На современном уровне развития автоматизация процессов представляет собой один из подходов к управлению процессами на основе применения информационных технологий. Этот подход позволяет осуществлять управление операциями, данными, информацией и ресурсами за счет использования компьютеров и программного обеспечения, которые сокращают степень участия человека в процессе, либо полностью его исключают.

Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.

На сегодняшний день автоматизация процессов охватила многие отрасли промышленности и сферы деятельности: от производственных процессов, до совершения покупок в магазинах. Вне зависимости от размера и сферы деятельности организации, практически в каждой компании существуют автоматизированные процессы. Процессный подход предусматривает для всех процессов единые принципы автоматизации.

Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.

Основными принципами автоматизации процессов являются:

• принцип согласованности . Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса.
• принцип интеграции . Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой (по отношению к этому процессу).
• принцип независимости исполнения . Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями.

Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.

Уровни автоматизации процессов

Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.

Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.

В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:

• нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Автоматизация процессов направлена на выполнение оперативных задач (например, исполнение производственного процесса), поддержания установленных параметров (например, работа автопилота), сохранения определенных режимов работы (например, температурный режим в газовом котле).
• уровень управления производством или тактический уровень. Автоматизация процессов этого уровня обеспечивает распределение задач между различными процессами нижнего уровня. Примерами таких процессов являются процессы управления производством (планирование производства, планирование обслуживания), процессы управления ресурсами, документами и т.п.
• уровень управления предприятием или стратегический уровень. Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических и прогнозных задач. Этот уровень автоматизации необходим для поддержки работы высшего звена управления организацией. Он направлен на финансово-хозяйственное и стратегическое управление.

Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM системы , ERP системы , OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа.

Типы систем автоматизации включают в себя:

• неизменяемые системы . Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может быть изменена в ходе процесса.
• программируемые системы . Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы системой.
• гибкие (самонастраиваемые) системы . Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса.

Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.

Виды автоматизируемых процессов

В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.

Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные производители, нефтегазодобывающие предприятия.

Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия электронной промышленности, электростанции и т.п.

Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и пр.

Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.

К таким процессам относятся:

• бизнес процессы – это процессы, обеспечивающие взаимодействие внутри организации и с внешними заинтересованными сторонами (потребителями, поставщиками, надзорными органами и пр.). К этой категории процессов можно отнести процессы маркетинга и продаж, взаимодействия с потребителями , процессы финансового, кадрового, материального планирования и учета и пр.
• процессы проектирования и разработки – это все процессы, связанные с разработкой продукции или услуги. К таким процессам относятся процессы планирования разработки, сбора и подготовки исходных данных, выполнение проекта, контроль и анализ результатов проектирования и пр.
• процессы производства – это процессы, необходимые для производства продукции или предоставления услуг. К этой группе относятся все производственные и технологические процессы. Они также включают в себя процессы планирования потребности и планирования мощностей, логистические процессы и процессы обслуживания.
• процессы контроля и анализа – эта группа процессов связана со сбором и обработкой информации о выполнении процессов. К таким процессам относятся процессы контроля качества, операционного управления, процессы контроля запасов и пр.

Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов.

ТЗ на подсистему "Склады" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации складским хозяйством промышленного предприятия.

Документ включает в себя 26 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

ТЗ на подсистему "Закупки" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.

Документ включает в себя 23 страницы. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

Стратегия автоматизации процессов

Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.

Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:

• понимание процесса . Для того чтобы автоматизировать процесс необходимо понимать существующий процесс со всеми его деталями. Процесс должен быть полностью проанализирован. Должны быть определены входы и выходы процесса, последовательность действий, взаимосвязь с другими процессами, состав ресурсов процесса и пр.
• упрощение процесса . После проведения анализа процесса необходимо упростить процесс. Лишние операции, не приносящие ценности, должны быть сокращены. Отдельные операции могут объединяться или выполняться параллельно. Для улучшения процесса могут быть предложены другие технологии его исполнения.
• автоматизация процесса . Автоматизация процессов может выполняться только после того, как процесс максимально упростился. Чем проще порядок действий процесса, тем проще его автоматизировать и тем эффективнее будет работать автоматизированный процесс.

Преимущества автоматизации процессов

Автоматизация процессов позволяет существенно повысить качество управления и качество продукта. При внедрении СМК автоматизация дает существенный эффект и дает возможность организации значительно улучшить свою работу. Однако, прежде чем принимать решение об автоматизации процессов, необходимо оценить преимущества выполнения процессов в автоматическом режиме.

Как правило, автоматизация процессов дает следующие преимущества:

• увеличивается скорость выполнения повторяющихся задач . За счет автоматического режима одни и те же задачи могут выполняться быстрее, т.к. автоматизированные системы более точны в действиях и не подвержены снижению работоспособности от времени работы.
• повышается качество работы . Исключение человеческого фактора значительно снижает вариации исполнения процесса, что приводит к снижению количества ошибок и, соответственно, повышает стабильность и качество процесса.
• повышается точность управления . За счет применения информационных технологий в автоматизированных системах появляется возможность сохранять и учитывать большее количество данных о процессе, чем при ручном управлении.
• параллельное выполнение задач . Автоматизированные системы позволяют выполнять несколько действий одновременно без потери качества и точности работы. Это ускоряет процесс и повышает качество результатов.
• быстрое принятие решений в типовых ситуациях . В автоматизированных системах решения, связанные с типовыми ситуациями, принимаются гораздо быстрее, чем при ручном управлении. Это улучшает характеристики процесса и позволяет избежать несоответствий на последующих стадиях.

Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация процессов не всегда целесообразна. После проведения анализа и оптимизации может оказаться, что автоматизация процессов не требуется или экономически невыгодна.

В ряде ситуаций ручное выполнение процессов может оказаться более предпочтительным, чем автоматизация:

• операции процесса сложны для автоматизации . С технологической, либо с экономической точки зрения некоторые операции процесса бывает очень сложно автоматизировать.
• короткий жизненный цикл продукции . Если продукт должен быть разработан и внедрен в короткий период времени, или продолжительность его существования на рынке невелика, то автоматизация процесса может оказаться нецелесообразной. Ручное выполнение процессов будет менее затратным и более быстрым, чем автоматизация.
• уникальная или единичная продукция . Когда потребителю необходим продукт с уникальными характеристиками ручного труда, такой продукт может быть выпущен только, если процессы выполняются в ручном режиме.
• резкие колебания спроса . Изменение спроса на товар требует изменения объемов производства. Такие изменения легче выполняются при ручном выполнении процесса.

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами.

Реальная автоматизация – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность;

в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM).

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.

«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией : первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире.

Что из себя представляют системы автоматизации

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации бизнеса предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна реальная автоматизация,
что она даёт компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

улучшить качество обслуживания клиентов;

оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;

качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;

просчитывать рентабельность заказов;

быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;

разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;

оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;

оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;

минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;

безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;

улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;

эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию бизнеса начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых , можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых , можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих , можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:

Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.

Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.

Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;

соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;

возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;

возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;

насколько система проста и удобна в использовании;

возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;

поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;

кто и как будет осуществлять техническую поддержку;

сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);

затраты на настройку системы и обучение персонала;

стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации
и как выбрать компанию-подрядчика

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнёра был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнёре – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.

Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра

Автоматизация бизнеса - это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат - высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

* Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
* Автоматизация поддерживающих процессов , таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

* эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
* подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
* быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
* оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
* сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
* безопасное хранение информации;
* повышение качества обслуживания клиентов.

Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.

* Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
* Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
* Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
* Возможность контроля больших объемов информации.
* Автоматизация ручного труда.
* Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
* Параллельное решение нескольких задач.
* Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:

* точность планирования - на 40%;
* общая эффективность - на 50%;
* экономия времени руководителя - на 80%.

Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.

В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:

1. Использование облачных технологий . Основное отличие этого метода автоматизации - отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга : внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия . Зарождающийся тренд M2M - Machine to Machine - предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data . Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов - внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени . Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.

Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов

Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.

Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.

Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.

Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.

Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:

1. Управление:

* стратегический менеджмент;
* экономическая безопасность;
* юридическое сопровождение;
* управленческий учет;
* бюджетирование;
* информационная безопасность.

Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.

2. Маркетинг и продажи:

* управление маркетинговой деятельностью;
* PR;
* управление рекламной деятельностью;
* управление продажами;
* управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы - «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью - EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство:

* управление производственными процессами;
* управление запасами предприятия;
* управление поставками материалов;
* управление производственным оборудованием;
* система логистики.

Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».

4. Управление качеством:

* система менеджмента качества (СМК);
* контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
* работа с претензиями.

Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управление персоналом:

* подбор персонала;
* обучение и развитие персонала;
* кадровый учет;
* мотивация и оплата труда

Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».

6. Финансы:

* бухгалтерский учет;
* налоговый учет;
* финансовое планирование;
* управление расчетами с клиентами;
* расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

7. Организация деятельности компании:

* документооборот;
* секретариат.

Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.

ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации

«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.

В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.

Концепция комплексной системы управления предприятием - ERP - была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.

ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.

Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:

* логистический;
* производственный;
* маркетинговый
* обеспечивающий;
* сбытовой;
* другие.

В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.

После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.

В 2016 году по рейтингу консалтинговой компании Panorama Consulting Solutions в тройку лидеров мирового рынка ERP-систем вошли SAP с долей 20%; Oracle -13,9% и Microsoft - 9,4%. Далее в порядке убывания расположились следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Лидером по скорости внедрения стала компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций - SAP.

В России, по данным аналитического центра TAdviser, самой популярной ERP-системой в 2016 году стала «1С: Предприятие» (см. рис.). Среди наиболее востребованного ПО можно отметить также такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Рис. Диаграмма применяемых программных продуктов для автоматизации бизнеса в России

Как выбрать программный продукт

При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:

* использование типового продукта;
* разработка и внедрение индивидуального ПО.

На заметку

Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.

Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:

1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.

Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

* задачи , которые ПО призвано решать;
* вид программы : типовая или настраиваемая;
* ресурсы , необходимые для внедрения;
* количество подключенных к системе рабочих мест .

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест - 187 200 рублей, на 20 рабочих мест - 41 400 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

* стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
* затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
* стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

Специализированные СМИ довольно часто муссируют тему об автоматизациях бизнесов, а также выходе этих бизнесов в совершенно новое пространство самостоятельности и независимости. Хотя, если задаться конкретным вопросом, что же на самом деле такое – «автоматизация бизнеса» в предметном значении этого термина, скорее всего, отыскать внятный или, по крайней мере, однозначный ответ окажется делом трудным. Во всяком случае, найти сходные ответы разных специалистов из разных компаний, то есть работают в весьма узкой области, на данный вопрос не получилось.

Здесь дело совсем не в том, что значение термина «автоматизация бизнеса» обозначает какое-то новое явление или трактуется слишком многообразно.

Причина столь большого разнообразия мнений кроется в том, что в каждой конкретной компании это понятие будет иметь разное значение и совершенно разную степень реального влияния на бизнес.

Наша компания предоставляет с 2003 года и обладает достаточным опытом, чтобы попытаться ответить на важные вопросы о том, что же такое автоматизация бизнеса, какие автоматизированные бизнес-системы используются сегодня компаниями и какие преимущества они дают в реальности, в условиях высококонкурентного рынка, поговорим в этой статье.

Специфика автоматизации бизнеса

Любое бизнес-сообщество, любой бизнес-тренинг или экономический форум государственного масштаба в большей или меньшей степени затрагивает вопросы автоматизации бизнеса, одновременно подогревая интерес широкой аудитории к этому понятию, при этом выстраивая лабиринт смыслов вокруг его конечного значения. Никто не делает этого специально, просто понятие автоматизации бизнеса настолько многогранно и широко, что не хватит никакого мероприятия, чтобы рассмотреть его целиком и полностью. Отсюда путаница, скептицизм, а изредка и «обожествление», такой рутинной для многих компаний истории, как «автоматизация бизнеса».

Но весь многоголосый хор сходится только в одном: автоматизация бизнеса на сегодняшний день – это в любом случае повышение его эффективности. А вот выбор средств и путей из арсенала автоматизированных систем для того, чтобы эффективность бизнеса все-таки повысилась, принципиально зависит только от индивидуальных особенностей, следовательно, дает огромное количество сценариев реализации этого понятия на практике.

Если все же попытаться дать более сжатое определение понятию автоматизация бизнеса, то главным здесь станет создание в компании определенной инфраструктуры, непрерывное использование которой существенно увеличит продуктивность бизнеса и отдельных его единиц. То есть здесь проявляется специфика автоматизации бизнеса в том, что для каждого вида бизнеса это понятие может включать в себя как классические, так и совершенно индивидуальные составляющие.

Например, установка при въезде на платную парковку сканера автомобильных номеров с камерой фиксации вместо охранника с тетрадкой – это и есть автоматизация малого бизнеса на конкретном примере. Исходя из этого примера, напрашивается вывод о том, что индивидуальность автоматизации бизнеса обусловлена, в первую очередь, спецификой конкретного бизнеса, а не рыночными тенденциями.

Автоматизировать бизнес для повышения эффективности работы

Если в планы бизнеса входит развитие, расширение географии, возможный выход в новые сегменты или любой другой вариант роста компании, рано или поздно бизнес сталкивается с тем, что ручное управление «пожирает» время настолько сильно, что рабочий день способен растянуться на двадцать четыре часа, которых, к тому же, катастрофически не хватает.

Несомненно, специфика развития частного предпринимательства такова, что любой бизнес, в той или иной мере, начинался с ручного управления и продолжал его практиковать до момента достижения определенного размера. Понятно, что ручные операции и контроль «глазами» на всех этапах работы действительно обеспечивают определенный уровень эффективности, позволяя бизнесу решать свою главную задачу: зарабатывать деньги. Но при этом важно понимать, что без автоматизации возможности для значительного роста в будущем не появится.

В определенный момент времени управленцу, действительно вовлеченному в бизнес, а в случае с автоматизацией малого бизнеса его роль чаще всего берет на себя сам собственник компании, становится понятно, что компания работает близко к предельным значениям ручной производительности.

Это пока еще, в принципе, нормальная ситуация, и при правильном развитии в определенный момент времени любая компания должна достигнуть такого потолка, чтобы принять верное решение о необходимости структурных изменений, которые касаются автоматизации.

С виду такая работа компании не выглядит броуновским движением, скорее, наоборот, похожа на работу конвейера, где каждый участник цепочки делает одно и то же действие бесконечно много раз и без какой-либо оценки собственной эффективности. Последнее неудивительно: при механическом подходе к операционной работе, где доля ручного труда или бездумного выполнения каких-то функций настолько огромна, что у персонала просто не остается времени, чтобы подумать, как оптимизировать свою работу.

Тут можно сделать оговорку, что персонал, может быть, и не был изначально думающим и инициативным, но придумывать, как повысить эффективность за счет автоматизации, это вообще не его обязанность, поскольку ни компетенций, ни полномочий у линейного специалиста для этого просто нет и, более того, не должно быть по определению. Это работа управленческого состава, поэтому, когда менеджер видит, что «буквально все» делается руками и выпадение любого звена из цепочки ручного труда моментально парализует почти половину компании, он начинает задумываться об автоматизации бизнеса.

Если бизнес органически подрастает, он, как ребенок, сам укажет на новые потребности своего существования, рано или поздно сказав: «Нужна автоматизация».

Поскольку каждый бизнес индивидуален по своей сути, изначально нужно брать в расчет, что внедрение автоматизации в практику конкретной компании может сильно отличаться от привычного (или точнее сказать самого распространенного) подхода на рынке.

Поэтому, не стоит ожидать, что конкретно для вашей компании с ее спецификой уже существует готовое работающее решение, которое достаточно просто установить на компьютеры пользователей и руководителей, чтобы реорганизовать малоэффективные процессы в сверхпродуктивный автоматизированный управленческий комплекс.

Этого точно не произойдет, поскольку шаблоны никогда не работают хорошо – это правило применимо почти ко всем отраслям бизнеса. Помимо этого, чтобы автоматизировать бизнес, нужно очень хорошо знать «внутренние течения», что возможно только после серьезной аналитической работы самых главных специалистов компании.

Организация процесса автоматизации в компании

Любой серьезный проект, связанный с изменением внутреннего уклада компании, особенно такой, который напрямую повлияет на эффективность работы предприятия, всегда начинается с большой подготовительной работы. Неважно о предприятии какого размера идет речь: о холдинге с разветвленной структурой или микро-фирме, которая имеет обороты, не превышающие порог упрощенной системы налогообложения – любой процесс автоматизации предприятия в классическом смысле будет идти по одному и тому же сценарию.

Как правило, со стороны предприятия формируется рабочая группа из ключевых специалистов для начала анализа всех происходящих в компании процессов с целью выявления наименее оптимальных. На сленге такие участки работы часто называют «костылями» – вроде работают, но крайне неэффективно. В результате формируется перечень вопросов и проблем, который фактически отражает реальную картину текущего состояния фирмы и позволяет сформулировать теперь уже перечень задач, которые необходимо будет решить посредством автоматизации. После этого, каждая задача должна быть детально описана и рассмотрена с целью выявления точки входа и выхода, а также необходимых ресурсов для достижения запланированной эффективности.

Далее происходит подбор решения для оптимизации и автоматизации рассматриваемого участка работы компании, при этом удовлетворяющего требования имеющейся инфраструктуры. Тут можно прибегнуть, например, к IT-решению, некому производственному продукту или, допустим, технической модернизации.

На заключительном этапе ответственные лица разрабатывают систему внутреннего контроля выстроенного автоматизированного процесса и внедряют оценку эффективности, которая также необходима для оперативного контроля отклонений от нормы, позволяя совершенствовать автоматизированный процесс и повышать его фактическую продуктивность.

Преимущества автоматизации бизнеса для компаний любого размера

Ощутимые результаты автоматизации проявляются в разных компаниях по индивидуальным, неповторимым схемам. Одни компании существенно увеличивают скорость своей работы, повышают, например, пропускную способность и, соответственно, оборот, прибыль и в целом расширяют бизнес за счет автоматизации.

Другие получают ощутимые преимущества в области организации собственного производства – снижается трудовая нагрузка на производственную единицу, увеличивается потенциал производства и динамичность производственного процесса.

Автоматизация необходима в работе персонала, выполняющего набор определенных повторяющихся функций: продавцы, операторы, контролеры и прочие подобные специальности. Даже для сотрудников, в работе которых крайне важна самостоятельность и вариативность (творческие и интеллектуальные должности), система автоматизации позволяет установить некий стандарт продуктивности, по крайней мере, по количеству затраченного рабочего времени, контролю дисциплины и выполнению каких-то специальных планов для каждой профессии.

Естественно, что любая компания, которая ведет учет, будет вынуждена на определенном этапе инвестировать в его автоматизацию, поскольку количество учетно-аналитических операций будет существенно превышать любые возможности для их ручной обработки.

Технические решения в области автоматизации для малого, среднего и крупного бизнеса применимы практически на всех уровнях операционной деятельности, позволяя влиять не только на частные структурные участки, но и на компанию в целом.* Помимо этого автоматизация бизнеса – это не только система повышения эффективности, отчасти это еще и «страховка», если можно привести такое сравнение, которая позволяет бизнесу стать более защищенным и устойчивым, как во взаимосвязях с внешним окружением, так и во внутренних вопросах.

*Почти в любой компании автоматизация обязательно затронет сегмент массовых операций, которые влияют на показатели выручки фирмы: товарооборотные операции, логистические цепочки, управление запасами и менеджмент пропускной способности.

Автоматизация почти всегда рано или поздно касается финансов, особенно в вопросах распределения денежных потоков, контроля расходования денежных средств и контроля дебиторской задолженности. И даже в этой, казалось бы, узкой области, если проводить , можно обнаружить специфику и достаточно большое количество отличий в их возможностях. Если же рассматривать программы как основы для автоматизации в целом, то проще объединить их по типам и группам.

• Автоматизированные решения представляют собой эффективный инструмент учета и контроля метрик бизнеса в динамике. Они дают возможность контролировать оперативную работу, отклонения финансовых и ресурсных показателей, а также настраивать последовательную работу с внешними партнерами. К таким решениям можно отнести всевозможные программы бухгалтерского/финансового и управленческого учета. Для крупных компаний рациональны интегрированные решения, которые имеют не только вертикальные, но и горизонтальные взаимосвязи, а при автоматизации малого бизнеса предпочтительнее выбирать решения для конкретных участков и операций.
• Автоматизированные решения позволяют контролировать и гибко настраивать способности бизнеса под конкретные объемы и задачи. Если взять в качестве примера момент, связанный с пропускной способностью, автоматизированное решение может сигнализировать о необходимости увеличения количества персонала или пополнения товарного остатка, а также может регулировать загрузку из расчета достижения, запланированного KPI, на структурную единицу.
• Системы автоматизации в клиентском секторе позволяют также эффективно управлять процессом отношений с клиентами (Customer Relationship Management): расписанием, увеличением частоты обращений, средними чеками, посещениями, повторными обращениями и другими метриками клиентского сервиса.
• Большая группа технологических решений по автоматизации связана с повышением продуктивности персонала в части отказа от ручных операций и работы механического характера. Такие внедрения, как правило, положительно сказываются на фонде оплаты труда и штатной численности, за счет отказа от неэффективных процессов и создания системы, в которой каждая штатная единица работает, ориентируясь на результат. В целом эта группа повышает не только продуктивность работы конкретного сотрудника за счет отказа от рутинных действий, но также параллельно раскрывает его компетенции, позволяя реализовать нераскрытый потенциал. Важным позитивным свойством этой группы решений для автоматизации бизнеса можно назвать «защиту от дурака», а именно – снижение риска катастрофического влияния на бизнес неосторожности, халатности, да и просто банальной усталости сотрудника, что называется «человеческого фактора».
• Технологические комплексы, позволяющие наиболее эффективно выстроить работу персонала с информацией. К ним относятся всевозможные системы подготовки документов, формирования оперативных заявок, договоров. Большим преимуществом таких систем является возможность настройки прав доступа к различной информации для конкретных сотрудников и безопасного хранения такой информации, которая, во-первых, должна быть защищена от преднамеренного или случайного удаления, а во-вторых, от хищения.
• В целом различные технологические решения позволяют сильно упростить бизнес-процессы и бизнес-цепочки в компании. Благодаря автоматизации процессы становятся более понятными, последовательными и управляемыми. Формируется логика реализации каждого процесса (и управленческого, и производственного), которая строго следует запланированному автоматикой сценарию, в случае нарушения которого, менеджмент сразу получает необходимый сигнал.
• Возможности аналитического комплекса компании за счет автоматизированного решения существенно возрастают по сравнению с ручным анализом. Компания может допустить к аналитическим данным больше пользователей, ограничив права каждого из них и дав возможность контроля только за необходимыми метриками. Таким образом, возрастает глубина и системность аналитики, а значит увеличивается оперативный контроль ключевых показателей эффективности.

Безусловно, автоматизированные решения положительно сказываются на бизнесе не только в перечисленных выше вопросах. Мы уже отмечали, что компания «А» может увидеть эффект от автоматизации в одном, а компания «Б» – совершенно в другом. Поэтому, стоит уделить больше внимания специфике вашего бизнеса, нежели анализу того, «как это сделано у других». При этом не следует концентрироваться на общепринятой практике, сместив акценты на ключевые вопросы и особенности бизнеса, автоматизация которых существенно повлияет на общую эффективность вашей компании. Автоматизация просто для галочки – это бесполезная трата вашего времени ресурсов, поэтому крайне важно понимать ради какой (конкретно сформулированной) цели последовательно разрабатывается, подготавливается, реализуется и развивается такой проект.

Цена автоматизации бизнеса

Сегодня на рынке очень много предложений, которые, так или иначе, связаны с автоматизацией бизнеса и до тех пор, пока сама компания не определилась с теми процессами, которые надо улучшать при помощи их автоматизации – нет никакой возможности даже примерно спрогнозировать бюджет. Однозначно назвать цену автоматизации отдельно взятого бизнеса сходу не может никто. Поэтому, если в результате автоматизации бизнес желает поднять продуктивность какого-то бизнес-процесса, имея при этом рациональный бюджет проекта автоматизации, начать стоит, как было сказано ранее, с внутренней аналитики. Этот этап сэкономит бизнесу силы и деньги, поскольку даст возможность составить четко сформулированное техническое задание, с которым дальше можно работать и. опираясь на которое, можно контролировать результаты работ по автоматизации и интеграции.

Выбор партнера по автоматизации бизнеса

Реализовать проект по автоматизации в любом бизнесе можно при помощи собственных сотрудников, внешнего эксперта или компании-подрядчика. Все зависит от объема автоматизированного участка. Рассмотрим подробнее каждый вариант:

• Собственные сотрудники представляют собой, казалось бы, самый дешевый вариант автоматизации, который отчасти может быть самым продуманным, но точно будет самым длительным.

При этом надо понимать, что внедрение автоматизации займет рабочее время, которое сотрудники «откусят» от своих производственных задач. Помимо этого отличительной чертой таких «домашних» автоматизаций является то, что они становятся работой и переходят в фазу операционной деятельности. Известно совсем немного случаев успеха таких проектов, во всех остальных – они кончились либо полным сворачиванием программы автоматизации, либо выбором другого способа реализации.

Можно отметить, что такой вариант кажется приемлемым за счет гарантий сохранения информации и коммерческой тайны, а также как будто бы контролируемых затрат (хотя в реальности это главное заблуждение), но на фоне сроков автоматизации, исчисляемых годами, и гарантированной иерархической неразберихи, это преимущество теряет свой вес при принятии решения.

• Внешний эксперт (или небольшая команда экспертов-фрилансеров) плюс собственные сотрудники для малого бизнеса, однозначно, самый правильный вариант, который выглядит оптимальным решением по соотношению цена/качество. Главная задача – дать экспертам достаточную власть над вашим персоналом, не занижая при этом значимости участия внутренних специалистов в процессе автоматизации. То есть будущий пользователь системы рассказывает, как работает процесс и какая задача заложена в его автоматизации, а эксперт разрабатывает схему реализации и подбирает решение. Если все пойдет правильно, то персонал сформулирует все свои желания, а на выходе получит максимально близкое по функциональности, но при этом взвешенное экспертное решение.

Рисками этого способа внедрения будут, конечно же, возможные препятствия в общении между консультантами и внутренними заказчиками, которые могут перерасти в настоящую вражду, что может существенно понизить продуктивность работы, а также зависимость компании на определенном этапе от привлеченного эксперта. Для того чтобы нивелировать эти риски, важно очень внимательно подходить к подбору эксперта-фрилансера и обязательно на начальном этапе регламентировать роли и полномочия каждой стороны.

• Подрядчик для реализации проекта автоматизации может быть крупной или мелкой IT-компанией, которая либо предлагает собственные разработки, либо внедряет модифицированное под нужды бизнеса коробочное решение. По цене этот способ реализации будет самым дорогостоящим, и также не лишен очевидных слабых мест.

Маленькая компания сильно ограничена в ресурсах и своем потенциале, поскольку фактически стоит на интеллектуальном уровне одного или нескольких экспертов, руководящих молодыми специалистами. С одной стороны, это может дать очень хорошие результаты за счет вовлеченности, но с другой, наоборот, вылиться в посредственную реализацию по шаблону.

При этом если бизнесу требуется небольшое персонализированное решение, то с большей долей вероятности с этим лучше справится небольшая компания, которая будет заниматься только этим проектом. Привлечение крупного подрядчика будет обосновано, когда предстоит большой объем работы, и его объективно «не потянет» ограниченный штат специалистов из мелкой фирмы. При этом стоит отметить, что в финансовом плане и в плане результативности работа с крупной компанией обеспечит большую защищенность бизнеса заказчика, позволит сэкономить время и ресурсы.

Итоги автоматизации бизнеса

Эра информационных технологий, с одной стороны, предъявляет к бизнесу новые требования по скорости и гибкости, которые невозможны без автоматизации, а с другой – постепенно снижает себестоимость решений, которые позволяют бизнесу пройти модернизацию, и вырасти по сравнению с «ручными» компаниями. В конечном счете, рынки придут к определенным стандартам и компании, которые не вошли в новую эру эффективных автоматизированных бизнес-цепочек, просто вымрут как динозавры, не способные приспособиться к изменяющимся условиям.

Напротив, те компании, которые уже сейчас понимают важность автоматизации бизнеса в целом и отдельных бизнес-юнитов в частности, с высокой долей вероятности станут более конкурентоспособными и устойчивыми, поскольку смогут использовать освободившиеся ресурсы для роста и развития, а не судорожно бороться за место под солнцем.

Но при всем при этом, хочется еще раз отметить, что четкое понимание и формулировка задач автоматизации до начала проекта поможет в выборе способа его реализации проекта.