Положения

Открыть в формате Word

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;

1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2. Определения

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.).

Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3. Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:

3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».

3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.

3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E-mail подписавшего.

3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:

— местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.

— фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.

3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.

3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.

3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.

3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.

3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.

3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.

3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.

3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

4. Порядок формирования и представления табелей

4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.

4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.

4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.

4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.

4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.

Как заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени". Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции

Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней — нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Материал размещен на сайте HRM.RU

Топ 10: Системы учета рабочего времени

Система учета рабочего времени для среднего и крупного бизнеса. Автоматический мониторинг рабочего времени за компьютером, учет встреч и звонков. Делит программы и сайты, с которыми работает сотрудник, на продуктивные и непродуктивные.

Yaware Time Tracker

Сервис для эффективного мониторинга работы сотрудников. Контроль опозданий, уходов раньше положенного, отсутствия сотрудников на рабочих местах. Есть мобильное приложение для трекинга выездных сотрудников.

Тайм Доктор

Онлайн программа учета рабочего времени. Отслеживает работу персонала, но и предоставляет разбивку о том, сколько времени тратится на определённые проекты (или клиентов). Есть съёмка скриншотов для мониторинга работы сотрудников.

Программа собирает информацию о том, в каких программах работал сотрудник и сколько времени он провел на различных сайтах. Формируются отчеты, в которых руководитель может видеть эффективность работы подчиненных и подразделений как согласно графикам рабочего времени сотрудников, так и за весь период без учета графиков. Кейлоггер перехватывает все нажатия клавиш сотрудников на их рабочих компьютерах.

Решение для управления персоналом. Позволяет не только контролировать деятельность ваших сотрудников за компьютером, но и измерять их продуктивность. Учет рабочего времени, запущенных приложений и посещенных web-сайтов. Снимки экрана. Анализ набранного текста. Автоматические оповещения о нарушении трудовой дисциплины. Широкий спектр отчетов по отделу и по каждому сотруднику.

Система учёта рабочего времени для некомпьютерных компаний. Позволяет удобно вести учет рабочего времени при помощи биометрического терминала либо Android-планшета, который можно установить на входе.

Мой график

Сервис планирования графика работы персонала. Учет опозданий, отгулов, больничных, отпусков. Составление графика работы одним нажатием. Учет рабочего времени без оборудования. Ключевые показатели эффективности

Облачное приложение для учета рабочего времени. Состоит из нескольких приложений, которые можно самостоятельно (или в команде) использовать в онлайн-интерфейсе, на планшете или телефоне.

Большой Брат

Система учёта рабочего времени. Позволяет отмечать время пребывания на работе, время обеденного перерыва и простоев; контролирует интернет-трафик, строит отчеты по использованию рабочего времени.

Система учета рабочего времени и контроля доступа с использованием биометрии и аппаратных терминалов

Сервис для автоматического учета и контроля рабочего времени продавцов и сотрудников через распознавание лиц. Позволяет фиксировать приход и уход, контролирует присутствие сотрудников на рабочем месте, уведомляя руководство о проблемах дисциплины. Формирует табель рабочего времени с подробным отчетом о посещениях и отработанном времени.

ОфисМЕТРИКА

Программа учета рабочего времени сотрудников в офисе. Фиксирует начало и окончание рабочего дня, перерывы на обед, паузы, перекуры. Учитывает работу программ и посещения сайтов. Вся статистика, собранная программой, представлена в форме наглядных отчётов.

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Бесплатная персональная программа для учета рабочего времени

Облачное решение для мониторинга работы сотрудников на ПК. Отслеживает широкий перечень активностей использование приложений, веб серфинг, переписку в Skype, email. Позволяет в реальном режиме времени наблюдать за рабочими столами компьютеров сотрудников

1. Понятие и содержание табеля учета рабочего времени

В каждой организации Российской Федерации обязательно ведется учет рабочего времени.

Порядок оформления табеля рабочего времени

В крупных организациях и на предприятиях создается специальное структурное подразделение (группа, бюро, сектор и др.) табельного учета. В небольших организация может быть введена отдельная должность – табельщик. В офисах, где использование такого работника для ведения учета рабочего времени нерационально, эту функцию поручают уполномоченному (назначенному приказом руководителя) должностному лицу. Часто учет рабочего времени становится обязанностью секретаря.

Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени1.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Ведение табеля учета рабочего времени организуется с учетом специфики работы организации.

Учет использования рабочего времени организуется в целях:

— обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявление опоздавших и неявившихся;

— контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;

— фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

— учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

— регистрации прогулов.

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2) Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

3) Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет2.

На основе данных по учету рабочего времени проводятся расчеты оплаты труда. Эти же сведения используются для составления форм статистической отчетности.

Учет рабочего времени ведется ежедневно, результаты фиксируются в унифицированной форме табеля, разработанной органами статистики. В настоящее время применяются формы утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несу административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Табель ведется в одном экземпляре. В конце месяца подсчитывается общее количество отработанных работником дней и часов. Табель подписывают руководители структурных подразделений (в небольших организациях – руководитель организации) и работник, отвечающий за ведение табеля. Подписанный документ передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, хранятся один год.

Для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени»3.

2. Заполнение табеля учета рабочего времени

Заполнение формы Т-12. Для заполнения формы табеля применяются установленные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени (см. приложение 1). Эти обозначения размещены на титульном листе формы Т-12, они применяются и при заполнении формы Т-13.

Важно соблюдать следующее правило заполнения табеля. Для каждой условной отметки (кроме отметки о нормальной продолжительности рабочего времени) необходимо наличие соответствующих документов. Отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (или работодателя), сокращенной продолжительности рабочего времени и др. вносятся в табель только на основании надлежащим образом оформленных документов. Такими документами могут быть, например, листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, приказ о командировании и пр.

Если работник не предоставляет соответствующих документов, в табеле отмечается буквенный код «НН» — отсутствие работника на рабочем месте по невыясненным причинам. В последующем при выяснении причин неявки в табель могут быть внесены исправления. Если же выясняется, что зафиксированный прогул (например, по докладной записке начальника структурного подразделения), то табель может служить документом – основанием для применения дисциплинарных воздействий или увольнения работника по соответствующей статье Трудового Кодекса Российской Федерации.

В форме табеля Т-12 для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника отведено две графы – 4 и 6. Каждая графа разделена на две строки. В верхних строках проставляются условные обозначения видов затрат рабочего времени, в нижних – фактически отработанное количество часов и минут4.

При заполнении формы Т-12 в верхних строках граф 5 и 7 проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период; в графе 5 – за первую половину месяца, в графе 7 – за вторую.

Любая организация вправе применять один из следующих методов ведения табеля:

— в табеле отмечают как явки, так и неявки на работу;

— в табеле отмечают лишь отклонения (неявки, опоздания, сверхурочные часы работы и др.).

При использовании второго способа в табеле в графах 5 и 7 в верхней строке проставляются только коды условных обозначений неявок на работу (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.), а нижние строки этих граф остаются пустыми.

Если организация применяет один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет, то при составлении табеля по форме Т-12 в разделе 2 не заполняются графы 18 – 22. Если же установлены разные для различных категорий работников виды оплаты и корреспондирующие счета, то в табеле заполняются графы 18 – 34.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются5.

Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.

Заполнение формы Т-13. Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» в небольших организациях, как правило, не используется. Эта форма применяется для учета рабочего времени при наличии в организации автоматизированной обработки учетных данных (см. приложение 2).

Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

В форме Т-13 ежедневные затраты рабочего времени отмечаются в графе 4. Она содержит четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее месяцу число граф (15 и 16).

Если организация применяет один (общий для всех работников) вид оплаты и корреспондирующий счет, в табеле формы Т-13 заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 – 9 и графа 9, без заполнения граф 7 и 9.

Если организация начисляет заработную плату по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, при записи учетных данных заполняются графы 7 – 9.

Если количество видов оплаты и корреспондирующих счетов превышает четыре, в форме Т-13 предусмотрен дополнительный блок с идентичными номерами граф для заполнения данных по видам оплаты.

Два раза в месяц (за первую и вторую половину месяца) проводится подсчет общего количества рабочего времени – отработанных дней и часов. Подсчет проводится суммированием цифр во второй строке граф 4 и 6 и внесением результата в графу 5. Данные за вторую половину месяца также получаются суммированием граф 4 и 6, но результат вносится в графу 7. В графах 8 – 13 проставляются данные учета рабочего времени в целом за месяц.

Табели учета рабочего времени хранятся один год в том подразделении (у того сотрудника), где ведется учет рабочего времени.

Библиографический список

1. Андреева, В. И. Пример заполнения табеля учета рабочего времени/ В. И. Андреева// Справочник кадровика. – 2006. — №2. – С.72 – 73.

2. Митрофанова, В. В. Табель учета рабочего времени/ В. В. Митрофанова// Справочник кадровика. – 2004. — №11. – С.63 – 67.

3. Санкина, Л. В. Табель учета рабочего времени/ Л. В. Санкина// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. — №8. – С. 36 – 39.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с.

Приложение 1

Страницы: следующая →

Табель учета отработанного времени является не просто документом с фиксацией рабочих часов, но и основанием для начисления зарплаты, размер которой зависит от буквенного обозначения того или иного периода.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Также именно табель является документом, в котором, по сути, отражается вся трудовая жизнь коллектива - от и отпусков до сверхурочных и . Именно поэтому так важно знать, как правильно его заполнить, чтобы не нарушить ни нормы закона, ни права тружеников.

Что это за документ?

Согласно норм, закрепленных в ст.91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет отработанных часов на каждого сотрудника, а также учет всех периодов, в течение которых за работником сохранялось его рабочее место. И на основании п.2 Постановления Госкомстата №1 учет обязаны вести во всех учреждениях независимо от формы собственности посредством заполнения установленной формы табеля.

Табель, является унифицированной формой первичной учетной документации, бланк которого утвержден законом, а именно тем же Постановлением Госкомстата № 1.

Оговоренный документ предназначен для фиксации всех видов труда и отдыха, а также иных периодов на основании распорядительных документов и с момента трудоустройства работника.

Зачем нужен?

Прежде всего, табель учета предназначен для ежедневной фиксации присутствия либо отсутствия сотрудников на рабочих местах, а также ежемесячного суммирования отработанного времени, в соответствии с которым уже и рассчитывается за расчетный период. Ведь сотрудники не только отрабатывают положенное количество часов каждую смену, но и направляются в командировки, болеют, используют как , так и .

Также работники могут быть привлечены к работе в законный выходной либо отработать сверхурочно, могут быть отстранены от работы либо переведены на , что приведет к изменению количества установленной нормы рабочих часов, которую нужно отразить для правильного .

Если за фактически отработанные часы оплата исчисляется в соответствии с окладной системой либо почасовой, то для оплаты отпусков и больничных предусмотрен уже . А в табеле как раз и отражаются все периоды путем применения буквенного обозначения и количества отработанных часов для фактического исчисления оплаты труда и нормы выработки.

Форма и их различие

Табель учета представляет собой табличный вариант учета с графами, соответствующими дням месяца и суммированием отработанного количества часов из расчета на списочную численность коллектива. Оговоренный документ содержит 17 или 13 вертикальных граф, а горизонтальные предназначены для каждого работника с указанием его фамилии и инициалов, должности и табельного номера, присваиваемого при трудоустройстве.

Как правило, табель ведется на каждый отдел либо цех отдельно, ведь при огромном штате произвести учет именно по отдельно взятым структурным подразделениям проще, учитывая, что специалист, ответственный за ведение табеля, ознакомлен со всеми , больничных либо иных ситуациях, которые должны быть отражены в табеле.

В настоящий момент Постановлением Госкомстата №1 утверждено 2 формы табеля, а именно:

• Т-12;
• Т-13.

Две эти таблицы имеют мало различий, но вот порядок их заполнения отличается.

Форма Т-12 предназначена для ведения вручную, а форма Т-13 предусматривает возможность внесения данных в электронном виде с последующим расчетом оплаты труда сразу же, в то время как в Т-12 отражение начислений производиться в других документах.

Т-12

Табель формы Т-12, как правило, имеет 17 утвержденных вертикальных граф, предназначенных для:

• отметки явки на рабочее место каждого работника;
• отсутствия на рабочем месте в соответствии с буквенным кодом;
• количества отработанных часов за первую и вторую половину месяца с итоговой суммой;
• количества отработанных дней за месяц;
• количества дней не явки на предприятие с указанием кода и часов;
• количества выходных либо праздничных.

Табель Т-12 ведется вручную и заполняется ответственным лицом ежедневно, а за два дня до окончания расчетного периода сдается на проверку в бухгалтерию для перепроверки данных и начисления зарплаты.

Т-13

Табель формы Т-13 имеет 13 вертикальных граф, предназначенных помимо вышеперечисленных для внесения данных о начислении оплаты труда, а именно:

• кода оплаты;
• корреспондирующего счета в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.

Документ формы Т-13 ведется в электронном виде, как правило, в формате Эксель с использованием специальных программ, которые осуществляют расчет автоматически. К оговоренной форме имеет доступ несколько сотрудников, которые внесением и подсчетом итогов и занимаются.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Табель учета ведется ежедневно. Как правило, данные вносятся после наряда, по результатам проверки наличия работников на рабочих местах и на основании приказов, которые подтверждают законное основание отсутствия либо уважительность причины. В середине месяца табель передается в бухгалтерию для сверки данных для , но затем оговоренный документ возвращается исполнителю для последующей фиксации данных.

В последний день месяца табель закрывается, выводятся все итоговые суммы - количество рабочих дней в месяце, отработанные часы и иные данные - и табель передается в бухгалтерию для начисления оплаты за месяц. Однако в силу того, что на основании ст.136 ТК РФ отчетным периодом для начисления оплаты труда может являться не 1-е и 31-е соответственно, а, допустим, 5-е и 25-е, табель сдается именно в оговоренные числа, но это в идеале.

Для того чтобы начислить зарплату сотрудникам при небольшом штате, бухгалтерии требуется как минимум один рабочий день, а если предприятие обладает большим штатом и определенной спецификой, подразумевающей доплаты и надбавки, времени для расчетов нужно больше.

Поэтому табели учета отработанных часов передаются в бухгалтерию раньше - как минимум на несколько рабочих дней с указанием данных, которые еще не имели место.

Такой способ внесения отработанных часов на перед в ряде случаев приводит к некоторым сложностям. В частности, работник может заболеть либо попросить 1 день административного отпуска в случае возникновения семейных проблем, требующих срочного решения. А ведь зарплата уже начислена, и на основании табеля, в который внесены такие данные.

В подобной ситуации предусмотрена отдельная процедура, которая подразумевает внесение изменений в расчеты на основании корректирующего табеля, к которому прикладывается пояснительная записка с обоснованием корректировки и последующего с приложением копий листа нетрудоспособности либо приказа об административном отпуске.

Общие правила ведения

Как правило, табель имеет несколько страниц:

• На первой предусмотрены графы для внесения общих данных в частности, наименования предприятия, которое должно полностью соответствовать учредительным документам, затем указывается название структурного подраздела, номер документа, фактическая дата составления и период отчетности.
• На второй и третьей страницы предусмотрена таблица для внесения данных об отработанных часах работниками находящимися в штате. Данные о каждом из работников переносятся в табель из личной карточки во избежание ошибок, а также указывается табельный номер, который присваивается каждому труженику при трудоустройстве.
• И четвертая страница предназначена для расчета оплаты труда, которая заполняется уже бухгалтерией после получения табеля в конце отчетного периода.

Инструкция по заполнению

Учитывая, что с 2013 года условные обозначения, утвержденные Постановлением Госкомстата №1, носят рекомендательный характер, каждый работодатель волен разработать упрощенный бланк табеля с учетом особенностей специфики предприятия, таким образом исключив часть оснований для буквенного учета, который на предприятии не присутствует.

А так как для правильного заполнения табеля помимо буквенного кода существует еще ряд правил заполнения оговоренного документа, желательно создать еще и Положение либо Инструкцию с освещением всех нюансов и оснований для внесения тех или иных данных.

Кто подписывает?

Табель учета имеет несколько строк в конце таблиц для подписей сего документа ответственными лицами, которые заполняют табель и отвечают за достоверность отраженных данных.

В частности, должны быть подписи начальника отдела, работника кадров и лица, которое табель и ведет.

А так как на крупных предприятиях, производить учет отработанного времени нескольким работникам достаточно сложно, вводиться специальная штатная единица табельщика либо нормировщика, который знает, как вести табель и какие нюансы должны быть учтены.

Обозначения

Нормы Приказа Госкомстата № 1, которыми были утверждены буквенные обозначения до 2013 года являлись обязательными для соблюдения всеми предприятиями, однако после оговоренной даты сии правила были отнесены к рекомендательным. А так как долгие годы условными обозначениями пользовались и оценили их удобство и объективность, все осталось по-прежнему.

В оговоренном нормативном акте предусмотрен раздел, утверждающий буквенный код для каждого основания присутствия либо отсутствия сотрудников на предприятии.

Так, в рабочий день на каждого сотрудника ставится код: «Я», а под ним указывается количество отработанных часов. Если же работник пребывает в законном отпуске, проставляется: «ОТ» и нулевые часы, так как сотрудник фактически отсутствует.

А учитывая, что оснований для отсутствия либо исполнения обязанностей в особых условиях на предприятии достаточно много разработана специальная таблица, предусматривающая буквенный код состоящий из 36 наименований всех случаев, оговоренных в ТК РФ или иных нормативных актах.

Образец заполнения на 2019 год

К примеру, заполнение табеля за рабочую неделю будет выглядеть следующим образом:

1	2	3	4	5	6	7
Я	Я	К	Я	Я	В	В
8	8	8	8	8	0	0

Скачать заполненный бланк табеля с условными обозначениями можно на нашем сайте:

Особенности оформления

Учитывая, особенности труда на каждом предприятии, табулирование рабочего времени в разрезе различных ситуаций имеют следующий порядок отражения.

Ночные часы

В соответствии со ст.96 ТК РФ работой в ночные часы считается период с 10 вечера до 6 утра.

Следовательно, если работник имеет 12- часовую смену и приступает к работе в 8 вечера, в табеле сей период отражается так:

Ф.И.О.	12.09.2016	13.09.2016
Сомов П.Б., сторож	Я	Я
	2	2
	Н	Н
	2	6

Сверхурочная работа

Дни отсутствия работника в связи с выполнением служебного задания в табеле имеют буквенный код – К, часы же выставляются, в соответствии со сменой, то есть 8. Если дни командировки совпадают с выходными днями, в табеле вместо кода «В» проставляется код «К» и часы пребывания в командировке.

Отпуск

Правовые основы отпусков оговорены в главе № 19 ТК РФ, в соответствии с которой предусмотрены следующие виды отпусков с буквенным обозначением в табеле:

• основной отпуск – ОТ;
• все виды – ОД;
• ученический отпуск с оплатой – У;
• ученический отпуск без оплаты – УД;
• – ОЖ;
• административный отпуск – ДО;
• льготный административный отпуск – ДБ.

Учитывая, что в период нахождения в отпуске любого вида сотрудник не работает, часы в табеле указываются нулевые.

Отсутствие работника по неизвестной причине

В ряде случае работник может отсутствовать на предприятии по не выясненным причинам, либо в связи с обстоятельствами, которые не подтверждены документально.

К примеру, при заболевании больничный выдается только после выздоровления, а это как минимум 5 дней. Без больничного всего лишь на основании звонка сотрудника указать, что работник болеет нельзя, ведь существует вероятность, что больничный не будет предоставлен либо будет неоплачиваемым.

Также работник может исполнять государственные либо общественные обязанности, которые будут подтверждены документально уже по окончании работы. И сотрудник просто может не выйти на работу в связи с семейными проблемами, но не позвонить.

В подобной ситуации в табеле указывается код «НН» и часы труда указываются нулевые.

Работа в дни болезни

В порядке норм, изложенных в ст.76 ТК РФ, руководитель компании обязан отстранить труженика от работы при наличии медицинских противопоказаний. То есть если работнику был оформлен больничный лист, привлекать его к выполнению непосредственных обязанностей запрещено законом. Однако по производственной необходимости при негласном согласии руководства сотрудников все же отзывают из больничного в нарушении норм закона, компенсируя подобный труд предоставлением негласных и оплачиваемых отгулов.

Официально же в табеле факт присутствия труженика на рабочем месте в табеле не отмечается, так как подобные действия являются прямым нарушением законодательства и, следовательно, документировать нарушения никто не будет во избежание штрафных санкций.

Поэтому независимо от того пребывает ли работник в больнице или на предприятии при наличии больничного листа в табеле проставляется код «Б». В случае если в соответствии с законом, а именно ст.9 ФЗ №255 пособие сотруднику не положено, в табеле ставится отметка: «Т».

Отстранение от работы

Отстранить от работы работника могут по многим причинам, которые оговорены в ст.76 ТК РФ, однако если отстранение произошло по вине работника и оплата за сей период не предусмотрена, в табеле отражается код: «НБ».

Если же причиной отстранения являлась вина работодателя и сотрудник в порядке закона имеет право на оплату за сей день, указывается код «НО».

Простой

В силу экономических проблем на предприятиях присутствуют не только периоды непрерывного труда, но и простои, которые в порядке ст.157 ТК РФ подлежат оплате, но в размере зависящем от некоторых обстоятельств.

В частности:

• простой по вине руководства оплачивается в размере 2\3 среднего дневного заработка и имеет буквенный код – РП;
• простой по вине работника не оплачивается и кодируется как «ВП»;
• простой по независящим от сторон обстоятельствам оплачивается в размере 2\3 оклада и отражается как «НП».

Однако, учитывая, что даже при простое работники могут находиться на предприятии по распоряжению руководства, часы труда все же отмечаются в соответствии с нахождением на территории учреждения.

Донорство

Порядок забора крови, а также предоставляемые в связи с донорством льготы регламентируются нормами ст.186 ТК РФ в соответствии с которыми за донором сохраняется средний заработок, соответственно в табеле проставляется код «Г», так как сдача крови относится к общественным обязанностям.

В случае если работник в день забора крови выходит на работу, табель заполняется следующим образом:

Прохождение медобследования

На основании ст.185 ТК РФ сотрудник имеет право на средний заработок за день прохождения медицинского обследования, соответственно в табеле сей день отражается кодом «МО».

А так как в утвержденной унифицированной форме Т-12 сей код не значится, руководство предприятия изначально имеет право утвердить данное обозначение в Положении о ведении табеля.

Совместительство

Порядок работы совместителей закреплен в главе 44 ТК РФ, в соответствии с которой утверждены ограничения протяженности труда данной категории тружеников и условия их трудовой деятельности.

Исходя из норм трудового законодательства совместитель является отдельной штатной единицей независимо от того, трудится ли он в порядке или . Следовательно при учете в табеле отработанных часов на совместителя ведется отдельная строка.

Важные нюансы

Как правило, табель заполняется в первой половине дня, отмечая фактическое присутствие либо отсутствие работников на предприятии, а так как режим труда у некоторых из сотрудников может быть разным, для заполнения используются графики смен, чтобы видеть полную картину. Еще одним важным нюансом при заполнении табеля является отсутствие работника по уважительным причинам, но без подтверждающих документов.

К примеру, работник может болеть в течении недели и соответственно отсутствовать на предприятии, а так больничный лист выдается только по окончании лечения, письменных оснований для отметки о болезни еще не будет. В подобной ситуации в табель проставляется отметка об отсутствии с последующим корректированием внесенных данных уже после предоставления листка нетрудоспособности.

Также важным аспектом при заполнении табеля являются распорядительные документы, то есть приказы, в которых отражаются данные об отсутствии работников либо изменениях в графике труда. Именно на основании полученных данных в табель и вносятся те или иные данные в соответствии с буквенным кодом, предусмотренным для различных ситуаций и утвержденным тем же Приказом Госкомстата № 1.

Ответственные лица

Как правило, за заполнение табеля отвечает лицо в основные обязанности которого входит ведение сего документа либо лицо, которому поручен учет отработанного времени на основании приказа по предприятию в порядке расширения зон обслуживания.

Однако помимо ответственного лица, за данные отраженные в табеле несут ответственность еще ряд лиц, в частности начальник структурного подразделения, который подписывает табель и кадровый работник, которые и приказы для отпусков оформляет, и данные сверяет, и подпись свою ставит.

Ответственность за незаполнение или ошибки ведения

В случае, если в табеле произошла ошибка, законом допускается оформление корректировочного табеля, который позволяет отрегулировать разные нюансы, описанные выше, то есть те же больничные или административные отпуска. Но если ошибка допущена в связи с банальной невнимательностью, причем неоднократно, либо в случае негативных последствий, руководство компании вправе применить к нерадивому сотруднику дисциплинарное взыскание, причем выговор можно вменить не только нормировщику, но и всем лицам, которые ответственны за его ведение и проверку отраженных данных.

Если же на предприятии вовсе не ведется табель, и при проверке контролирующими органами сей факт будет обнаружен работодателя ждет штраф:

• за нарушение норм ст.9 ФЗ №402 об обязательном ведении первичного учета и нарушения правил налогообложения в порядке ст.120 НК РФ в размере 10 тыс. рублей;
• за нарушение трудового законодательства, в части не предоставления положенных льгот и гарантий связанных с теми же ночными или сверхурочными работами, которые невозможно отразить без табеля в порядке ст.5.27 КоАП РФ в размере варьирующемся от тридцати до пятидесяти тысяч.

Порядок учета

Даже если на предприятии ведется электронный табель с применением формы Т-13, в распечатанном виде сей документ тоже должен присутствовать, ведь осуществить расчет посредством компьютерных программ достаточно просто, а вот произвести контроль, сравнение отраженных данных и хранение оговоренного документа в электронном виде не всегда удобно.

Также следует учитывать тот факт, что электронные базы данных могут исчезнуть, ведь свет могут отключить или в компьютере появиться вирус. Именно поэтому данные учета всегда надлежит дублировать в двух вариантах рукописном или распечатанном и электронном.

Сколько и где хранится?

В соответствии с п.586 Приказа Минкультуры № 558 табели учета должны храниться в бухгалтерии либо в архивной комнате, так как сей документ является основанием для расчета и начисления оплаты труда, при этом срок хранения табеля составляет 5 лет.

В случае, если на предприятии присутствуют вредные условия, и соответственно работникам начисляются положенные надбавки, табель хранится на протяжении 75 лет в связи с тем что труженикам дано право на получение пенсии досрочно, период которой определяется на основании фактически отработанного времени в определенных условиях за минусом больничных и отпусков, которые как раз и отражаются в документе.

Кому и в каких случаях может потребоваться выписка из документа?

На основании ст.62 ТК РФ каждый сотрудник в период трудовой деятельности либо при увольнении имеет право потребовать копии документов, в которых отражена их деятельность, данная норма распространяется и на табель учета. А так как табель ведется на цех или отдел и с учетом того, что предприятие обязано в соответствии с нормами ФЗ №152 хранить персональные данные и не распространять их без разрешения владельца, оформляется выписка только на одного сотрудника.

Мы на 100% уверены в том, что вы согласны с утверждением, что заполнение табеля учета рабочего времени – задача важная и ответственная.

Выгодно это и работодателю, и сотруднику.

В первом случае босс может с чистой совестью «бить рублем» работника, который вместо того, чтобы стоять у станка, попивал пиво в баре «Голубая устрица», а во втором – дворник сможет доказать свой выход на работу в законный выходной (а что делать, если Новый год для погоды – не указ, и вовсю идет снег?).

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка

Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.

Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.

Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:

бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)

Но не всегда все так радужно!

Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.

Такова жизнь!

• кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);

«продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.

Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?

Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?

Нормативными актами Роскомстата утверждено 3 образца табеля учета рабочего времени для заполнения:

Правила заполнения табеля учета рабочего времени: 15 главных постулатов

1. Документ создается в одном экземпляре.

Табель по образцу может вестись и вручную, и в форме электронного документа.

Так что если ваш завскладом до сих пор не дружит с компьютером – не беда.

Функция заполнения табеля вменяется в обязанность сотруднику (кадровой службы, бухгалтерии, руководителю отдела) специальным приказом и указывается в его должностной инструкции.

Так что просто тыкнуть пальцем на пробегающую по офисному коридору Виолетту Степановну не получится!

За несколько дней до начала месяца (отчетного) ответственный работник готовит табель.

Так что хорошенько подумайте, кто у вас на фирме настоящий гуру .

На титульном листе нужно указать полное наименование учреждения (или отдела, если речь идет о нем) и дату, когда бланк начали вести.
Дату окончания указывается при закрытии табеля учета.

На следующем листе размещена учетная таблица и сведения о работниках.

Будьте аккуратны, чтобы случайно не «перекрестить» кого-то из коллег или не «наградить» новой неблагозвучной фамилией.

В эту таблицу заносят имя и фамилию человека, номер дела (личного).

Количество столбцов должно совпадать с количеством дней в данном месяце.

В квадратике напротив каждой фамилии указывают, сколько часов отработал тот или иной сотрудник за рабочий день, или количество смен при сменной системе работы.

Не забывайте, что праздничные и нерабочие дни тоже следует отмечать, даже если вы лично в этот день не работаете, а жарите шашлыки на даче у друзей.

Заполнение бумаги или электронного листа происходит каждый день.

Основой служат официальные акты, например, больничные листы, уведомления, приказы, заявления, письменные распоряжения начальства и т.п.

Из утвержденной таблицы нельзя удалять какие-либо поля или графы.

В случае нестандартной работы (смены) можно лишь добавлять специальные графы для их учета.
Для этого нужно оформить специальное распоряжение руководства.

2. Форс-мажорные ситуации (опоздания, прогулы и т.п.) и нештатные обстоятельства указываются с помощью специальных буквенных и числовых кодов.

На бумаге должна стоять подпись начальника (всей фирмы или конкретного подразделения).

Не забудьте «подмахнуть» табель.

Если заполнением табеля по образцу занимается третий работник, он тоже должен данные в бумаге удостоверить своей подписью.

Сотруднику, которому поручено заполнение табеля, следует контролировать правильность учета рабочего времени, он отвечает за подлинность данных.

Так что если уборщица тетя Люся просит вас поставить заветную отметку в документ, а сама норовит убежать на полдня на рынок, подумайте, нужны ли вам неприятности.

3. Следует учитывать, что в бланке по форме Т-12 в двух разных разделах ведут учет рабочего времени и его оплату.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени: все будет четко!

Табель учета рабочего времени при заполнении по образцу оформляют так:

«Шеф, все пропало!» или чем грозит неправильное заполнение табеля рабочего времени?

«Налетчики» из налоговой инспекции могут даже в самой расчудесной фирме выявить такие ошибки в заполнении табеля рабочего времени:

информация о зарплате в документах первичной отчетности и табеле отличается.

Например, приказом вы отправили сотрудника в отпуск на 24 дня, а он, бедняга, по табелю вышел трудиться через 20 суток;

информация о зарплате в табеле и расчетных бухгалтерских документах отличается.

Ну и почему уважаемый Сергей Петрович настолярничал на 10 тысяч рублей, а расписался в ведомости за 8 тысяч?

в табеле неправильно указаны коды, не учтены сверхурочные и переработки.

Не жлобтесь!

Вы бы ведь не хотели, чтобы любимая жена работала бесплатно по субботам, а вы остались на выходных без ее умопомрачительно вкусного борща?

неправильно начислены суммы к выплате по больничным листам.

Пора вам, батенька, освежить в памяти соответствующие нормативные акты.

За все эти «прегрешения» вас (бухгалтера или руководителя) могут оштрафовать на 500 рублей.

Ну а если о заполнении табеля вы и вовсе не слыхали и такого документа для учет рабочего времени на предприятии вообще нет, то готовьтесь выложить до 50 тыс.рублей согласно статье 5.27 Административного Кодекса РФ (http://koapkodeksrf.ru).

Еще раз о порядке ведения табеля учета рабочего времени в видеоролике:

Специально для перфекционистов: 4 подсказки для идеального заполнения табеля рабочего времени по образцу

Отметки в бумаге или электронном листе ставьте только после того, как получите подтверждающие документы.

Серега со склада утверждает, что не выходил на работу 3 дня не по причине запоя, а лечился от банальной простуды?

Дождитесь от него больничного листа!

Если вносите записи в табель вручную, не брезгуйте копиями (для себя) и черновиками.

От потери и порчи документов, а также описок не застрахован даже агент ЦРУ.

Если вы пока не поняли причину опоздания или неявки сотрудника на рабочее место, пользуйтесь специальным кодом для невыясненных обстоятельств (НН), чтобы не попасть впросак.

Не спешите клеймить человека позором и называть прогульщиком.

А вдруг бедолага попал в больницу с острым аппендицитом?

При внесении любых изменений в рабочий режим старайтесь как можно раньше предоставлять сотрудникам соответствующие документы.

Если ваш инженер – страстный любитель рыбалки и на ближайшие выходные у него уже припасена коробка с червяками и бутылка коньяку «для сугрева», не стоит показывать ему приказ о рабочей субботе в пятницу вечером.

Пожалейте человека и сделайте это в начале недели!

В целом, правила заполнения табеля учета рабочего времени достаточно просты.

Их стоит знать каждому руководителю и кадровому работнику, чтобы правильно начислять заработную плату и уберечься от штрафных санкций в случае проверки контролирующих органов.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля , выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации . Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений . В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код	Расшифровка
Я	явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н	явка и исполнение обязанностей в ночное время
В	нерабочие дни
РВ	исполнение обязанностей в выходные дни
К	командировка
Б	неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ	отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ	основной оплачиваемый отпуск
НН	отсутствие на работе по невыясненным причинам

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения :

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

Табель учета рабочего времени – это основной документ контроля трудового процесса.

Он используется бухгалтерами при расчете заработной платы, премий, штрафов;

сотрудниками отдела кадров для составления грамотной внутренней политики организации; руководителями компании.

Документ служит также для предоставления налоговой отчетности, систематизации и упорядочивания сведений о рабочем процессе.

Форма заполнения табеля является официально установленной и имеет две модификации – T12 и Т13.

Руководство организации самостоятельно принимает решение о том, какую из них выбрать.

Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т-12 является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т-13 служит для автоматического заполнения. Скачать их образцы можно из Интернета. Для заполнения формы Т-13 можете пользоваться любой удобной программой для бухгалтеров.

С 01.01.2013 по постановлению Госкомстата РФ организация имеет право вводить в документ дополнительные графы и страницы, модифицировать табель в пределах действующего законодательства по своему усмотрению.

В табель вносятся отметки установленного образца, которые сопровождаются документами, их поясняющими.

К подобным отметкам относятся:

1. Опоздания. Должны сопровождаться объяснительной запиской. 2. Прогулы. Сопровождаются объяснительной запиской и приказом о виде взыскания.
2. Пропуски по болезни, отпуска по уходу за ребенком, дни донорства, пропуски, связанные с прохождением медицинского осмотра по направлению военкомата. Оформляются при наличии своевременно представленного и заполненного больничного листка или иного документа.
3. Отпуска. Отметка ставятся при наличии заявления от сотрудника или справки из учебного заведения и приказа за подписью директора или лица, его заменяющего.
4. Переработки. Сопровождаются документом за подписью начальника отдела, звена, отделения или бригадира.
5. Выход на работу в выходные и праздничные дни. Сопровождаются письменным заявлением работника о его согласии с подписью непосредственного начальника.
6. Командировки. В бухгалтерию в этом случае предоставляется командировочное удостоверение с печатью организации, датой прибытия и убытия сотрудника.

В случае увольнения сотрудника ячейки отработанного времени в табеле оставляют незаполненными

Приказ об увольнении с подписью руководителя организации прикладывается к табелю.