трудового кодекса РФ председатель может заключить срочный трудовой договор на период вашего отпуска.
Но, поскольку, трудовой договор заключается с родственником, налицо конфликт интересов.
Я бы на месте председателя не стала брать своего брата на работу, если он будет непосредственно ему подчиняться.
А почему это вас так беспокоит? Вы в отпуске. За вами сохраняется место работы. После отпуска вы спокойно выйдете на работу и продолжите трудиться на прежних условиях.

8. Руководство предприятия на время отпуска требует искать себе замену с письменным согласием. Это законно? Платить совмещение не будут. Гос предприятие.

8.1. Вы не обязаны искать себе замену. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.

9. Я работаю педагогам дополнительного образования и по внутреннему совмещению старшим воспитателем. Может ли заведующая оствить меня на замену себя во время отпуска?

9.1. Само по себе законодательство - не против. Но это вопрос внутриорганизационный, и может быть регламентирован внутренними документами организации, а также решениями собственника.

10. В компании работник ушла в отпуск по уходу за ребенком. Мы приняли по срочному трудовому договору новую работницу, Однако и она через некоторое время (в период действия ее срочного трудового договора) ушла в декрет. Нашли ей замену (мать 2-х несовершеннолетних детей). Но основной работник решает уволиться. Скажите пожалуйста, кого перевести на место работницы, которая увольняется и которой бессрочный договор. Та которая находится в декрете, или которую взяли последнюю? Спасибо.

10.1. Переведите последнюю сотрудницу.

11. Я преподаватель государственного вуза. Отпуск обычно летом. Насильно руководство включило в состав приемной комиссии летом. Поэтому отправило в отпуск зимой. Во время отпуска мои занятия заменяли другие сотрудники кафедры. Сказали, что после отпуска буду отрабатывать эти замены, так как у сотрудников получился перегруз. Подскажите, пожалуйста, на какой документ сослаться - ведь это противозаконно?! спасибо. С уважением, Дмитрий.

11.1. Дмитрий, сошлитесь на ТК РФ, Вы не обязаны отрабатывать за кого-то то время, когда Вы были в отпуске. Отпуск для того и представляется, чтобы Вы не работали, а не копили чьи-то там часы.

12. Замена названия профессии когда ничего не меняеться. Лишь то что профессия "водитель" отсутствует в списках вредных и опасных профессий. А как на заданный вопрос об вычислении из льготного стажа времени пробывания в отпусках?