Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Кандидат технических наук

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема » в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие. При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, — это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько примеров описания бизнес-процесса при помощи популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема » (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема » (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на Рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема » в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На схеме, представленной на Рис. 1, последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов — при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы, ни то, и ни другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т. п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты — процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т. п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

• Описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
• Описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
• Описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (Рис. 1) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема » в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На Рис. 2 показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме Рис. 1. Схема Рис. 2 выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема » в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 2, показаны ниже.

«Простая блок-схема » в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на Рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На Рис. 3 представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы нестандартным образом — не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т. п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на Рис. 3, является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником — стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Однако в Business Studio можно обойтись использованием только одного типа стрелок — стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности.

Такой подход дает возможность:

• Существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом;
• Вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

Тот факт, что название стрелки не зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки на схеме максимально понятным и удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования «Подготовлен комплект отчетов» можно привязать комплект конкретных документов. Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию под названием «Сформировать отчет по инкассации за день». (Заметим, что в методологии компании «СТУ» стрелка после операции процесса — это сущность, а не событие. После блока «Решения» можно показывать возможные результаты решения).

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 3, показаны ниже.

«Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на Рис. 3.

На Рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на Рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы также существенно выше.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно рассмотреть приведенный выше пример описания бизнес-процесса в случае, если он представлен в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т. е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А. А. Белайчук — Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

«На Рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на Рис. 1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки — ромбами, данные — пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления — сплошные линии, потоки данных — пунктирные.

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением — „движком“ BPM-системы.

В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну, а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги bpmntraining.ru .»

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0

Практика жизни

На Рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы » — применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

Рис. 6. Примеры схемы процесса одной из компаний

При формировании схемы Рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т. п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.

Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• Трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• Невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• Значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• Дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т. п.).

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

http://finexpert.ru/ — среда общения профессионалов http://bpm3.ru/ — процессы, проекты, эффективность

Обучение проводится на персональных компьютерах.

Курс посвящён описанию бизнес-процессов с помощью распространённого редактора деловой графики Microsoft Visio. который несложен в освоении и в то же время позволяет быстро и качественно создавать бизнес-модели.

В ходе тренинга рассматриваются наиболее распространённые методологии (нотации) моделирования бизнес-процессов, поддерживаемые Visio, и отрабатываются практические навыки построения графических диаграмм процессов в MS Visio.

Программа курса ориентирована на специалистов, занимающихся описанием, анализом и оптимизацией бизнес-процессов.

1. Базовые функции Microsoft Visio, необходимые для построения диаграмм бизнес-процессов.
   • Работа с листами диаграммы. Использование наборов фигур. Работа с образцами фигур. Добавление фигур на диаграмму. Проведение динамических соединительных линий между фигурами. Приклеивание соединительных линий к фигурам. Динамическое и статическое приклеивание. Установка параметров привязки и приклеивания. Использование функции автосоединения. Изменение размера и положения фигур. Изменение размера и положения текстового поля фигур. Маркеры фигуры: выделения, вращения, текстового поля, управления, точки соединения. Форматирование фигур. Копирование фигур и их формата. Автоматическое выравнивание и расстановка фигур. Группировка фигур и объединение их в контейнеры. Масштабирование, изменение размера и вида страницы диаграммы. Настройка параметров страницы диаграммы и её печати.
2. Основные правила построения диаграмм процессов.
   • Построение сети процессов верхнего уровня. Декомпозиция процессов. Определение целей описания процесса. Определение границ процесса: входов, выходов, поставщиков и потребителей. Построение диаграмм процессов верхнего и нижнего уровней. Правила отображения логики выполнения процесса. Правила использования событий и логических операторов. Отображение ответственных и исполнителей процессов.
3. Методологии и стандарты описания бизнес-процессов, поддерживаемых Microsoft Visio.
   • Наиболее часто применяемые на практике методологии и стандарты (нотации) описания бизнес-процессов, поддерживаемые программным продуктом Microsoft Visio. Схема процесса IDEF0. Обыкновенная блок-схема процесса. Блок-схема процесса с дорожками (Swimmer Lanes). Схема процесса ARIS VAC (Value Added Chain Diagram). Схема процесса ARIS EPC (Event driven Process Chain). Схема процесса BPMN (Business Process Model and Notation). Сравнительный анализ, преимущества, недостатки и области применения нотаций. Отображение на диаграмме ручных и автоматизированных процессов. Задание для процессов временных и стоимостных параметров, требований по срокам и качеству и других необходимых данных.
4. Сервисные функции MS Visio в приложении к задаче описания бизнес-процессов.
   • Декомпозиция и установка гиперссылок на вложенные диаграммы бизнес-процессов. Установка и редактирование защиты для фигур диаграммы. Установка для фигур диаграммы ссылок на различные внешние файлы, документы и ресурсы. Создание и редактирование атрибутов объектов диаграммы. Добавление и редактирование для фигур полей свойств (атрибутов). Создание и редактирование наборов фигур. Формирование отчётов на основе графической диаграммы. Формирование HTML-публикации графической диаграммы.

Лабораторная работа №1

Организационное проектирование

Теоретическое обоснование

Бизнес-процесс ‒ это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (иначе ‒ последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Для решения различных бизнес-задач требуется подробно и наглядно описывать процессы. То есть ‒ строить их модели. Модели предназначены для подробного описания операций, выполняемых последовательно во времени по определенной технологии.

Рисунок 1.1 – Модель «процесс»

Существуют различные возможности для графического, табличного, текстового описания процессов. Рассмотрим, как создать графическую схему бизнес-процесса при помощи программного средства Microsoft Visio. Прежде всего, стоит сказать, что продукт Visio не входит в стандартный пакет Microsoft Office.

Методические указания к выполнению работы:

Запускаем программу при помощи кнопки «Пуск» или через ярлык на рабочем столе.

Рисунок 1.2 – Главное окно программы MS Visio 2010

Рисунок 1.3 – Главное окно программы MS Visio 2003

Первое что мы увидим после запуска программы – окно, предлагающее выбрать вид нужного нам графического построения из предложенных категорий. Для наших целей выбираем категорию «Бизнес-процессы». Здесь мы увидим различные варианты схем, используемых для описания, как процессов, так и диаграмм потоков. Например, потока данных или работ; межфункциональные схемы.

Из предложенных вариантов описания процессов в меню – выбираем опцию EPC Diagramm.

Новый файл можно создать также в рабочем режиме при открытых других файлах, через основное меню. Выбираем Файл – новый (New) – Бизнес-процесс (Business Process) – и нужный нам тип – ePC Diagram.
В меню слева расположены объекты, которые мы будем использовать при построении схемы процесса.

‒ Событие

‒ Функция

‒ Исполнитель

И логические операторы: и, исключающее или, неисключающее или.

Рисунок 1.4 – Объекты для построения схемы процесса

Использование программного средства Microsoft Visio удобно, просто и доступно в применении для построения графических схем бизнес-процессов.

В следующем упражнении мы подробно разберем правила построения схем в так называемой нотации epC – то есть, графического языка моделирования.

Упражнение 1. Правила построения схем процессов в нотации epC

Мы находимся в программном пакете Visio и рассматриваем представление бизнес-процессов под названием Event – driven Process Chain – или EPC. Схемы данного типа удобны, просты в прочтении и активно используются в настоящее время на практике. Разберем подробно, как правильно построить схему процесса. Будем пользоваться объектами, которые расположены в меню слева.

Для этого нажатием правой кнопкой мыши попадаем в меню, выбираем «формат», «Заливка» – и меняем цвет на более яркий. Так же в свойствах объекта можно изменить штриховку, тип и толщину линии контура, тень.

Их можно взять из инструментария слева или с панели управления. При необходимости, можно также настроить их свойства. Чаще всего линию связи между объектами обозначают черным цветом и пунктиром. Можно укрупнить стрелку для лучшей видимости.

Попробуем выстроить некую цепочку действий. Чтобы каждый раз не настраивать свойства объекта, воспользуемся функцией копирования. Для этого правой клавишей мыши выделяем объект, нажимаем «копировать», а затем «вставить». Лишние объекты можно удалять кнопкой на панели инструментов либо клавишей Delete на клавиатуре.

На практике каждая работа выполняется каким-то человеком, исполнителем. Для обозначения исполнителя выбираем объект. Например, желтый овал. И располагаем его обязательно справа от Функции, не забывая указывать организационную единицу. Это может быть отдел, группа, департамент, либо же просто должность исполнителя. Соединяем наш объект с другими посредством линии связи. В этом случае линия должна быть прямой – без начальных и конечных стрелок.

Варианты

1. Бронирование билетов.

2. Покупка через Интернет-магазин.

3. Покупка квартиры.

4. Банковское кредитование.

5. Подключение кабельного телевидения.

6. Сдача в аренду торговых площадей.

7. Прием к врачу.

8. Техническое обслуживание.

9. Гостиница.

10. Страховая компания.

11. Библиотека.

12. Курсы по повышению квалификации.

13. Грузовые перевозки.

14. Прокат автомобилей.

15. Инвестирование свободных средств.

2. Используя вариант предприятия, представленного в первом задании, разработайте на новой странице организационную диаграмму:

‒ сохраните и отобразите в организационных диаграммах информацию о сотрудниках, отделах, подразделениях;

‒ настройте внешний вид организационной диаграммы.

Приложение 1

Проверка правильности построения диаграммы

ТП1 Юридическое оформление договора

Правило 1: Диаграмма функции EPC должна начинаться как минимум одним стартовым событием (стартовое событие может следовать за интерфейсом процесса) и завершаться как минимум одним конечным событием (конечное событие может предшествовать интерфейсу процесса).

Ошибок не обнаружено.

Правило 2: По ходу выполнения процесса события и функции должны чередоваться (событие и функция могут быть связаны через операторы).

Ошибок не обнаружено.

Правило 3: События и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, которые отражают ход выполнения процесса.

Ошибок не обнаружено.

Правило 4: На диаграмме не должны присутствовать неименованные связи.

Ошибок не обнаружено.

Правило 5: За единичным событием не должны следовать операторы «OR» или «XOR».

Ошибок не обнаружено.

Правило 6: Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления – только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут иметь одновременно несколько входящих и несколько исходящих связей.

Ошибок не обнаружено.

Правило 7: Операторы могут объединять или разветвлять только элементы одного типа. Объединение или ветвление одновременно функций и событий невозможно.

Ошибок не обнаружено.

Правило 8: Для каждой функции должна быть установлена связь типа «выполняет» минимум с одним и максимум с тремя субъектами.

Ошибок не обнаружено.

Правило 9: На диаграмме одно и то же событие должно присутствовать только один раз.

Ошибок не обнаружено.

Лабораторная работа №1

Задача описания бизнес-процессов при помощи MS Visio.

В этом уроке рассказывается о построении простых (нисходящая схема, схема отслеживания данных, схема планирования процессов и др.) и функциональных блок-схем (отображение отношений между бизнес-процессом и подразделениями).

Простая блок-схема

Шаблон Простая блок-схема предназначен для разработки блок-схем, нисходящих схем, схем отслеживания данных, схем планирования процессов и схем структурного прогноза. Шаблон содержит необходимые фигуры, соединительные линии и ссылки.

Задание 1

Рис. 3.3. Простая блок-схема (этап 3)

8. Введите текст в фигуры блок-схемы (см. Рис. 3.4). Для ввода текста в фигуру выполните действия:

9. На вкладке Главная в группе Сервис выберите инструмент Указатель .

• Щелкните фигуру, в которую должен быть введен текст.
• Напечатайте нужный текст.

Примечание:

1. Чтобы увеличить масштаб фигуры, нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш + и щелкайте левой клавишей мыши по фигуре, пока не добьетесь нужного масштаба.
2. Чтобы уменьшить масштаб фигуры, нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш + и щелкайте правой клавишей мыши по фигуре, пока не добьетесь нужного масштаба.

Рис. 3.4. Простая блок-схема (этап 4)

Нумерация фигур в блок-схеме

Visio может нумеровать фигуры в блок-схеме. Чтобы указать параметры нумерации, на вкладке Вид в группе Макросы щелкните кнопку Надстройки и выберите в группе Дополнительные решения Visio команду Нумерация фигур . В открывшемся окне Нумерация фигур укажите необходимые параметры нумерации и щелкните кнопку ОК .

Задание 2

1. В блок-схему, подготовленную при выполнении задания 1, добавьте автоматическую нумерацию всех фигур (см. Рис. 3.6).

   Для этого:

   • На вкладке Вид в группе Макросы щелкните кнопку со списком Надстройки , выберите группу Дополнительные решения Visio , а в ней команду Нумерация фигур .
   • В открывшемся окне Нумерация фигур укажите параметры
     • на вкладке Общие :
       • Операция — Автонумерация;
       • Применить к — Все фигуры;
       • Начать с — 1;
       • Интервал — 1;
       • Поставьте флажок Продолжить нумерацию фигур при перетаскивании на страницу.
     • На вкладке Дополнительно :
       • Поместить номер — Перед текстом фигуры;
       • Порядок нумерации — Слева направо, сверху вниз;
       • Поставьте флажок Исключать соединительные линии .
     • Щелкните кнопку ОК .
2. Сохраните блок-схему.

Рис. 3.6. Простая блок-схема (этап 6)

Изменение блок-схемы

Добавление фигуры между двумя другими фигурами

Для добавления новой фигуры между двумя другими фигурами блок-схемы, перетащите новую фигуру на коннектор, соединяющий фигуры, между которыми вставляется новая. Visio вставит новую фигуру между имеющимися и автоматически раздвинет блок-схему.

Удаление фигуры

Для удаления фигуры с блок-схемы выделите данную фигуру и щелкните на клавиатуре.

Перенумерация фигур

Для перенумерации фигур блок-схемы выполните действия:

1. На вкладке Вид в группе Макросы щелкните кнопку Надстройки и выберите в группе Дополнительные решения Visio команду Нумерация фигур .
2. В открывшемся окне Нумерация фигур на вкладке Общие выберите переключатель Перенумеровать в том же порядке , укажите начальный номер для нумерации и щелкните ОК .

Задание 3

1. Измените блок-схему, подготовленную при выполнении задания 2:
   • Удалите фигуру Документ (Отправить заявление).
   • Между фигурами Решение (Заявление оформлено правильно) и Документ (Отправить отказ) поместите фигуруПроцесс (Переслать помощнику по торговой выставке).
   • Добавьте фигуру Процесс (Позвонить участнику выставки по поводу оплаты) ниже фигуры Документ (отправить счет).
   • Перенумеруйте фигуры блок-схемы в том же порядке, начиная с начального номера — 1.
2. Сохраните блок-схему.

Рис. 3.7. Простая блок-схема (этап 7)

Изменение расположения соединенных фигур

После того, как соединение фигур блок-схемы создано, можно полностью изменить их расположение и перестроить соединения. Для этого на вкладке Конструктор в группе Макет щелкните кнопку со списком Изменить макет страницы и выберите нужный макет.

При изменении макета блок-схемы она может не уместиться на странице документа. В этом случае измените размер страницы (вкладка Конструктор , группа Параметры страницы , кнопка со списком Размер) или ее ориентацию (вкладка Конструктор , группа Параметры страницы , кнопка со списком Ориентация ).

Задание 4

Функциональная блок-схема

Назначение макета Функциональная блок-схема

Макет Функциональная блок-схема предназначен для отображения отношений между бизнес-процессом и организационными или функциональными подразделениями, такими как отделы, отвечающие за выполнение шагов данного процесса.

Дорожки в блок-схеме представляют функциональные единицы, например отделы, должности или какие-либо другие функции. Каждая фигура, представляющая этап процесса, располагается в дорожке функциональной единицы, ответственной за этот этап.

Задание 5

Добавление, перемещение, удаление дорожки

Для добавления дорожки в функциональную блок-схему выполните один из указанных ниже вариантов действий:

• Щелкните имеющуюся на схеме дорожку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Вставить «Дорожка» перед или Вставить «Дорожка» после .
• Наведите указатель мыши на угол одной из дорожек. Щелкните появившуюся синюю стрелку Вставить фигуру «Дорожка» .
• На вкладке Функциональная блок-схема в группе Вставить нажмите кнопку Дорожка . Дорожка будет добавлена после выделенной дорожки или в конце полосы, если дорожка не выделена.
• Из набора элементов Фигуры функциональной блок-схемы перетащите дорожку в нужное место на границу полосы.

Для перемещения дорожки:

1. Щелкните заголовок дорожки, которую необходимо переместить, чтобы выделить ее. Указатель мыши примет форму значка перемещения.
2. Перетащите дорожку в нужное место.

Фигуры, расположенные на дорожке, будут перемещаться вместе с ней. Чтобы проверить, находится ли фигура на дорожке или просто расположена поверх нее, выделите фигуру. Если фигура находится на дорожке, цвет дорожки изменится на желто-оранжевый. Если фигура не находится на дорожке, но ее необходимо туда поместить, сдвиньте ее немного, и дорожка определит ее.

Для удаления дорожки:

1. Щелкните подпись дорожки, которую требуется удалить.
2. Нажмите клавишу на клавиатуре.

Примечание. При удалении дорожки также удаляются все фигуры, содержащиеся на ней.

Дмитрий Пинаев / Современные технологии управления

Одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед современной российской компанией - это совершенствование бизнес-процессов и системы управления в целом. Используя Microsoft Visio 2003, бизнес-аналитик может упростить и ускорить основные работы по описанию системы управления компанией.

Описание системы управления

Оптимально спроектированные бизнес-процессы способны реализовать стратегические цели организации, а также предоставить возможность системного анализа для принятия обоснованных бизнес-решений.

Формализацией и документированием систем управления сегодня занимаются консультанты по управлению, специалисты по стратегическому и организационному развитию, ИТ-специалисты и менеджеры по качеству. При этом наиболее часто они сталкиваются с решением следующих задач:

• описание и оптимизация бизнес-процессов;
• проектирование системы управления для нового бизнес-направления;
• внедрение автоматизированных систем управления;
• построение системы менеджмента качества.

Описание системы управления, как правило, включает в себя модель бизнес-процессов компании, организационную структуру и документы, фиксирующие должностные обязанности и ответственность сотрудников компании за тот или иной процесс.

Модель бизнес-процессов компании

Модель описывает деятельность компании в виде системы бизнес-процессов и показывает, что делается в компании, и какие результаты получаются в итоге. Под бизнес-процессом понимается целенаправленная последовательность действий, приводящих к заданному результату, ценному для компании. Наиболее простыми способом построения модели бизнес-процесса является применение одной из распространенных графических нотаций, при этом бизнес-процесс изображается с помощью диаграммы с использованием специальных графических символов.

Организационная структура

Организационная структура показывает иерархию должностей и подразделений в организации и включает в себя распределение основных функций предприятия, зон ответственности и полномочий по иерархической лестнице управления.

Графически организационная структура изображается в виде диаграммы, на которой блоками показываются подразделения и должностные лица компании, а линиями - отношения подчиненности между ними.

На сегодняшний день большинство технологий бизнес-моделирования основаны на использовании графических диаграмм. Учитывая это, компания Microsoft включила в свою систему создания бизнес-диаграмм и схем Microsoft Visio 2003 специальные средства для описания бизнес-процессов и организационной структуры компании.

Для моделирования бизнес-процессов Visio 2003 предлагает бизнес-аналитику шаблоны для создания 7 видов диаграмм:

1. Basic Flowchart;
2. Cross-Functional Flowchart (с вертикальным или горизонтальным расположением дорожек);
3. EPC (Event-driven Process Chain);
4. IDEF0;
5. DFD (Data Flow Diagrams) в двух нотациях: Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко;
6. WFD (Work Flow Diagram)

Из перечисленных нотаций наиболее популярными являются IDEF0 и EPC.

Нотация моделирования IDEF0 базируется на методологии структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Диаграмма процесса «Закупка ТМЦ», изображенная с помощью нотации IDEF0

Элементами графического языка нотации IDEF0 являются Процессы (изображается прямоугольным блоком) и Стрелки, обозначающие входы и выходы процесса. Всего предусмотрено 4 типа стрелок, которые различаются в зависимости от того, к какой грани прямоугольника они присоединены.

Типы стрелок нотации IDEF0

Такое обозначение отражает определенные системные принципы: входы преобразуются в выходы, управление ограничивает или предписывает условия выполнения преобразований, механизмы показывают, кто выполняет или с помощью чего выполняется функция.

Другой важный принцип методологии -иерархическая декомпозиция процессов (работ): процесс можно представить в виде последовательности составляющих его подпроцессов. Декомпозицию можно выполнять до необходимой степени подробности описания процесса.

Нотация IDEF0, как правило, используется для описание бизнес-процессов верхнего уровня компании. Она позволяет просто и наглядно изобразить состав основных процессов, выходы бизнес-процессов, изображающих заданный результат их выполнения и входы, показывающие, какие ресурсы нужны для получения результата.

Для обеспечения навигации по иерархическим моделям бизнес-процессов Visio 2003 позволяет создавать гиперссылки из одной диаграммы на другую. Например, можно задать, чтобы при щелчке мышью по процессу, открывалась страница с диаграммой его декомпозиции.

Диаграмма процесса "Обработка заказа", изображенная с помощью нотации EPC

Для описания бизнес-процессов нижнего (операционного) уровня можно использовать нотацию EPC, разработанную Институтом информационных систем Университета Саарланда (Германия) в сотрудничестве с компанией SAP AG. Ключевая особенность EPC диаграмм - описание бизнес-процесса как последовательности чередующихся событий и функций.

Основные графические элементы диаграммы EPC:

• функции,
• события,
• организационные единицы, ответственные за исполнение функций,
• информационные или материальные объекты, которые используются при выполнении функций,
• коннекторы (AND, OR, XOR).

В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC позволяет удобно описать нелинейное выполнение бизнес-процесса. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.

Вторым шагом описания системы управления компании является построение модели организационной структуры. Для решения этой задачи Visio 2003 содержит шаблон Organization Chart, который позволяет быстро создать иерархическую диаграмму должностей и подразделений компании и определить их параметры.

Организационная структура

В шаблоне Organization Chart содержится набор графических элементов, обозначающих виды должностей:

• executive - руководитель высшего звена,
• manager - руководитель,
• position - должность,
• consultant - консультант,
• vacancy - свободная вакансия,
• assistant - помощник.

Если организационная диаграмма получается большой и ее сложно разместить на одном листе, то Visio 2003 позволяет разбить организационную диаграмму на несколько страниц. Когда создана верхняя часть организационной диаграммы, ее можно продолжить описывать на новой странице, начиная с выбранного подразделения. Элементы, обозначающие одно и тоже подразделение на разных страницах, будут синхронизироваться между собой при изменении названия и параметров подразделения.

Владельцы процессов

После описания организационной структуры необходимо определить владельца процесса из числа руководителей и менеджеров компании. Владелец - это лицо, отвечающее за результат процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами (материальными, трудовыми и пр.), необходимыми для его выполнения. Для того, чтобы назначить воадельца процесса на диаграммах IDEF0 необходимо завести пользовательский параметр «Process owner» у всех процессов и внести в него название должности из организационной структуры.

Заполнение свойств процесса

По разработанным моделям бизнес-процессов Microsoft Visio 2003 позволяет сформировать отчеты в формате:

• страницы Microsoft Excel,
• веб-страницы (HTML-файл),
• visio shape для внедрения отчета как таблицу Excel непосредственно в диаграмму Visio,
• файл XML.

Например, для получения отчета по процессам с указанием руководителей процессов необходимо настроить отчет, указав необходимые колонки, и запустить его выполнение.

Сформированный отчет по процессам в формате Microsoft Excel

Отличительной чертой Visio 2003 является простота и удобство создания диаграмм и интеграция с другими продуктами Microsoft Office. Благодаря этому, специалисты, увидевшие Visio в первый раз, уже через несколько часов начинают создавать диаграммы бизнес-процессов и организационных структур и использовать эти диаграммы в документах Microsoft Word.