ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, СОДЕРЖАНИЕ, РАЗРАБОТКА

Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала.

Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно увеличить прибыль организации. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. В качестве «точки опоры» такой системы принято использовать штатное расписание организации. Это объясняется прежде всего тем, что данный документ является обязательным с точки зрения действующего законодательства

Составлению штатного расписания предшествует процедура определения потребности в персонале организации. Она может быть различна по используемым принципам и методам, но основу ее составляет определение круга обязанностей каждого структурного подразделения и его сотрудников, а также квалификации персонала, необходимого для их выполнения. Для закрепления обязанностей используются положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и рабочие регламенты. Таким образом, можно заключить, что должностная инструкция и рабочий регламент являются краеугольным камнем работы по организации труда персонала. В настоящей статье мы рассмотрим понятие и место должностной инструкции в деятельности фирмы, ее структуру, порядок разработки, утверждения и внесения в нее изменений.

Что же такое должностная инструкция? Большой юридический словарь дает нам следующее определение: «Должностная инструкция - это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации»

Схожее определение дается и в Современном экономическом словаре: «Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме»

Как видно из данных дефиниций, основной акцент делается на определении круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу. При этом необходимо четко понимать, что речь идет не об описании трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а об описании функционала определенной должности. Под должностью же в деловой практике принято понимать первичную структурную единицу штатного расписания организации, определяющую содержание, объем
полномочий и место в иерархической структуре организации лица, ее замещающего. Должностная инструкция, по своей сути, имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две функции достаточно часто смешивают. Что приводит в том числе и к проблеме определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет высказывается две противоположных точки зрения. Наиболее распространенным в настоящее время является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами

Однако отдельные авторы считают ее актом применения нормы права. При этом необходимо четко понимать, что локальные нормативные акты отличаются от актов применения трудового права по адресату (неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность и неоднократность), цели издания. Кроме того, локальное правотворчество приводит к появлению новых норм права, хотя они и основываются на общих нормах и не должны им противоречить. Акты же применения норм трудового права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению прав и обязанностей их адресатов.

На наш взгляд, авторы, утверждающие, что должностная инструкция является актом применения нормы права, не учитывают, что данный документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в штате, одна или несколько десятков. Объективной причиной и в некотором роде оправданием здесь может служить то, что само понятие «должность» у многих работников кадровых служб и руководителей организаций ассоциируется со специалистами и управленческим персоналом. А данным категориям присуща определенная уникальность выполняемых задач, зависящая от замещающего ее сотрудника. В результате достаточно часто возникают ситуации, когда одна и таже позиция штатного расписания, не изменяя своего наименования, наполняется новым содержанием при приеме сотрудника на место уволившегося. Вопрос четкого определения правовой природы и функционала должностной инструкции не только важен с теоретической точки зрения, но и порождает множество практических последствий, начиная с вопросов утверждения должностной инструкции и заканчивая порядком его применения. Смешение же функций, как правило, приводит к снижению эффективности использования должностной инструкции как элемента структурирования производственного процесса. Результатом этого обычно выступает необходимость в дополнительных элементах описания структуры взаимодействия штатных единиц и поверхностность описаний рабочих процедур в самой должностной инструкции.

Кроме того, как показывает практика, это не идет на пользу и использованию должностной инструкции как элемента регулирования трудовых правоотношений с конкретным работником. В рамках трудовых отношений задачи должностной инструкции обширны и разнообразны. Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:
- получить четкое представление о трудовой функции работника;
- грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
- определять необходимую квалификацию персонала;
- эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
- эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;
- снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

На должностную инструкцию могут быть возложены и другие задачи. Так, в ряде случаев она может упростить порядок доказывания налоговой инспекции экономической обоснованности затрат на деятельность персонала. В частности, должностная инструкция может помочь доказать факт использования личного автотранспорта сотрудников в производственных целях, необходимость повышения квалификации персонала, обоснованность международных и междугородних телефонов и многое другое.

Особо стоит остановиться на вопросе соотношения должностной инструкции и трудового договора сотрудника. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:
- идентификационные данные сторон;
- место и дата заключения трудового договора;
- место работы;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
- дата начала работы;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Типовая должностная инструкция, как правило, включает в себя следующие разделы:
- область деятельности работника, категорию должности (руководитель, специалист и т. п.), место в структуре организации, порядок и условия назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время его отсутствия, квалификационные требования к сотруднику, перечень нормативных документов.
- цели, к достижению которых должен стремиться сотрудник, занимающий данную должность;
- должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур);
- права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности замещает в порядке текущего замещения, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника, часто включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей);
- ответственность (какие конкретные действия являются основаниями для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работника).

Простое сравнение показывает, что ряд положений, которые входят в должностную инструкцию, пересекаются с обязательными условиями, подлежащими включению в трудовой договор. Прежде всего это касается описания трудовой функции. Подобное пересечение позволило ряду авторов утверждать, что должностные инструкции являются составной частью трудового договора и рекомендовать в трудовом договоре формулировать трудовые обязанности работника путем отсылочной нормы на должностную
инструкцию. Более того, подобный подход используется и государственными органами. Так, служба по труду и занятости в своем письме указывает: «Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ». Такой подход представляется упрощенным и не совсем верным. Трудовой договор и должностная инструкция - это совершенно разноплановые документы.

Первый является двухсторонним соглашением между работником и работодателем, второй - односторонним актом работодателя. Трудовой договор определяет прежде всего права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу, а должностная инструкция структурирует взаимоотношения между штатными единицами организации. Кроме того, при правильном построении работы в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору.

Сначала определяется круг обязанностей и квалификационные требования, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности. Вместе с тем ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре представляется необходимой. Поскольку она содержит описание служебных процедур и функционала, который должен выполняться лицом, замещающим соответствующую должность, и, соответственно, в этой части во многом определяет трудовую функцию, которую планируется возложить на конкретного работника. При этом необходимо понимать, что в трудовых отношениях между конкретным работником и работодателем основным документом является все-таки трудовой договор и, соответственно, если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. Соответственно, если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать соответствующую ссылку. По этой же причине имеет смысл включать в трудовой договор и указание на обязательность выполнения положения о структурном подразделении и других локальных актов.

Кроме того, в силу многих организационных причин должностная инструкция, как правило, более детальна, чем трудовой договор. Она содержит также множество организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенной на работника трудовой функции. Однако все это не исключает требования действующего законодательства, а также техническую необходимость включать в трудовой договор описание трудовой функции работника и, соответственно, в трудом договоре нельзя ограничиться простой ссылкой на должностную инструкцию.

Составление должностной инструкции - это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.

1. Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.
2. Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.
3. Согласование проекта должностной инструкции.
4. Утверждение должностной инструкции.
5. Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.

Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы. Остальные, по сути, представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа. Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники.

Данные акты содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Эти документы являются рекомендательными, однако позволяют получить общие ориентиры при определении видов работ и требующегося уровня подготовки для их выполнения.

Рассмотрим для начала идеальный вариант разработки должностной инструкции. Должность вводится во вновь создаваемом структурном подразделении для выполнения обязанностей, возникших в связи с расширением видов деятельности. Например, оптовая компания решает открыть магазин и осуществлять торговлю в розницу. На первом, подготовительном этапе необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Любая из них имеет свои положительные и отрицательные стороны, и выбор, какую из них использовать, зависит от уровня квалификации и предыдущего опыта сотрудников, осуществляющих сопровождение процесса создания нового структурного подразделения. На наш взгляд, одной из самых удобных методик является методика составления карты бизнес-процессов (технологических карт).

После определения видов работ и производственных процессов необходимо оценить их общую трудоемкость и затем определить численность персонала, необходимого для их осуществления. Определение трудозатрат, то есть, по сути, нормирование труда, - это один из самых сложных этапов работы.

Раньше над этими вопросами трудились научные институты, выверявшие и рассчитывающие нормы по каждому виду работ. К сожалению, в настоящее время большая часть нормативов уже устарели и могут использоваться только при условии их серьезной адаптации.

Как правило, коммерческие организации не располагают необходимыми ресурсами ни для адаптации существующих норм, ни для разработки собственных. Поэтому трудозатраты и количество персонала в большинстве случаев оцениваются исходя из внутреннего убеждения топ-менеджеров с последующей корректировкой опытным путем. Большим подспорьем может послужить и наличие принципиальных схем производственного процесса. На этом же этапе определяются предполагаемые размеры заработной платы, будущих сотрудников и общие затраты на персонал. Планирование заработной платы позволяет рассчитывать эффективность использования персонала и производительность труда. Этот этап заканчивается утверждением штатного расписания нового подразделения.

Определение видов работы и производственных процессов, осуществляемых в структурном подразделении, - это, по сути, половина работы над должностной инструкцией. На втором этапе остается только выделить из общего объема конкретные действия и связи по должности и определить уровень квалификации, необходимый для их осуществления. При этом необходимо понимать, что для организации невыгодны ни завышение, ни занижение данного уровня. Завышение квалификационных требований к персоналу ведет к проблемам в его поиске и необоснованному росту стоимости персонала для компании, ведь уровень заработной платы и компенсационного пакета напрямую зависит от квалификации работника. Занижение же квалификационного уровня неизбежно ведет к тому, что возложенная на сотрудника работа не будут выполнена или будет выполнена с низким качеством. Идеальные варианты встречаются достаточно редко. Более обычной является ситуация, когда новая должность «выделяется» из уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в уже существующем подразделении. Как правило, это производится при росте непрофильных операций, выполняемых сотрудниками вследствие роста общей нагрузки на персонал или изменения условий труда. В данном случае процедура несколько отличается от вышеизложенной.

Работа по введению новой должности в уже существующее и активно работающее подразделение начинается с определения, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Затем проводится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности. Оценивается количество времени, которое будет перенаправлено сотрудниками на основную работу, увеличение качества работы и ряд других показателей. Одновременно оценивается стоимость привлечения нового сотрудника (затраты на поиск и наем, заработная плата и компенсационный пакет) исходя из соотношения этих двух цифр и определяется возможность введения новой должности.

Рассмотрим данную ситуацию на примере введения в штатное расписание юридического отдела, должностей секретаря или помощника. В юридическом отделе всегда присутствует значительный документооборот. В отдел поступают документы на согласование (договоры, служебные записки, заявки подразделений и т. п.), после их поступления работа распределяется между сотрудниками, затем поток документов направляется в обратном направлении. В небольших и средних организациях отслеживать их не составляет значительного труда.

Однако с ростом организации происходит и значительный рост документооборота. Документы начинают «теряться» между отделами, возникают задержки при их согласовании, при этом установить, по чьей вине они происходят, достаточно сложно. Для фиксации входящей и исходящей документации и контроля за прохождением согласования документов, разработанных в юридическом отделе, необходимо отвлекать квалифицированного юриста, растет объем непрофильной работы, а также работы, не требующей высокого уровня специальной квалификации. На этом фоне введение должности секретаря в юридический отдел может стать насущной необходимостью.

При этом проводится оценка обязанностей, которые можно возложить на данную должность. Например, работа по открытию расчетных счетов общества, сбор и заверение копий учредительных документов, получение выписок из Единого государственного реестра юридических лиц не требуют высокой квалификации, хотя и предполагают наличие определенных базовых теоретических знаний и навыков. Исходя из наличия или отсутствия подобных работ и определяется, вводить должность секретаря или помощника юриста, на которого будут возложены и секретарские функции.

Согласование должностной инструкции - это одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый - технические согласования, это прежде всего согласование юридическим подразделением, которое призвано выявить возможные нарушения трудового законодательства, по ряду должностей производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда, достаточно часто производится и согласование с финансовым подразделением компании, для определения уровня затрат.

Второй тип - согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько целей. Прежде всего она направлена на исключение дублирования должностных обязанностей и на информирование руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Кроме того, необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к необходимости корректировки должностных инструкций и других сотрудников, и согласование как раз помогает определить, какие из них подлежат корректировке.

Действующее законодательство не устанавливает требования о согласовании должностных инструкций с представительными органами работников, но в ряде случае это может помочь избежать в последующем возможных конфликтов, особенно когда речь идет об изменении уже существующих должностных инструкций.

Следующий этап - это утверждение согласованной инструкции. Как правило, они утверждаются путем издания приказа полномочным лицом организации. При этом на самой инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике встречается и непосредственное утверждение должностных инструкций путем проставления подписи полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе документа. Однако такой подход, на наш взгляд, не совсем корректен. Прежде всего потому, что порядок выражения воли юридического лица путем издания соответствующего приказа предпочтительнее, в том числе и с точки зрения облегчения процедуры доказывания при возникновении трудового спора. Кроме того, это позволяет избежать необходимости вести отдельные книги учета утверждения и внесения изменений в должностные инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, выдаваемых работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют.

Обычно это делается подписью руководителя структурного подразделения, отвечающего за кадровую работу в организации. При необходимости должностная инструкция полностью или в части может быть передана в другие структурные подразделения.

Последний этап - это ознакомление с должностной инструкцией работника, который занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией должно производиться одновременно с заключением трудового договора.

Необходимо отметить, что в соответствии с абзацем 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ «трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя… при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе». Соответственно, работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией не позднее оформления письменной формы договора. Однако в идеальном случае это должно производиться в момент фактического допуска сотрудника к работе, даже если сама письменная форма договора к этому моменту еще не готова.

При этом необходимо четко понимать, что должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и факт получения им ее копии фиксируется собственноручной подписью с проставлением даты. Подпись принято так же собственноручно расшифровывать. Как правило, для этой цели вместе с должностной инструкцией сшивается и «лист ознакомления». В ряде случае лист ознакомления прикладывается к приказу об утверждении должностной инструкции. На наш взгляд, это не совсем корректно, так как в этом случае работник подтверждает факт ознакомления с приказом, а не с самим текстом должностной инструкции.

Должностная инструкция - это живой и работающий документ и, поскольку методики и методы труда, а также организационные связи подразделений постоянно изменяются в соответствии с требованиями рынка, вслед за ними в оперативном порядке должны изменяться и должностные инструкции. Для сохранения их эффективности необходимо своевременно приводить их содержание, так же впрочем, как и иных локальных нормативных актов в соответствии с изменяющимися задачами, обеспечивая тем самым необходимую гибкость системы управления. Обеспечение данного процесса обычно регламентируется внутренним актом работодателя - «Положением о порядке разработки и утверждения должностных инструкций». Такой документ содержит порядок инициирования процесса внесении изменений в действующие должностные инструкции или введения новых, определяет порядок их разработки и согласования, а также общую структуру документа. В качестве примерной формы, можно использовать целый ряд Положений, утвержденных различными государственными структурами. В частности, Таможенный комитет РФ включил в свое положение следующие разделы:
1. Общие положения, в которых изложил основные дефиниции и цели разработки должностной инструкции. Указал, что инструкция разрабатывается по каждой должности, и указал на нормативную базу, используемую при их разработке.
2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции, включающие также требования по ее оформлению.
3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.

На наш взгляд, для удобства работы третий раздел можно разбить на два блока - порядок разработки и порядок согласования, утверждения и введения. Это позволит более детально изложить порядок разработки инструкции как представляющий наибольший практический интерес.

Инициатива об изменении должностной инструкции может исходить из разных источников. Это может быть работник, занимающий соответствующую должность, руководитель структурного подразделения, в котором данная должность находится, или руководитель подразделения, с которым осуществляется взаимодействие. Как правило, предложения по внесению изменений в должностные инструкции готовятся в письменном виде и подаются на рассмотрение руководителю кадрового подразделения, который проводит оценку их целесообразности и организует их согласование с заинтересованными лицами. При этом имеет серьезное значение, насколько внесение изменений в должностную инструкцию может изменить трудовые обязанности лица, занимающего данную должность. Необходимо учитывать, что в соответствии со статьей 72.1 Трудового кодекса РФ постоянное изменение трудовой функции работника является переводом на другую работу, и такое изменение допускается только с письменного согласия работника. На практике данное применение данного положения закона может вызывать определенные затруднения. Необходимо соразмерять, затрагивают ли внесенные в должностную инструкцию изменения трудовую функцию или же относятся к процессу организации труда. Например, изменение порядка подачи ежемесячной отчетности сотрудника не требует его предварительного согласия. Однако, например, возложение на консультанта торгового зала обязанности по приемке и учету товара уже будет являться изменением его трудовой функции и должно оформляться соответствующим образом.

Обычно руководитель кадрового подразделения отвечает и за своевременную корректировку должностных инструкций, вызванную сменой организационной структуры или внесением изменений в отдельные локальные нормативные акты. Работа над структурированием организационных связей, разработка должностных инструкций и рабочих регламентов - трудоемкий и кропотливый труд. Но это именно та работа, которая способна привести к росту эффективности и производительности труда и, как следствие, к увеличению конкурентных преимуществ организации на рынке.

1. Должностная инструкция: назначение и структура

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую или организационно-нормативную. Следует отметить, что такая регламентация направлена на:

Рациональное разделение труда между соответствующими должностными лицами (категориями работников) предприятия;

Обеспечение, по возможности, равномерной загрузки работников предприятия;

Оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности.

В свою очередь, работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

Вспомогательное (второстепенное) функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция).

Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

Иными словами, самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:

Устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

Установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

Объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

Разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.

В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

Общие положения;

Функции;

Должностные обязанности;

Ответственность;

Взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

• ПРАВА СОТРУДНИКА
• ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
• РУКОВОДИТЕЛЬ
• ТРУДОВОЙ КОДЕКС
• РАБОТНИК
• ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
• ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА

В данной статье рассматривается, что представляют собой должностные инструкции по Трудовому Кодексу РФ, их значение. Также рассмотрены актуальные проблемы должностных инструкций. Выявлены причины, по которым не работают должностные инструкции и предложены конкретные меры для решения этих проблем.

• Государственное управление трудом несовершеннолетних
• Мотивация и стимулирование трудовой деятельности в управлении персоналом
• Проблемы государственной регистрации прав на линейные объекты
• Механизмы социально-правовой защиты материнства и детства в современной России
• Дисциплинарная ответственность педагогических работников

Должностная инструкция дает ответы на такие вопросы: как обеспечить рациональное разделение труда, как правильно подобрать кадры, осуществить их расстановку и рациональное использование, как добиться объективности при аттестации работника, его поощрении или при наложении на него дисциплинарных взысканий.

В Трудовом кодексе РФ должностная инструкция понимается как “иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника”, с которыми каждый поступающий на работу должен ознакомиться под роспись (ч. 3 ст. 68) .

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт работодателя, определяющий место работника в системе управления предприятием, а также устанавливающий основные функции, обязанности, права и ответственность работника при выполнении им трудовой функции .

Благодаря должностным инструкциям свободно проследить, за что отвечают работники. Практически каждая ошибка, как правило, является следствием неверных действий. Если работник совершил дисциплинарный проступок, следует, в первую очередь, прибегнуть к тексту должностной инструкции для того, чтобы выяснить, какие правила нарушил работник, входило ли их исполнение в перечень его обязанностей. Материальная и дисциплинарная ответственность исключаются в случае отсутствия у работника обязанности осуществлять те или иные действия.

Должностные инструкции – это необходимое средство управления персоналом. Они помогают:

• исключать дублирование при выполнении конкретных видов работ;
• гарантировать взаимосвязь работников, которые занимают различные должности, при решении производственных и управленческих задач;
• давать объективную оценку деятельности сотрудника при решении вопроса о соответствии занимаемой должности;
• обосновать необходимость наложения дисциплинарных взысканий при невыполнении или некачественном выполнении сотрудником возложенных на него трудовых обязанностей .

Во-первых, должностная инструкция – это руководство к действию для самого сотрудника, которая содержит информацию о том, каких действий от него ожидают, и согласно каким критериям будут оценивать результаты его труда .

Во-вторых, должностная инструкция является основанием для отказа в трудоустройстве лицам, непригодных к работе по своим деловым качествам или ранее были уволены по “отрицательным” мотивам. Таким бывшим сотрудникам согласно Трудовому кодексу РФ запрещается отказывать в приеме на работу при наличии у них соответствующих должности профессиональных качеств. Однако, и в данных ситуациях инструкция может придти на помощь работодателю, в случае если ней заложены такие критерии для занятия должности, которым соискатель не соответствует .

В-третьих, должностная инструкция – это необходимая часть, продолжение штатного расписания организации, так как именно данный локальный документ устанавливает трудовую функцию сотрудника, то есть работу по должности, профессии, квалификации, его взаимосвязи в процессе труда и в первую очередь его подчиненность в системе иерархии, а кроме того возможности замещения смежных должностей, специальностей. Помимо этого инструкция неразрывно связана с трудовым договором, который посредством установления обязательных и дополнительных условий (ст. 57 ТК РФ) определяет объем полномочий работника.

На практике зачастую обязанностям руководящих работников, которые предусмотрены должностной инструкцией, сопутствуют повышенные требования. Таким образом, стандарт одной из компаний предусматривает следующие требования к руководителя.

Руководитель компании:

а) обязан владеть необходимыми способностями, инициативой, образованием, высокой работоспособностью и самостоятельностью, надежностью и исполнительностью;

б) полностью и безоговорочно отвечать за состояние дел на руководимом участке и обязан обеспечивать конечный результат в требуемые сроки;

в) должен требовать от подчиненных абсолютного исполнения ими своих обязанностей в полном объеме и несет ответственность за их работу; нет ни одной работы подчиненных, за которую не нес бы ответственность управляющий;

г) обязан сочетать высокую требовательность к подчиненным по вопросам производства с заботой и участием в решении проблем работников, которые обратились к нему за помощью по личным вопросам .

Нередко организации подходят к вопросу создания должностных инструкций формально. Этому есть множество причин. Первая причина – инструкции, написанные для трудовой инспекции. Работодатель или уполномоченное им лицо никак не утруждал себя умственными изысканиями и попросту позаимствовал хороший, по его мнению, подходящий образец из Интернета.

Вторая причина - составление работоспособного документа, c помощью которого руководитель контролирует ход выполнения работ и контролирует результат.

Эту проблему можно увидеть в самом определении, однако, на первый взгляд определение краткое и понятное.

Должностная инструкция – это нормативный документ, определяющий функции, права, обязанности и ответственность работника организации .

Любая должностная инструкция состоит из четырех элементов: функции сотрудника; права сотрудника; обязанности сотрудника; ответственность сотрудника .

Проблема инструкции заложена в самом первом элементе, в неоднозначности формулировки «функции работника» и ее понимании разными руководителями. Первый элемент не имеет единого понимания и, зачастую, отсутствует в самой инструкции.

Функции работника – это поле деятельности сотрудника, которое передано ему в ответственность для регулярного достижения ожидаемых результатов.

Все просто. Имеется поле деятельности работника, оно же зона ответственности данного работника. Работник ведет собственную деятельность в этом поле и добивается запланированных результатов.

Например , главная функция руководителя отдела продаж – организация деятельности работников отдела продаж, а его плановый результат – ежемесячное (ежеквартальное и т.д.) выполнение планов продаж руками подчиненных. Переговоры с клиентами, ценообразование, текущее управление отделом, аналитика продаж и отчетность о деятельности и т.п. – все это не является результатом. Это наполнение основной функции руководителя отдела. Результат руководителя только один – это процент выполнения планов продаж сотрудниками отдела. За 100% выполнения плана отвечает руководитель .

Функции сотрудника – это ядро должностной инструкции, основное требование работодателя к сотруднику. Ядро должно быть выделено явным образом. Ни руководитель, ни сотрудник не должны читать между строк, выискивать в фразах скрытые смыслы.

В настоящее время должностные инструкции в целом, хорошо составлены, но в них нет основного – фокуса на ключевой функции сотрудника и результате выполнения этой функции. Все размазано по странице, по должностным обязанностям и элементарным действиям.

Должностная инструкция может перестать быть формальной и начать приносить практическую пользу только при правильном управлении. Достаточно в ней явно указать основную функцию сотрудника и выделить плановый результат при реализации данной функции .

Должностная инструкция должна очень точно определять требования работодателя к сотруднику.

Типовые должностные инструкции, которые доступны в интернете, не отличаются точностью формулировок. Требования недостаточно выражены и оставляют для подчиненного множество лазеек и отговорок, а для руководителя – поводов проявить властные полномочия.

В обязанностях записаны действия, которые должен делать работник. А действия слабо подходят под термин «требования к сотруднику». Обратимся к определениям «должностные обязанности» и «обязанность».

Должностные обязанности – это определенные действия, которые выполняет работник для осуществления функций и решения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов (действий), которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и эффективным способом. Должностные обязанности должны быть точными, конкретизированными и определять оптимальные способы выполнения работником поставленных задач .

Понятие «Обязанность» (по Ожегову С.И. и Шведовой М.Ю.) - круг действий, которые возложены на кого-нибудь и безусловных для выполнения .

С этой точки зрения, правильным будет сделать инструкцию, в которой указано максимальное количество обязанностей: и 70, и 100, и даже более 100.

Проблема в том, что невозможно записать абсолютно все действия работника. Как бы хорошо и ответственно не подходили к созданию инструкции, она останется не достаточно конкретной. Всегда найдется новый метод для решения поставленной задачи, который будет состоять из других наборов действий, которые не зафиксированы в инструкции работника.

Следует кардинально изменить подход к определению обязанностей сотрудника. Нельзя требовать от сотрудника делать 100 самых разнообразных действий, ведущих к

В списке, руководитель отдела продаж:

2.1. Руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую и скидочную политику. В этом пункте потребуется от Работника Отдела Продаж двух действий: руководить сбытом и разрабатывать политику. В конце месяца, когда генеральный директор будет недоволен действиями руководителя, и на вопрос «Как ты руководил сбытом?» он получит примерно такой ответ: «Так как, Вы мне сказали, так и руководил!» или «Руководил так, как у меня в инструкции написано».

Требовали набор действий, получили набор действий. А на вопрос «Ты политику разработал?». Работник отдела продаж ответит: «Нет, не успел. Но, я ей занимался целых две недели. Потом появились от Вас более срочные задачи, пришлось отложить. В следующем месяце продолжу разрабатывать».

Чтобы не возникали такие ситуации, необходимо записать то же самое требование, перейдя с языка действий на язык задач, то есть вместо «руководитель отдела продаж: 2.1. Руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую и скидочную политику» - «2.1. Должен обеспечить плановый сбыт продукции компании на основе ценовой политики» .

Для того, чтобы выполнить план по сбыту продукции на основе ценовой политики, руководитель отдела должен управлять подчиненными продавцами (менеджерами) так, чтобы план был выполнен. Продавцы должны вести переговоры с клиентами и оформлять сделки по ценам, определенным в ценовой политике.

Технология, план продаж, ценовая политика могут изменяться, адаптируясь к меняющейся среде. Формулировка задачи при этом остается неизменной. Работник, который однажды изучил требования к своей должности в виде конкретных задач, далее сосредоточен на способах решения этих задач. Круг задач у должности меняется реже, чем возможные способы их решения .

Как бы вы не пытались описать все действия подчиненных, нужно признать – это утопия. Спасет только кардинальная смена способа представления должностных обязанностей – переход от набора действий к кругу задач с определенным и точным результатом.

Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и эффективным средством управления трудом, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства.

Список литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Омега-Л, 2011. – 188 c.
2. Управление персоналом организации: ; [Текст] Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. М.: ИНФРА-М, 2014. - 512 с.
3. «Словарь терминов для бизнеса» [Электронный ресурс]. Режим доступа http://victorluchkov.ru/terminy/. Дата обращения: 13.05.2016.
4. Егоршин, А. П. Управление персоналом [Электронный ресурс] : учебник / А. П. Егоршин. – Н. Новгород: НИМБ, 2015 г.
5. Кузнецова А.Р. ТРУДОВЫЕ РЕСУРСЫ РЕСПУБЛИКИ БАШ-КОРТОСТАН: ТЕНДЕНЦИИ И ПЕРСПЕКТИВЫ ФОРМИРОВАНИЯ И РАЗВИТИЯ // В сборнике: Аграрная наука в инновационном развитии АПК материалы международной научно-практической конференции, посвящённой 85-летию Башкирского государственного аграрного университета, в рамках XXV Международной специализированной выставки «Агрокомплекс - 2015». Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 142-146.
6. Кузнецова А.Р., Габдуллина Д.М. «Совершенствование применения экономических методов управления в СХПК «Нива» Благовещенского района» (V Международная научная конференция «Социально-экономическое, социально-политической и социокультурное развитие регионов»), г. Пенза 25-26 октября 2015 года;

Страница
2

Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения должностной инструкции равны по степени важности.

Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.

Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

Значение должностных инструкций

Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку.

Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).

В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

2.3 Основные требования к составлению должностных инструкций

Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило.

Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам. Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата", б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.

При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.

Основные требования к форме должностной инструкции

В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:

1. Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.

2. Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.

2. Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение об отделе и настоящая должностная инструкция.

Разделы должностной инструкции

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:

В данном разделе указывают:

1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Филиал в г. Барнауле

Факультет Кафедра

«Учётно-статистический» бух. учёта, аудита и статистики

Контрольная работа

По бухгалтерскому делу

«Должностные инструкции: содержание и назначение»

Студентка Червонная Татьяна Владимировна

Специальность Бух. учёт, анализ и аудит

№ личного дела 04убб03058

Образование первое высшее

Группа 5Бкп-1

Преподаватель Беспалова Инна Григорьевна

Барнаул

2008

Министерство образования и науки Российской Федерации 2

Федеральное агентство по образованию 2

Филиал в г. Барнауле 2

Факультет Кафедра 2

Студентка Червонная Татьяна Владимировна 2

1. Должностные инструкции: содержание и назначение 5

2. Приказ об учетной политике хозяйствующего субъекта 12

Задача №8 20

Используемая литература 22

1. Должностные инструкции: содержание и назначение

На основании Положения о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ и соответственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого предполагаемого работника должна быть составлена должностная инструкция.

При составлении должностных инструкций необходимо воспользоваться Сборником тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденным Министерством труда Российской Федерации. В водной части сборника тарифно-квалификационных характеристик раскрыто содержание требований к каждой должности.

Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации по разрядам оплаты»:

Раздел «Основные обязанности содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосредственно в организациях должностных инструкций, закрепляющих конкретные права, обязанности и ответственность служащего.

Раздел «Должен знать» включает в себя основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Требования к квалификации по разрядам оплаты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Взяв за основу характеристику из тарифно-квалификационного справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию для конкретного работник бухгалтерии. Исходя из объема и специфики работы, должностные обязанности, указанные в тарифно-квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленным соответствующей тарифно-квалификационной характеристикой.

Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Цели разработки должностной инструкции:

создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

повышение ответственности работника за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ.

При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомиться с инструкцией, кругом своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности.

Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. После этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.

При зачислении на должность принимаемый работник ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись. Его подпись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Текст должностной инструкции выдается работнику, что также фиксируется надписью «Инструкция получена на руки», затем ставиться дата и подпись.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом и действует до ее отмены или замены новой должностной инструкцией.

При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может в последствии серьезно поплатиться. Следует избегать:

расплывчатых, неконкретных формулировок;

дублирования функций;

ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;

нерационального подхода в определении объема обязательств;

дисбаланса прав и обязанностей.

Преимущества должностных инструкций заключаются в следующем:

Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием занимаемой должности;

Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала;

При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов;

Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей;

Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за невыполнение обязанностей было наложено правомерно.

Недостатком же должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа.

Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностную структуру текста, включающую:

Общие положения;

• Должностные обязанности;

• Ответственность;

  Взаимоотношения (связи по должности)

Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, четко разграничивают их права и обязанности, исключают дублирование и в тоже время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

«Общие положения» в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности. Обычно этот пункт прописан следующим образом: «Бухгалтер (кассир и т.п.) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера».

Последний пункт данного раздела содержит перечень законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов нужно брать из Положения о бухгалтерии, затем указываются боле конкретные нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Завершает этот пункт перечисление организационных документов организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.

В разделе «Функции» формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

Часто указанные разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Его следует отразить как можно детальнее. Полезно указать: какие формы отчетности и с какой периодичностью ведутся, выполняется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, болезни и т.п.

В раздел «Права» можно перенести пункты из положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые предоставляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.

Раздел «Ответственность» может быть составлен обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.

Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем прежде всего должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок предоставления ему табеля учета выхода на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т.п.

В последние годы в должностные инструкции часто вводится раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по совместительству ведение архива организации. Здесь же указывается режим работы, форма контроля и т.п.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы (Положение о бухгалтерии и должностные инструкции на ее сотрудников) обеспечат четкое выполнение одной из важнейших управленческих функций – бухгалтерского учета.