Собственники большинства компаний просят не так уж много: получить в конце месяца отчёт о прибылях и убытках и увидеть, что доход вырос в несколько раз. А прочие отчёты и тем более балансы – епархия финансового директора и бухгалтера. Ему (собственнику) некогда – 38 совещаний и 5 командировок ждать не будут.

Что в итоге? Перспектива шестизначных цифр в прибыли всё больше отдаляется, а вместо этого у директора возникает диссонанс: вроде заработали много, а денег нет.

Почему так происходит? Всё дело в том, что отчёт о прибылях и убытках показывает лишь частичную картину. Например, если в компанию стали приходить штрафы ГИБДД, а до этого отчёт собирался без них, то новой статьи расходов там может не оказаться. К тому же, возможны ошибки ручного сбора данных и/или методологии, которые сложно и трудоемко проверять.

Здесь на сцену выходит управленческий баланс – важнейший инструмент в работе руководителя, который часто не используют. Почему этот отчёт нужен каждому собственнику? Об этом и пойдёт речь в статье.

Для чего нужен управленческий баланс

Управленческий баланс – это МРТ компании и её стратегическая карта одновременно. Состояние бизнеса здесь видно как на ладони.

Завести такой отчёт и разобраться в нём, прежде всего, в интересах собственника. Потому что это позволяет:

1. Проверить цифры в других отчётах, и, если что-то не сходится, найти и устранить нестыковку;
2. Оценить эффективность управления, узнав, что творится в дебеторке, кредиторке, на складе и т.д.;
3. Управлять активами и перераспределять денежные потоки;
4. Делать прогнозы финансового состояния;
5. Получить определённую независимость от финансового директора.

Из чего состоит управленческий баланс

Первый отчёт в каждой компании – это отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Второй по значимости – отчёт о прибылях и убытках (ОПУ), который особенно любят собственники.

Чтобы получить управленческий баланс, нужно объединить воедино эти два отчёта. Причем это обязательно следует делать методом двойной записи, иначе точность цифр снова будет под сомнением.

Двойная запись – это гениальное изобретение итальянского монаха и математика Луки Пачоли. Это метод, при котором каждая хозяйственная операция одновременно отражается по дебету одного счёта и кредиту другого. Таким образом, сохраняется баланс и минимизируются ошибки в подсчётах.

Полученный отчёт нужно проанализировать вместе с финансовым директором и проверить, о каких статьях забыли и что нужно откорректировать. Так, часто оказывается, что ОПУ на 10% больше, чем прибыль в ОДДС.

Пример: в компании по продаже строительных материалов после того, как был собран управленческий баланс, обнаружилось, что один из клиентов вот уже полгода не платит полмиллиона рублей. Почему это не выяснилось сразу? Всё просто: товар отгрузили нестандартным способом, и ни в один отчёт эта статья не попала.

На какие показатели обращать внимание

Здесь многое зависит от отрасли и специфики работы компании. Традиционно, собственнику будет интересно взглянуть на рентабельность, чтобы оценить, насколько эффективно используется его собственный капитал, или какую прибыль приносят активы. Часто смотрят разные рентабельности. Например, рентабельность Собственного капитала или Активов.

Как выглядит управленческий баланс

Вот наглядный пример того, как может выглядеть управленческий баланс. Здесь стоит отметить, что строго регламентированной формы для этого отчёта нет. Количество и название элементов зависит от того, в каком виде собственнику удобно получать информацию.

Какие выводы можно сделать, глядя на образец этого баланса?

Безусловно, это неполная картина, но если вкратце:

1) Очевидно, что в компании много наличных денег. Можно перевести их на расчётный счёт и положить на депозит под проценты.

2) Большая сумма числится на подотчетниках – 2,3 млн. Возникает вопрос: почему на руках у сотрудников столько денег?

3) Вызывает опасения большая дебиторка. В связи с этим, нужно выяснить:

• почему компания столько платит поставщикам (лучше, чтобы по этому показателю преобладала кредиторка),
• почему большая дебиторка числится в расчётах с покупателями.

Дополнительно к этому пункту стоит узнать должников и сроки просрочки по оплатам.

Как часто просматривать управленческий баланс

Финансовому директору и управляющему стоит анализировать показатели УБ раз в месяц. Собственник может делать это реже.

Зачем собственнику дополнительно запрашивать отчёт ДДС косвенным методом

Баланс – это большая «портянка». Как минимум в первый раз нужно сесть и тщательно проанализировать каждую цифру, не жалея времени. Затем, если бизнес находится в устойчивом состоянии, можно, например, полгода запрашивать лишь отчёт о движении денежных средств косвенным методом. Его главное назначение – показать, что изменилось в балансовых статьях за период.

Например, если ОДДС косвенным методом обнаружит, что деньги и начисления за период совпали, то баланс останется прежним. Если же задолженность выросла, то следует разобраться, в чём дело. Допустим, это могло произойти, потому что вырос бизнес – тогда всё в порядке. Если же прибыль осталась на том же уровне, то это может свидетельствовать о неправильном распределении средств.

Таким образом, если компания определила, какие показатели являются для неё нормой, некоторое время можно не составлять заново управленческий баланс, а лишь смотреть на изменения в ОДДС косвенным методом.

Какие выгоды даёт ведение управленческого баланса для развития компании

Выше мы рассказали о необходимости управленческого баланса для внутренних задач компании. Что касается отношений с внешними стейкхолдерами, то наличие полноценного управленческого баланса помогает привлечь потенциальных инвесторов. Для них это показатель того, что в компании всё прозрачно, есть понимание всех процессов и движения денежных потоков.

Для некоторых банков этот отчёт является важным условием для снижения процентной ставки по кредиту.

Не обойтись без УБ и в случае продажи компании. Проанализировав статьи баланса, новые владельцы смогут оценить два важнейших параметра для сделки – стоимость предприятия и его финансовую устойчивость: денежных средств достаточно для покрытия срочной задолженности, а оборотные и внеоборотные активы обеспечены собственным капиталом, частично с привлечением заемных средств.

Как добиться точных показателей

95% российских компаний собирают итоговую отчётность в файле Excel. До какого-то момента этого достаточно, хотя человеческий фактор всегда повышает риск допустить ошибку.

В последнее время всё больше крупных и средних компаний ищут способы автоматизировать управленческий учёт. Такой программный продукт позволяет собственнику в любое время получать максимально точные данные из «кухни» предприятия. А финансовому директору – представлять всё отчёты прозрачно и быстро и, тем самым, повысить свой вес в компании.

Однако здесь важно понимать, что автоматизация – не панацея. Нельзя автоматизировать хаос. В этом случае получается «автоматизированный хаос». Поэтому перед тем, как приступить к реализации этой идеи, нужно чётко понимать желаемый результат.

Разобраться с управленческим балансом нам удалось благодаря давним партнерам Клуба директоров – компании ФинГрад , которая с 2002 года помогает предпринимателям увеличить прибыль и осуществить контроль над финансами.

СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ЧИТАТЕЛЕЙ КЛУБА ДИРЕКТОРОВ

Управленческий баланс – это бесполезная трата времени для финансиста или эффективный инструмент управления компанией? Зачем он нужен, если есть бухгалтерская отчетность? Как его составить? Ищите ответы в статье.

Что такое управленческий баланс?

Управленческий баланс – это аналог бухгалтерского баланса, составленный по данным управленческого учета. Он так же, как и бухгалтерский, содержит данные об активах и пассивах компании, разбитых на статьи учета. Аналогично бухгалтерскому балансу он взаимосвязан с отчетом о прибылях и убытках и отчетом о движении денежных средств.

Управленческий баланс делают специалисты финансовых служб под контролем финансового директора. Но пользоваться им должен не только финансовый директор, иначе пропадает весь смысл ведения управленческой отчетности. Главными пользователями управленческого баланса должны стать генеральный директор, совет директоров и, конечно, собственники бизнеса.

Скачайте и возьмите в работу :

Пошаговое руководство по составлению управленческого баланса

Шаг 1. Сформируйте структуру баланса

Если в вашей компании управленческий учет внедряется с нуля, то вы должны проделать полный объем предварительной работы, создав управленческий план счетов в необходимых именно вам разрезах и все формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, ОДДС, баланс ().

Если же управленческий учет вы ведете в том или ином виде, то можно ограничиться составлением формы отчета – баланс и мэппингом плана счетов на него.

Важно помнить, что единожды составив структуру баланса, вам будет трудно поменять ее в будущем, так как уже накопленная информация будет «висеть» по старым счетам. Поэтому подойдите к составлению структуры баланса максимально ответственно. Можно привлечь к проекту других руководителей, выяснив их пожелания по разрезам ведения учета.

В общем виде управленческий баланс выглядит так же, как и бухгалтерский.

Рисунок . Пример составления управленческого баланса предприятия

У него есть разделы внеоборотные и оборотные активы, краткосрочные и долгосрочные обязательства, собственный капитал. А вот дальше начинаются различия.

Например, запасы, обозначенные в бухгалтерском балансе одной строкой, вы можете разбить на запасы сырья, материалов, готовой продукции, на производственном складе, на складах торговых точек, по группам номенклатуры и так далее.

Дебиторскую и кредиторскую задолженность можно включать в баланс по срокам задолженности, по признакам внешних и внутренних контрагентов группы и т.д.

В общем, идею первого шага вы усвоили.

Шаг 2. Определите аналитики учета

Самое главное, с чем стоит определить на шаге 2 – это по каким бизнес-еденицам вы планируете составлять управленческий баланс. Например, это будут региональные обособленные подразделения, компания в общем и группа компаний.

В таком случае каждая транзакция должна будет сопровождаться аналитикой регионального обособленного подразделения, которые в свою очередь входят в компанию и так далее.

Подумайте над другими аналитиками, которые понадобятся вам в будущем для принятия управленческих решений: группа продуктов, направление бизнеса, географическая составляющая.

В отличие от структуры баланса, аналитики вы всегда сможете добавить еще, или объединить ненужные в одну

Шаг 3. Сделайте мэппинг

Этот шаг является обязательным при использовании ПО для автоматизации управленческого учета. Но он является совсем не лишним, даже если вы ведете учет упрощенно в Excel.

Мэппинг – это назначение счета учета и аналитики для каждой хозяйственной операции, а также назначение строки в финансовой отчетности каждому счету учета. Программные продукты с мэппинга читают правила переноса данных, а в Excel на мэппинг можно настроить формулы для агрегирования данных в управленческом балансе.

Шаг 4. Проведите обучение сотрудников (опционально)

На основе разработанных счетов, форм и мэппинга нужно написать «Руководство пользователя по ведению учета». В нем доступным языком отразить, какую операцию на какие счета относить (транслировать) и какими аналитиками снабжать.

Ваша задача – к началу ведения управленческого учета иметь хотя бы несколько обученных сотрудников, готовых «нести знания в массы».

Если вы планируете вести управленческий баланс предприятия самостоятельно, переходите к следующему шагу.

Шаг 5. Составьте управленческий баланс на начало периода

Для этого воспользуйтесь бухгалтерской отчетностью (оборотно-сальдовой ведомостью, аналитиками счетов) и данными, находящимися за пределами бухгалтерской отчетности.

Разнесите все остатки по счетам управленческого учета на начало периода, снабдив их необходимыми аналитиками.

Шаг 6. Ведите (транслируйте) все операции по счетам управленческого учета в течение отчетного периода

В управленческом учете нет существенных отличий от бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции вносятся методом двойной записи на счета.

Шаг 7. Рассчитайте по итогам периода финансовый результат и исправьте ошибки

Практика показывает, что без устранения ошибок не закрывается ни один отчетный период, поэтому будьте готовы к тому, что в балансе дебет с кредитом не сойдется. Произойти это может как от нарушения правил двойной записи, так и от ошибок настройки системы.

Финансовый результат в управленческом балансе будет, конечно, отличаться от такового в бухгалтерской отчетности, все дальше отстраняя управленческий учет от бухгалтерского.

Шаг 8. Проведите консолидацию

Если мы говорим о создании управленческого баланса по нескольким компаниям, то между ними неизбежно будут возникать внутригрупповые обороты и задолженности, которые при формировании баланса нужно будет «вычистить»

В программном обеспечении специально для этого разрабатываются блоки внутригрупповых оборотов, которые автоматически исключаются из консолидированной отчетности.

Если вы формируете консолидированный управленческий баланс вручную, придется уделить этому часть рабочего времени.

Шаг 9. Проанализируйте управленческий баланс

Теперь, когда дебет с кредитом сведены, вы можете сделать выводы не только о реальной прибыли, полученной бизнесом, но и об общем положении дел в компании. Рассмотрим анализ немного подробнее.

Как спрогнозировать финансовое состояние компании с помощью управленческого баланса

Чтобы не просто констатировать финансовые результаты деятельности компании, но и оперативно разрабатывать и реализовывать меры по их улучшению, сформируйте прогнозный управленческий баланс. Такой баланс поможет ускорить анализ финансовых показателей по итогам бюджетного периода и оценить будущее финансовое состояние компании.

Анализ управленческого баланса

Как анализировать управленческий баланс? Да так же, как и бухгалтерский. Только с поправкой но то, что теперь вы анализируете «живые» данные, на основе которых можно быстро и эффективно принимать решения.

Воспользуйтесь основными методиками для анализа:

1. Горизонтальный анализ баланса. Методика подходит для определения динамики статей в балансе от периода к периоду .

2. Вертикальный анализ баланса. Благодаря такому анализу вы поймете динамику структуры статей.

Анализ с помощью финансовых коэффициентов: финансовой устойчивости, ликвидности и рентабельности, оборачиваемости.

Собственникам в первую очередь интересны и понятны показатели рентабельности, в том числе рентабельности инвестиций и активов. Не обходят они вниманием и структуру дебиторской и кредиторской задолженности, предпочитая видеть развернутые данные по срокам и контрагентам. Важны для них и данные оборачиваемости товаров на складах, ведь они напрямую влияют на размер прибыли за год.

Выводы

Ведение управленческого баланса позволит финансовому директору оперативно снабжать руководство информацией и при этом делать это в прозрачной и понятной руководителю (зачастую далекому от финансовых вопросов) форме.

Управленческий баланс – это отчет о финансовом положении компании на определенный момент времени. Его можно сравнить с фотографией вашего бизнеса.

3 важных момента об управленческом балансе:

Управленческий баланс дает ответ на вопрос: «Где ваши деньги?»:

• Сколько всего средств имеет компания?
• Откуда взялись деньги?
• На что деньги потрачены?

Это ключевой отчет, из которого можно взять важные финансовые показатели, в том числе для управления продажами выполнение .

Управленческий баланс является основным проверочным и связующим звеном с отчетами о прибылях и убытках и движении денежных средств.

Управленческий баланс: общая структура

Структура управленческого баланса:

• пассивы – источники капитала;
• активы – использование капитала.

В управленческом балансе активы делятся на оборотные и внеоборотные

1. Оборотные

• денежные средства
• товарные запасы
• дебиторская задолженность

1. Внеоборотные

• основные средства
• нематериальные активы и т.д.

В управленческом балансе пассивы состоят из:

1. собственного капитала;
2. долгосрочных обязательств (свыше 1 года);
3. краткосрочных обязательств (долги по зарплате, налоговые обязательства, счета поставщиков к оплате).

Управленческий баланс: анализ показателей

Рассмотрим пример в динамике.

Из таких управленческих данных можно получить следующую информацию для дальнейшего анализа:

1. В части активов управленческого баланса:

Внеобороные активы. Отсутствуют.

Складские запасы. Наблюдается ситуация затоваренности в 2016 году по сравнению с 2015 годом. Подобная динамика складских запасов может говорить об отрицательных тенденциях в бизнесе.

Дебиторская задолженность. Она уменьшилась по сравнению с предыдущим годом. С учетом затоваренности (показатель – складские запасы вырос) и снижения дебиторской задолженности можно предположить, что ситуация с продажами в компании ухудшилась. Но точнее об этом скажет строка «Итого активы».

Денежные средства. Сам по себе не самый сильный показатель, чтобы делать какие-то однозначные выводы. Не стабилен. Может измениться в любой момент.

Валюта баланса. Отражена в строке «Итого активы», увеличилась в 2 раза. Учитывая тот факт, что большинство цифр по сравнению с прошлым годом выросло, предварительно можно рассуждать о том, что компания все же не испытывает сложностей с продажами.

1. В части пассивов управленческого баланса

Уставный капитал. Не изменился

Собственному капиталу стоит уделить особое внимание. И одна из задач бизнеса заключается в том, чтобы показатель собственного капитала не был отрицательным.

Он бывает отрицательным в следующих двух случаях:

• деятельность компании убыточна;
• собственник забирает из бизнеса средств больше, чем компания зарабатывает.

Отрицательный собственный капитал говорит о том, что вы должны больше, чем имеете.

Замерять его необходимо ежемесячно. Собственный капитал считается следующим образом. На 1 число месяца проводится инвентаризация активов и обязательств. Разность между этими двумя показателями укажет на величину собственного капитала.

Нераспределенная прибыль. Увеличилась почти в 4 раза. Рост однозначно свидетельствует о позитивных процессах и росте продаж.

Займы. В 2016 г. появились займы, которых не было в предыдущем. На общем фоне величин остальных показателей это изменение можно трактовать как негативное. То есть бизнес требует дополнительного вливания денег. Если принять во внимание возросшие складские запасы, рост прибыли, снижение дебиторской задолженности, то можно предположить, что:

• Бизнес развивается и требует дополнительных вливаний
• Много денежных средств вложено в материальные запасы
• Скорее всего компания уже испытывает кассовые разрывы
• Ликвидности на устранение кассовых разрывов и рост предприятия не хватает.

Счета поставщиков к оплате. Показатель серьезным образом увеличился. Одним из важных показателей деятельности является отношение дебиторской задолженности к кредиторской. Желательно, чтобы оно равнялось единице. В нашем же случае дебиторка почти в 3 раза меньше.

Прочая кредиторская задолженность. Показатель вырос. Чаще всего под этим показателем подразумевается предоплата от покупателей.

Для более точных выводов необходимо проанализировать также отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Но для предварительной оценки положения компании достаточно данных из управленческого баланса.

Управленческий баланс: скрытые выводы

С помощью управленческих данных легко рассчитать:

1. Чистый оборотный капитал. Показатель представляет собой разность между величиной оборотных активов и краткосрочных обязательств. Он должен быть положительным.

2. Рентабельность собственного капитала = прибыль/собственный капитал.

3. Оборачиваемость запасов = выручка/среднегодовой остаток запасов. Чем больше коэффициент, тем выше рентабельность капитала.

4. Длительность периода хранения запасов в днях. Показатель представляет собой среднее количество дней между приходом товара на склад и его отгрузкой покупателю.

5. Длительность периода оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Она представляет собой среднюю отсрочку для оплаты товара/услуг клиентами.

6. Длительность периода оборачиваемости кредиторской задолженности в днях. Она представляет собой среднюю отсрочку по расчету с поставщиками.

7. Денежный цикл, на основании расчета которого решается проблема кассовых разрывов. Он рассчитывается по формуле:

Оборачиваемость товарных запасов (в днях) + оборачиваемость дебиторской задолженности (в днях) – оборачиваемость кредиторской задолженности (в днях)

Она дает понимание длительности периода между получением денежных средств за единицу товара/услуги. Чем длиннее этот период, тем соответственно больше нужно средств для его финансирования.

Управленческий баланс: как способ борьбы с воровством

Управленческий баланс стоит вести также для того, чтобы предотвратить возможное мошенничество и воровство на предприятии. Вот что происходит согласно данным американской организации ACFE.

• Компании теряют в среднем 5% выручки в год из-за мошенничества сотрудников.
• Мошенничество в среднем длится 18 месяцев (от начала до обнаружения)
• Чем выше позиция сотрудника, тем больше убыток.
• Чем больше стаж сотрудника, тем выше убыток.
• В 77% случаев мошенниками оказываются финансисты, производственники, продажники, закупщики и руководство.
• Большинство мошенников имели чистую биографию (84%).
• 49% пострадавших компаний не получили никакой компенсации убытков.

Управленческий баланс: 3 основные функции

Подведем краткие итоги. Управленческий баланс обобщает данные по имуществу компании (информационная функция), проверяет равенство суммы активов сумме пассивов (проверочная функция) и служит базой для анализа финансовых показателей (аналитическая функция).

С помощью управленческого баланса легко рассчитать рентабельность капитала, оборачиваемость товаров, дебиторки, длительность некоторых процессов и так далее.

Специально разработанной формы для управленческого баланса нет, поэтому его можно составить, например, в excel. Это документ только для внутреннего пользования (в этом его отличие от бухгалтерского баланса), поэтому его можно формировать на любую даты.

Кроме того, управленческий баланс можно создавать как на одну компанию, так и на несколько юридических лиц, аффилированных между собой. Очень важно, чтобы все активы и пассивы, внесенные в управленческий баланс, подкреплялись документами.

Ещё больше идей и примеров по этой теме вы получите на наших .

Мы рассмотрели структуру и основные показатели управленческого баланса. Используйте их, чтобы вовремя сделать правильные выводы о финансовом состоянии вашего предприятия и эффективно управлять своими продажами и бизнесом.

Управленческий баланс – итоговый результат ведения управленческого учёта за определённый промежуток времени. С его помощью генеральный директор имеет возможность контролировать состояние активов и пассивов своей компании и эффективно управлять финансами.

Что такое управленческий баланс

В бизнесе порой как в бою, и руководитель здесь - верховный главнокомандующий. Его задача – правильно распределить свои войска, прикрыть все фланги, продумать военную стратегию.

У предприятия нередко случается такая ситуация, что в одном его сегменте концентрируется наибольшее количество финансовых вливаний, в то время как другие сегменты остаются без внимания. А от этого может пострадать деятельность предприятия в целом. Порой бывает, что в резерве компании есть достаточно средств, но в продвижении бизнеса они никак не задействованы.

Чтобы оценить расстановку сил на конкретный момент времени, руководителю нужно изучить управленческий баланс. Этот отчёт помогает увидеть положение дел предприятия как единой системы, рассмотреть все ресурсы. Такой обзор время от времени совершать просто необходимо, особенно перед составлением отчётов или накануне собрания учредителей (акционеров).

Для финансового учёта в небольших организациях управленческий учёт играет особую роль. Ведь здесь руководителю нужно многое держать под личным контролем, в том числе вопрос борьбы с хищениями и несанкционированным расходованием денежных средств.

Управленческий баланс составляется таким образом, чтобы любой его показатель можно было раскрыть и разложить по составляющим. Тогда проверяемость цифр баланса многократно возрастает. Если проверять все данные досконально, хищения (недостачи в активах) либо ошибки финансового учёта выявить просто.

Следовательно, управленческий баланс – не просто отчёт, но ещё и основа для инвентаризации товаров, материалов, денежных средств и имущества предприятия.

Вот как выглядит примитивный управленческий баланс в «1С»:

С какими задачами справляется управленческий баланс

В том, насколько полезен в предпринимательстве управленческий баланс, вы уже смогли убедиться. Теперь рассмотрим конкретные задачи данного отчёта:

1. Управленческая задача.

1. Средства, которые поступают от кредиторов (поставщиков) и акционеров, распределяются по тем или иным статьям расходов. Управленческий баланс позволяет просмотреть эти вложения, а также выяснить, кто управляет средствами. В совокупности с отчётом о прибылях и убытках управленческий баланс даёт представление о том, насколько эффективно осуществляется управление. Для этого нужно просто соотнести стоимость капитала и отдачу от его использования.
2. С помощью управленческого баланса возможно составить план будущих денежных потоков.

2. Прогнозирование.

Дальновидность нужна не только управленцам, но и кредиторам компании. Ведь вполне логично, что, выдавая средства заёмщикам, кредиторы хотят быть уверены, что не ошиблись в своих действиях. Управленческий баланс помогает снижать риски предприятия. Поэтому правильно спрогнозированная финансовая перспектива - явный показатель стабильности и надёжности организации.

3. Балансировка.

Прогнозный баланс подразумевает использование принципа двойной записи при составлении бюджета. Такая система ведения учёта страхует от ошибок и потерь части данных. К примеру, если вы введёте в баланс меньшую сумму оплаты, чем стоимость реализованного имущества, у вас тут же обозначится кредиторская задолженность.

Кроме всех достоинств управленческого баланса он также служит средством предотвращения хищений и воровства в организации. В связи с этим уместно будет привести статистические данные американской организации ACFE.

1. Воровство сотрудников ежегодно лишает организации около 5% выручки.
2. Обнаружить мошенничество не так легко, поэтому до его раскрытия хищения на предприятии могут продолжаться до полутора лет.
3. Более высокопоставленные должностные лица воруют более крупными объёмами, чем рядовые сотрудники.
4. Работники с более длительным стажем приносят больший убыток в случае мошенничества, чем те, кто поступил на работу не так давно.
5. Чаще всего (77% случаев) мошенничеством занимаются люди, которые работают на продажах, закупках, в производстве, финансовом секторе, и руководящий состав.
6. В 84% случаев мошенники не имели каких-либо пятен в своей биографии, которые позволяли бы заподозрить их в возможности совершения хищений.
7. 49% организаций, потерпевших убытки от мошеннических действий, не получили компенсации.

Управленческий баланс составляется таким образом, чтобы руководителю было удобно им пользоваться. Чтобы задачи баланса выполнялись, отчёт должен составляться по определённой структуре.

Структурирование управленческого баланса имеет следующие цели

1. Прозрачная связь с иными формами отчётности. Любое заинтересованное лицо должно понимать из отчёта, как отражённые в нём цифры связаны с данными других форм отчётности - отчётом о движении денежных средств, отчётом о доходах и расходах.
2. Удобство контроля по объектам управления. Все цифры в балансе должны быть разгруппированы по объектам управления, чтобы упростить анализ по видам деятельности и секторам ответственности.
3. Управление эффективностью. Цель баланса – сделать вложения капитала максимально эффективными.

Эффективен ли как управленческий

Проследить данные о прибылях и убытках, проанализировать эффективность финансовых вложений можно при желании и с помощью бухгалтерского баланса. Но этот документ практически не имеет управленческих функций.

Предприятия нередко испытывают потребность в управлении балансом. Для этого они берут обязательный для каждой организации документ отчётности – бухгалтерский баланс и дорабатывают его, как это только возможно. Но дело в том, что даже если расширить аналитику бухгалтерского баланса, структура его не предназначена для управленческих целей, поэтому задачу управления балансом этот документ не поможет выполнить на 100%.

Всё дело в том, что бухгалтерский баланс, прежде всего, имеет целью оценку рисков, анализ платёжеспособности предприятия, ликвидности – того, что очень важно для контрагентов. Бухгалтерский баланс нужен в большей степени партнёрам по бизнесу, в то время как управленческий баланс служит инструментом планирования и прогнозирования внутри компании. Бухгалтерский баланс таким инструментом быть не может.

Напрямую сложно связать бухгалтерский баланс с отчётом о движении денежных средств. Из баланса можно перейти в ОДДС посредством применения рядя формул. И эти формулы применяются не к разделам отчёта, а к отдельным его строкам. Поэтому анализировать эти данные в системе практически невозможно, и финансистам крайне сложно бывает выявить взаимосвязь информации.

Данные в балансе не строятся по центрам ответственности и видам деятельности, потому что разделы не имеют никакой привязки к объектам управления. Искусственные попытки «разломить» баланс на статьи приносят мало пользы.

Все эти доводы подтверждают тот факт, что строить управленческий баланс на основе бухгалтерского крайне сложно. Для этого нужно быть особо одарённым финансистом.

Как читать управленческий баланс предприятия

Любой управленческий баланс включает в себя два крупных раздела:

1. Активы (источники формирования капитала);
2. Пассивы (способы использования капитала).

Раздел «Активы» также разделен на два подраздела:

• оборотные (денежные средства на счетах, товары на складах и дебиторская задолженность);
• внеоборотные (основные средства, нематериальные активы).

Своё деление имеет и раздел о пассивах. Он включает:

• обязательства (краткосрочные и долгосрочные – свыше 1 года);
• собственный капитал.

1. Цифры в разделе «Активы» баланса показывают на:

1. Отсутствие внеоборотных активов.
2. Увеличение товаров на складе по сравнению с предыдущим годом. Такое случается обычно, когда продажи идут на спад.
3. Уменьшение дебиторки относительно прошлого года. И это снова подтверждает догадку об уменьшении продаж.
4. Строка «Денежные средства» не может вполне адекватно отображать ситуацию в организации, поскольку данный показатель постоянно меняется.
5. Ключевым показателем является срока «Итого активы», где мы видим увеличение средств в два раза. Этот факт ставит под большое сомнение вывод об уменьшении продаж компании.

2. Приступаем к изучению разделов пассива. Там мы видим:

1. Неизменность уставного капитала.
2. Внимательно смотрим на собственный капитал. В случаях убыточности компании он будет отрицательным. Ещё одна причина отрицательного показателя по данной строке: тенденции извлечения собственником большего количества денежных средств, чем то, что поступает в компанию в качестве прибыли. Если предприятие имеет собственный капитал с минусом, значит, его долги превышают его возможности.

Проверять показатель собственного капитала нужно ежемесячно. Для этого существует следующий алгоритм: на начало месяца необходимо провести инвентаризацию обязательств и активов предприятия. А потом соотнести их друг с другом. Разница и будет собственным капиталом.

1. Почти четырёхкратное увеличение нераспределенной прибыли свидетельствует об увеличении продаж.
2. Появление заёмных средств, что можно трактовать как отрицательное изменение в сравнении с прошлым годом. Этот фактор нужно рассмотреть в совокупности с предыдущими: увеличение складских запасов, снижение дебиторки и рост прибыли. Всё это может свидетельствовать о масштабировании бизнеса, который требует дополнительного финансирования. Либо говорить о том, что чрезмерно много средств уходит на товарные запасы. Возможно, предприятие уже имеет кассовые разрывы, а ликвидности на их исключение и на поддержание развития предприятия не хватает.
3. Серьёзное увеличение счетов к оплате, выставляемых поставщиками. Этот факт делает негативным соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей. В идеале их соотношение должно составлять единицу. Но когда дебиторская задолженность ниже кредиторской в три раза, это неблагоприятный показатель.
4. Рост кредиторской задолженности. Она может формироваться из-за предоплат от покупателей.

Анализируя баланс, мы составили несколько наиболее вероятных предположений. Но чтобы выводы были более точными, нужно посмотреть дополнительно отчёты о движении денежных средств, а также о прибылях и убытках. И всё-таки для предварительной оценки состояния организации этих данных достаточно.

Как составить управленческий баланс «на коленке»

Весь управленческий баланс строится на основном правиле:

Пассивы = Активы

Внеоборотные активы + Оборотные активы = Обязательства + Капитал

Отсюда вывод:

Последняя формула позволяет нам построить управленческий баланс в любом месте, в любое время, практически «на коленке».

Статья баланса	Строки	Сумма
Баланс		2 372 500
Внеоборотные активы, в том числе: Автомобиль Офисная мебель
Оборотные активы, в том числе: Товары на складе Дебиторская задолженность, в том числе: Иванов Петров Сидоров Расчетный счёт		1 692 500
Обязательства, в том числе: Кредиты и займы, в том числе: Авангард Васечкин Кредиторская задолженность, в том числе: Кузнецов Слесарев Расчёты с персоналом Расчёты с бюджетом		2 172 500 1 500 000 1000 000
Капитал:	= cтр.01 + cтр.02 - cтр.03

Заключительная строка «Капитал» высчитывается по формуле:

Капитал = Внеоборотные активы + Оборотные активы – Обязательства

Данный пример выполнен по вертикальной форме баланса. Однако управленческий баланс можно также вписать и в горизонтальную форму, главное, что алгоритм подсчета не изменится.

Непременным условием составления управленческого баланса является требование заполнения всех балансовых строк по состоянию на один и тот же момент времени. Значима не только конкретная дата, но и время, когда данные заносятся в баланс. Эта точность очень важна, потому что она влияет на качественное отображение полной картины того состояния, в котором организация пребывает на данный период времени.

Если бухгалтерская информация по каким-либо причинам утрачена или не собиралась изначально, управленческий баланс всегда позволит оценить капитал предприятия.

Составление управленческого баланса по видам деятельности

Стандартный управленческий баланс формируется по активам, пассивам, оборотным и внеоборотным активам, но он может быть построен иначе. Информация может группироваться по видам деятельности предприятия. В этом случае информация будет рассредоточена по следующим направлениям:

• капитал (уставной капитал, резервы и нераспределенная прибыль в результате финансовой деятельности);
• основной капитал (возникшие благодаря инвестиционным вливаниям обязательства и активы);
• текущий оборотный капитал (возникшие как итог обычной хозяйственной деятельности обязательства и активы);
• долг (средства, полученные у профессиональных кредиторов под проценты).

Напрямую названия не соответствуют видам деятельности, однако все процессы предприятия сгруппированы по разным секциям. Названия подобного вида помогают сохранить преемственность традиционного баланса. Но по сути своей вся финансовая деятельность предприятия разделена на два основных блока: капитал и долг. Если в блоке под названием «Долг» скрываются все заёмные средства организации, то в блоке «Капитал» мы видим собственные средства.

После того как вы структурно сформируете свой управленческий баланс, вам останется только заполнить статьи соответствующими цифрами. Все секции заполняются по экономическому смыслу содержания показателей, но вот статью «Денежные средства» лучше отразить обособленно.

В целом процесс заполнения по такой форме управленческого баланса совсем нетрудный. В строку «Запасы» мы помещаем показатель, полученный в результате текущей хозяйственной деятельности, а в строку «Незавершённое строительство» – цифры, явившиеся результатом деятельности инвестиционной. Не всегда можно проследить прямую взаимосвязь совершённых операций со строками в балансе. Но она проверяется простым вопросом: к какому виду деятельности относятся те платежи, которые сформировали данную статью, согласно отчёту о движении денежных средств? Как вы классифицировали эту статью в ОДДС, так же она будет восприниматься и в управленческом балансе.

Есть небольшая сложность в том, что некоторые статьи сложно отнести к той или иной категории. Например, если рассмотреть строку «Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками», то сюда можно внести цифры и по текущей деятельности, связанной с поставками сырья и материалов, и по инвестициям (например, вложения в новое оборудование). При возникновении подобных трудностей статью целесообразно разделить на два элемента, к одному из которых отнести только текущую кредиторскую задолженность, а к другому – инвестиционную кредиторскую задолженность перед поставщиками и подрядчиками.

Наиболее простым вариантом будет разнесение задолженности по контрагентам. В большинстве случаев поставщиками, связанными с текущей задолженностью и задолженностью инвестиционной, выступают разные компании. Поэтому все цифры можно группировать и по поставщикам. Но если и здесь есть некоторые пересечения, тогда целесообразно открыть субсчета в рамках счёта «Поставщики и подрядчики». В дальнейшем вы сможете относить любую финансовую операцию на тот или иной субсчет на основании первичной документации.

Рассмотрим пример варианта управленческого баланса, сформированного по видам деятельности. Первым этапом стал анализ разделов стандартного управленческого баланса.

1. Внеоборотные активы. Статьи по смыслу можно отнести к инвестиционной деятельности, поэтому их можно включить в секцию «Основной капитал» по соответствующим видам деятельности (см. табл. 1).

2. Оборотные активы. Такие статьи, как «Запасы», «Прочие оборотные активы» и «Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», относятся к разделу «Текущий оборотный капитал».

Сложнее дело обстоит со статьей «Авансы выданные». Так как авансы могут выдаваться в ходе текущей операционной деятельности, тогда их можно будет включить в тот же раздел («Текущие авансы выданные»). Но они могут подразумевать и деятельность инвестиционную. В этом случае мы переносим цифры в секцию «Основной капитал», конкретно в строку «Инвестиционные авансы выданные».

Как мы уже говорили ранее, «Денежные средства» следует отразить отдельной строкой.

3. Пассив. Что касается статьи «Капитал», то она единообразно названа и в классическом балансе, и в балансе по видам деятельности. Перенести цифры не составит труда.

Статья «Долгосрочные займы и кредиты полученные» из раздела «Долгосрочная кредиторская задолженность» должна быть перенесена в секцию «Долг», т. к. это финансовая деятельность.

В эту же секцию мы отнесём и цифры из статьи «Краткосрочные займы и кредиты полученные». А вот статья «Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками» разделяется соответственно тому принципу, который мы применили к статье «Авансы выданные».

Таблица 1. Управленческий баланс по видам деятельности ООО «Мираж», млн руб.

				Изменение
	Основной капитал - инвестиционная деятельность (стр. 2 – стр. 7)
	Активы (сумма стр. 3–6), в том числе:
	Основные средства и НМА
	Незавершённое строительство
	Инвестиционные авансы выданные
	Прочие инвестиционные активы
	Пассивы (стр. 8), в том числе:
	Инвестиционная кредиторская задолженность
	Текущий оборотный капитал – текущая деятельность (стр. 10 – стр. 15)
	Активы (сумма стр. 11–14), в том числе:
	Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков
	Текущие авансы выданные
	Прочие оборотные активы
	Пассивы (сумма стр. 16–18), в том числе:
	Текущая кредиторская задолженность поставщиков и подрядчиков
	Авансы полученные
	Прочие краткосрочные обязательства
	Денежные средства
	Капитал - финансовая деятельность (стр. 21 + стр. 22)
	Капитал и резервы
	Нераспределенная прибыль
	Долг - финансовая деятельность (стр. 24 + стр. 25)
	Долгосрочные займы и кредиты полученные
	Краткосрочные займы и кредиты полученные
	Собственный и заёмный капитал (стр. 20 + стр. 23)
	Инвестированный капитал (стр. 1 + стр. 9 + стр. 19)
	Итого активов (стр. 2 + стр. 10 + стр. 19)			Многие пытаются перейти с управленческого баланса, оформленного по стандартной форме, на составление баланса по видам деятельности именно потому, что он намного прозрачнее в плане аналитики. Его очень просто сопоставлять с ОДДС, так как его разделы практически соответствуют секциям баланса по видам деятельности. Для сквозного анализа это оптимальный вариант. Так, подобный формат помогает легко определить увеличение основного капитала в связи с инвестиционными выплатами, которые, в свою очередь, отражаются в ОДДС. Такой вид управленческого баланса более удобен для прогнозирования. В этом плане прекрасно работает следующая формула: Долг на конец периода = Долг на начало периода + Чистый денежный поток по финансовой деятельности После того как вы трансформируете классический баланс в баланс по видам деятельности, вам легко будет изменить его в баланс, показатели которого рассредоточены по центрам ответственности. Финансовая служба будет ответственна за секцию «Долг», инвестиционные подразделения - за «Основной капитал», бизнес-подразделения - за «Текущий оборотный капитал». В итоге мы видим, кто конкретно отвечает за цифры в каждой секции баланса. Его легко анализировать и в динамике (какие произошли изменения), и в статике (состояние на настоящий момент). Анализируя отчёт о движении денежных средств ООО «Мираж», мы видим, что денежный поток по инвестиционному направлению составляет 94 миллиона рублей, из которых 10 миллионов составляют амортизацию, а 5 миллионов – инвестиционные доходы. 89 миллионов составляют изменения основного капитала. Далее рассмотрим управленческий баланс по видам деятельности за аналогичный период (см. табл. 1). Там мы увидим, что цифра в секции «Основной капитал» возросла на 89 млн рублей, а статья «Основные средства и нематериальные активы», которая входит в данную секцию, увеличила свой показатель на 111 млн рублей. На 50 млн рублей возросла инвестиционная кредиторская задолженность. Вполне вероятно, что в скором времени компания будет вынуждена дополнительно осуществлять платежи в направлении инвестиционной деятельности. А благодаря управленческому балансу по центрам ответственности, мы знаем, что выяснять происхождение цифр нужно в инвестиционных подразделениях предприятия, которые несут ответственность за эту часть баланса. Управленческий баланс в Excel: пошаговая инструкция Для того чтобы составить управленческий баланс, специальные программы не нужны. Достаточно иметь базовый пакет Microsoft Office, a в нём вам понадобится Excel. Шаг 1. Единообразно создаём общий справочник бюджетной системы. Как оформляются «Статьи движения денежных средств» и «Статьи доходов и расходов» можно посмотреть в таблице. Так выглядит информация о центрах финансовой ответственности (ЦФО). Распределяем признаки для аналитики. Шаг 2. Подстраиваем виды аналитики под бизнес компании. * Применяется при составлении обобщающей таблицы Excel. ** РУ – ручное управление. *** Выгружается из программы по ведению бухучёта, например «1С» Шаг 3. Проводим оценку результатов работы компании по каждому направлению деятельности. Для начала нужно оформить управленческий баланс по форме, указанной в таблице. Эта форма лучше всего подходит предприятиям крупного и среднего масштаба. Она имеет следующие отличительные черты: Позволяет объективно оценить финансовое состояние компании: его ресурсы (активы), часть ресурсов, приходящихся на долю владельцев (капитал), а также обязательства перед государством и третьими лицами. Выглядит как набор строк, содержащих определённые цифровые данные, собранные на конец месяца. Этот месяц указывается в шапке отчёта. И сам заголовок отчёта должен содержать указание на тот месяц, по итогам которого собраны отображаемые данные. ​ Форма для предприятий малого бизнеса Шаг 4. Наглядно отображаем анализ изменений структуры управленческого баланса. Для того чтобы наглядно отобразить все наиболее часто запрашиваемые руководством данные по предприятию, удобно использовать таблицу.

Программа предназначена для ведения полного финансового учета в организациях малого и среднего бизнеса. Доступны два варианта программы:

• Управленческий учет в торговле
  
• Управленческий учет в сфере услуг
  

Оба варианта предполагают работу с заказами. Версия для предприятий тороговли имеет более сложную структуру - работа ведется с заказами на закупку и заказами на продажу, вычисляются остатки непроданных товаров в натуральном и стоимостоном выражении. Возможна работа как в оптовой торговле, так и в мелкой рознице малого бизнеса, там где возможно разделить деятельность по заказам в объемах данных, доступных для обработки в электронных таблицах.

В версии для сферы услуг поддерживается только один тип заказов. Рекомендуется начать изучение возможностей с этого варианта программы, даже если предполагается использование в торговой организации.

Программы формирую все основные финансового учета:

• Отчет о прибылях и убытках
• Отчет о движении денежных средств
• Управленческий баланс
• Просроченные задолженности
• Балансы по контрагентам

Поддерживается факт на 12 месяцев (можно настроить другой горизонт). Данные вводятся в одной валюте . Ограничения на количество контрагентов и записей в журналах операций определяются в большей степени мощностью компьютера и лимитами электронных таблиц.

Введение

Программа реализует основные функции финансового учета в организации малого и среднего бизнеса. При этом управленческий характер учета не подразумевает обязательное наличие первичных документов, номеров счетов, проводок и прочих характеристик бухгалтерских программ. Обеспечиваются следующие функции:

• Учет заказов на закупку и продажу
• Расчет маржинальной прибыли по заказу на продажу
• Учет запасов в товарах
• Учет запасов в незавершенных заказах
• Учет прямых затрат закупки и продажи
• Ввод косвенных затрат как в привязке к платежу, так и независимо от него
• Учет поступлений и платежей
• Доходы по неосновной деятельности
• Операции через посредников
• Просмотр всех операций за период по любому контрагенту
• Просмотр движения денежных средств по точке учета денежных средств (расчетному счету)
• Расчет просроченных дебиторской и кредиторской задолженностей
• Формирование основных финансовых отчетов: ОПУ, ОДДС, Баланс

Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:

• Параметры
• Справочники
• Журналы

Отчеты программы также являются таблицами Excel. Все отчеты требуют нажатия специальной кнопки для обновления, независимо от выбранного режима пересчета ячеек Excel.

Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя. При помощи стандартных средств Excel можно безопасно для функциональности программы производить собственные изменения в струкутре:

• Скрывать неиспользуемые листы, столбцы и строки
• Сортировать и группировать строки в справочниках и журналах
• Добавлять строки целиком для расширения справочников, журналов и отчетов
• Изменять названия полей в журналах, справочниках и отчетах
• Добавлять новые поля в справочники и журналы
• Переносить данные новых полей в отчеты (потребуется корректировка листа Preset)
• Подключать собственные вычисления, выполненные на отдельных листах или внури рабочих листов
• Связывать рабочую книгу с другими файлами
• Добавлять макросы для автоматизации процедур

Обязательно сохраняйте резервные копии файлов, перед проведением изменений в структуре программы

Изменения в версии 2.6

• Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS (Excel 2000-2003). Файлы программ сохранены в формате XLSX/XLSM и работают в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программы в формате XLS доступны только в версии 2.0, и могут быть приобретены только по специальному запросу.
• Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
• Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику.
• Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.

Ограничения

Особенности реализации отчетов без использования постоянных связей и формул позволяют накапливать большие объемы данных без существенного замедления работы электронных таблиц. Тем не менее, остаются существенные ограничения на объем данных как из-за самого механизма хранения информации электронных таблицах, так и в связи со скоростью обработки данных.

По результатам тестов разработчики гарантируют комфортную работу на высокопроизводительном локальном комьютере со следующими объемами данных:

• Общее количество контрагентов (клиенты+поставщики) - до 300
• Количество точек учета денежных средств - до 50
• Количество заказов (закупка + продажа) - до 3 000 в год
• Суммарное количество записей во всех журналах затрат и платежей - до 20 000 в год
• Объем сохраненного файла Excel - до 10Мб

Дополнительно необходимо учитывать все ограничения среды Excel - например, количество строк в Excel 2000-2003 до 64тыс.

Большее количество записей в таблицах может потребовать переключения на ручной режим расчетов Excel. Также можно уменьшить фактический период с предустановленного года, до, например, квартала (менее не рекомендуется из-за частого переноса начальных остатков в новые файлы). При накоплении информации отчеты программы незначительно замедляют свою работу по сравнению с демонстрационными данными.

Установка и запуск

Общие замечания

Цветовая палитра, используемая для окраски таблиц справочников и журналов, определяет назначение полей и ячеек.

• Темно-серый фон – служебная ячейка с расчетами
• Серый фон – ячейка хранит формулу, может быть доступен ввод значения вместо этой формулы (если указано в комментарии)
• Светло-желтый и Розовый фон – расчетная ячейка с важными данными
• Светло-серый фон – ячейка с выбором из списка
• Белый фон – ячейка, доступная для изменений

В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле.

Потенциально ошибочные, не найденные в справочниках элементы журналов, выделяются красным цветом фона (реализовано через условное форматирование Excel).

• Стандратный выпадающий список через интерфейсное средство "Проверка данных" - доступен при переходе на ячейку
• Дополнительный элемент управления "Выпадающий список" с возможностью поиска по первым буквам слова - активизируется при двойном клике на ячейке

Для нормальной работы программы должны быть подключена специальная надстройка "Финансы в Excel" (подключается автоматически программой установки). Основная информация о таблицах и алгоритмах программы хранится на листе Preset (может быть скрыт). Кроме этого листа, файл содержит еще несколько скрытых рабочих листов, используемых при формировании отчетов.

В отличие от предыдущих версий, по умолчанию все таблицы программы не имеют защиты от изменений. Автоматическую установку защиты можно указать на листе Preset. Кроме того, снятие защиты можно производить стандартными средствами интерфейса Excel. При установленной защите доступны для изменения только поля данных, предполагаемых ручной ввод.

Пользователь может свободно работать с интерфейсом Excel, производить дополнительные вычисления, вводить информацию при помощи формул, использовать автофильтр, сортировку, поиск и замену данных. При этом не нарушатся никакие программные механизмы. Подробнее о допусках и ограничениях см. описание надстройки Финансы в Excel .

Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».

Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.

Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы:

– возврат на страницу содержания.

Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».

Параметры

Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Организация	название предприятия
Сегодня	текущая дата для программы. По умолчанию хранит формулу =TODAY() . Можно исправить на ручной перевод даты.
Дата начала / Периоды	первая учетная дата. Желательно начало месяца. Начальные остатки вводятся на дату, предшествующую дате начала учета. Даты начала периодов пересчитываются автоматически.
Горизонт	количество периодов (месяцев) учета. По умолчанию программа настроена на 12 периодов. Изменение потребует исправления структуры отчетов.
Базовая валюта	валюта учета. Любое наименование. По умолчанию "руб"

Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.

Справочники

Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.

Добавление новых позиций в справочник осуществляется через копирование любой строки и вставку целиком в любое место диапазона строк справочника. Важно при этом добавлять данные после первой и перед последнец строкой - таким образом последняя строка в любом настраиваемом справочнике должна оставаться без наименования.

Наименования во всех справочниках должны быть уникальными. Так, недопустимо, чтобы поставщик назывался одинаково с клиентом или расчетным счетом.

Можно отсортировать информацию в справочниках в любой момент стандартными средствами Excel. Перед сортировкой выделите нужный диапазон справочника, включая столбцы параметров, а не только столбец названий.

Типы контрагентов

Для группировки в отчетах все контрагенты привязываются к определенному типу.

Имеются предустановленные типы.

• В версии - это: клиент , поставщик товара , посредник , рс (расчетный счет)
• В версии нет поставщика товара: клиент , посредник , рс (расчетный счет)

Тип	Назначение
Клиент	покупатели, используемые как владельцы заказов на продажу
Поставщик товара	поставщики товаров используемые, в заказах на закупку
Посредник	специальный тип контрагента, через которого могут осуществляться платежи и приниматься оплаты от контрагентов. В отличие от типа РС (точки учета денег) может формировать затраты.
РС (расчетный счет)	расчетный счет или другая точка учета денежных средств: касса, авансовый отчет и пр.
Прочие поставщики	настраиваемое подможество типов для группировки прочих поставщиков

Последний тип во всех версиях является настраиваемым и предназначен для произвольной группировки поставщиков. Подразумевается разделение прочих поставщиков по типам, в зависимости от конкретного вида бизнеса.

Предустановленные типы нельзя изменять (можно переименовать). Настраиваемое подмножество типов прочих поставщиков можно произвольно добавлять и удалять в свободные строки. Можно также добавлять новые строки в справочник прочих поставщиков.

После добавления типов поставщиков может потребоваться добавить такое же количество строк в отчет ОДДС (см. ниже). Данные о новых позициях сформируются автоматически после обновления отчета.

Статьи затрат

Затраты поделены на три предустановленные типа:

• Прямые
• Косвенные
• Финансовые (доходы и расходы)

Прямые и косвенные затраты используются по назначению: для ввода прямых переменных затрат и для ввода постоянных затрат. Финансовые затраты включают в себя все статьи доходов и расходов по неосновной деятельности.

Разрешено изменять название, добавлять и удалять строки (после первой и до последней).

Контрагенты и точки учета

Общий справочник контрагентов и точек учета денежных средств. Разделен на 3 или 4 группы в зависимости от версии программы (зависит от количества предустановленных типов контрагентов ).

Поля таблицы:

Заголовок	Описание
Наименование	Название контрагента или точки учета денег
Тип	Тип контрагента из справочника. Можно изменять только для прочих поставщиков
Комментарий	Любое примечание
Дата нач., ДЗ, КЗ, Остаток	Начальная дебиторская (для клиентов), кредиторская (для поставщиков) задолженности или остаток денежных средств в валюте учета (для точек учета денег)
Оплата1, % Оплата1, дн Оплата2, % Оплата2, дн	Условия оплаты: для клиентов и поставщиков товара возможны 2 оплаты, для остальных поставщиков одна оплата. Указывается отсрочка в днях (предоплата с минусом). Для двух оплат указывается доля первой.
Расчет просроченной задолженности (0/1)	Признак учета просроченной задолженности по контрагенту. Вводится через 0=нет, 1=да, либо двойной клик на флажке
Плановая дата погашения начальной задолженности	Плановая дата оплаты начальной дебиторской или кредиторской задолженности (для корректного учета просроченной задолженности). По умолчанию вычисляется на основе условий оплаты, можно ввести другую дату вместо формулы

Разрешено изменять добавлять и удалять строки (после первой и до последней в каждой группе).

Статусы заказов

Справочник статусов заказов, используемый в качестве списка выбора. Стаус заказа никак не влияет на финансовый результат. Предназначен только для удобства отслеживания и фильтрации заказов.

Доступно для ввода только Наименование статуса. Можно добавлять или удалять строки целиком.

Заказы

В программе реализован расчет себестоимости по методу директ-костинг . При этом маржинальная прибыль рассчитывается на уровне заказов, а не по товарам или товарным группам. Косвенные затраты не распределяются на себестоимость, а добавляются отдельными строками в отчет о прибылях и убытках.

В программа Управленческий учет в сфере услуг реализован простой метод учета заказов. Имеется один тип заказа. К нему могут быть привязаны прямые затраты. Такая упрощенная организация системы учета может применяться не только в сфере услуг, но и, например, в продажах без склада, проектных работах и пр.

Программа Управленческий учет в торговле поддерживает два типа заказов: на закупку и на продажу. Имеется отдельная таблица для указания связи, какие заказы на закупку участвуют в заказе на продажу. Прямые затраты соответственно также могут распределяться либо на закупку, либо на продажу. Поддерживается расчет запасов на уровне товаров и затрат.

Заказы (Управленческий учет в сфере услуг)

Услуги не могут храниться в запасах, поэтому основная деятельность этого рода бизнеса может быть описана через один тип заказа, который характеризует продажу, и к которому могут быть привязаны дополнительные прямые затраты. Эти затраты могут возникать в момент реализации заказа или быть приобретены заранее (так называемые, затраты в запасах Клиенты . В таблице (лист Заказы ) автоматически рассытывается себестоимость, выручка и маржинальная прибыль по каждому заказу.

Поля Заказа описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Заказ	Уникальный код заказа.	Да	Да (начало ввода)
Статус	Статусов	Список	Нет
Дата	Дата продажи услуги	Да	Да
Услуга (маршрут )	Наименование услуги	Да	Нет
Регистрационный номер		Да	Нет
Водитель	Пример произвольного поля, характеризующего заказ	Да	Нет
Комментарий	Примечание к заказу	Да	Нет
Клиент	Клиент из справочника	Список	Да
Затраты	Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат .	Нет	Вычисляемое
Количество	Количество услуг или работ в заказе. По умолчанию 1	Да	Да
Цена продажи	Цена за единицу услуги.	Да	Да
Выручка	Количество * Цена	Нет	Вычисляемое
Маржинальная прибыль	Выручка - Прямые затраты по заказу	Нет	Вычисляемое
	Дата и сумма первой оплаты.	Да (вместо формулы)	Да
	Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)

Поля Маршрут , Рег.номер , Водитель (выделены курсивом) использованы в демонстрационой модели только в качестве примера дополнительных характеристик заказа на автотранспортном предприятии. Для другого типа бизнеса, связанного с продажей услуг, можно эти поля переименовать, либо удалить. Можно также добавить собственные произвольные поля (через добавление столбца целиком).

Даты плановых оплат

Дата

Заказы на закупку (Управленческий учет в торговле)

Первичными для дальнейшего расчета являются - лист Зак . Поставщиком таких заказов могут являться только контрагенты предустановленного типа Поставщик товаров . Автоматически рассчитывается себестоимость единицы закупленного товара и остаток непроданных товаров на складе.

Поля Заказа на закупку описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
#PO	Уникальный код заказа заказа на закупку (англ. Purchase Order). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Статус	Состояние заказа из справочника Статусов	Список	Нет
Дата закупки	Дата закупки товара	Да	Да
Комментарий	Примечание к заказу	Да	Нет
Поставщик	Поставщик товара из справочника	Список	Да
Товар	Произвольное название закупаемого товара (в базовой версии нет справочника товаров)	Да	Нет
Количество		Да	Нет
Затраты	Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат .	Нет	Вычисляемое
Цена	Цена за единицу товара.	Да	Да
Стоимость	Количество * Цена	Нет	Вычисляемое
Дополнительные затраты	Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат .	Нет	Вычисляемое
Итого затраты	Итоговая себестоимость заказа на закупку: Стоимость + Доп.затраты	Нет	Вычисляемое
Плановая оплата1: дата, сумма	Дата и сумма первой оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Да
Плановая оплата2: дата, сумма	Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Нет (если 1я оплата =100% выручки)

Даты плановых оплат необходимы для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию они формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату и сумму вместо формулы, если, например, конкретный счет оплачивается поставщику по специальной договоренности. Сумма плановой оплаты в любом случае должна совпадать с суммой начисления по заказу.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.

Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.

Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.

Заказы на продажу (Управленческий учет в торговле)

Продажи описываются в журнале (лист Прод ). Покупателями заказов могут являться только контрагенты предустановленного типа Клиенты . В таблице автоматически рассытывается выручка и маржинальная прибыль по каждому заказу. Для расчета прибыльности должны быть настроены связи между закупками и продажами на листе Выручка .

Поля Заказа на продажу описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
#SO	Уникальный код заказа заказа на продажу (англ. Sales Order). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Статус	Состояние заказа из справочника Статусов	Список	Нет
Дата	Дата продажи услуги	Да	Да
Комментарий	Примечание к заказу	Да	Нет
Клиент	Клиент из справочника	Список	Да
Затраты закупки	Затраты на реализацию товара, не связанные с продажей. Рассчитывается в таблице Выручка	Нет	Вычисляемое
Затраты продажи	Затраты привязанные кк продаже (коммерческие затраты) из журнала Прямых затрат	Нет	Вычисляемое
Итого себестоимость реализации	Затраты закупки + Затраты продажи	Нет	Вычисляемое
Выручка	Значение по заказу из таблицы Выручка (рассчитывается автоматически)	Нет	Вычисляемое
Маржинальная прибыль	Выручка - Итоговая себестоимость	Нет	Вычисляемое
Плановая оплата1: дата, сумма	Дата и сумма первой оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Да
Плановая оплата2: дата, сумма	Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную.	Да (вместо формулы)	Нет (если 1я оплата =100% выручки)

Даты плановых оплат необходимы для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию они формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату и сумму вместо формулы, если, например, конкретный счет клиент оплачивает по специальной договоренности. Сумма плановой оплаты в любом случае должна совпадать с выручкой по заказу.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.

Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.

Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.

Выручка (Управленческий учет в торговле)

Сопоставление продаваемых заказов с закупкой осуществляется в журнале Выручка (лист Выр ).

При продаже товаров каждый заказ на продажу должен быть связан с как минимум одним заказом на закупку. При продаже работ или услуг и другой деятельности такой связи может и не быть. В этом случае себестоимость заказа сформируется только на основе данных журнала Затраты .

Необходимо отслеживать остатки товаров в натуральном выражении, так как автоматического контроля отрицательных значений не предусмотрено - программа позволяет продавать больше, чем есть на складе.

Поля Заказа на продажу описаны в таблице:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
#SO	Код Заказа на продажу (ссылка). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
#PO	Код Заказа на закупку (ссылка).	Да	Да
Комментарий	Произвольное примечание	Да	Нет
Клиент	Клиент из Заказа на продажу (вычисляется автоматически)	Нет	Вычисляемое
Товар	Клиент из Заказа на закупку (вычисляется автоматически)	Нет	Вычисляемое
Количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.	Да	Да
Цена продажи	Цена продажи за единицу	Да	Да
Выручка	Количество * Цена продажи	Нет	Вычисляемое
Себестоимость единицы	Затраты на единицу товара, не связанные с его продажей (цена закупки + доп.затраты закупки)	Нет	Вычисляемое
Стоимость	Общая себестоимость: Количество * Себестоимость единицы	Нет	Вычисляемое

Таблицы и Выручка жестко связаны между собой для вычисления маржинальной прибыли и остатков по заказу. Связь происходит через код заказа (SO или PO). Для лучшего понимания возможностей внимательно изучите демонстрационные примеры, а также попробуйте полностью описать один заказ от закупки до продажи покупателю.

Для бизнеса по перепродаже товаров без использования склада лучше подойдет версия Управленческий учет в сфере услуг .

Для удаления записи достаточно очистить поле SO (ссылка на Заказ на продажу )стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.

Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.

Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.

Затраты

Журнал предназначен для ввода нескольких типов операций по формированию расходов и доходов (лист Затр):

• Ввод прямых затра с привязкой к заказу
• Ввод косвенных затрат без привязки к конкретному платежу
• Покупка материалов в запас (на склад)
• Ввод затрат по неосновной деятельности
• Ввод доходов по неосновной деятельности (отрицательное число)

Расходы, связанные с закупкой товара по основной деятельности формируются в Заказах на закупку (версия Управленческий учет в торговле ). Косвенные затраты, списываемые на себестоимость периода непосредственно датой платежа, могут быть введены в журнал Платежей и поступлений (см. ниже). Все остальные затраты и доходы по неосновной деятельности должны быть сформированы в журнале Затраты Поставщик из справочника.

Список Нет (не требуется в случае списания из запасов) Статья Статья затрат из справочника. Список Нет (не требуется при закупке в запас) Заказ (#PO/#SO) Код заказа (на закупку или продажу для торговой версии) Да (Список в версии для услуг) Нет (требуется для прямых затрат) Сумма Сумма начисленных затрат Да Да (для доходов - отрицательное число) Плановая дата оплаты
Дата оплаты (может быть только одна).
Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. Да (вместо формулы) Да

Затраты относящиеся к конкретному заказу и влияющие не маржинальную прибыль, должны заполнятья с указание Заказа (на закупку или продажу в версии Управленческий учет в торговле ). В версии Управленческий учет в сфере услуг доступен выбор из списка.

При закупке материала (ресурса) на склад поле Статья остается пустым. При дальнейшем списании этого ресурса на себестоимость, поле Поставщик остается пустым, а Статья заполняется.

Для формирования доходов по неосновной деятельности в поле Сумма вводится отрицательное число, а в поле Поставщик выбирается Клиент .

Дата плановой оплаты необходима для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию она формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату вместо формулы, если, например, конкретный счет оплачивается поставщику по специальной договоренности.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.

Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.

Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.

Платежи и поступления

Журнал предназначен для ввода операций, связанных с движением денежных средств (лист Плат):

• Ввод поступлений денежных средств от клиента на расчетный счет (точку учета), либо через посредника
• Ввод платежей поставщикам всех типов
• Формирование косвенных затрат в привязке к платежу
• Внутреннее перемещение денежных средств между точками учета

Платежи и поступления формуирую данные Отчета о движении денежных средств (ОДДС) , а также влияют на балансовые и просроченные задолженности.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата поступления или платежа. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код операции	Произвольный код	Да	Нет