Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций - разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…
Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?
На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее - ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.
При определении предприятием, учреждением, организацией (далее - предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.
Численность персонала службы управления персоналом зависит от множества факторов: размера организации, вида его деятельности, ценностей и традиций, финансового состояния, стадии развития и т.д.
Для расчета численности кадровой службы существуют два нормативных документа, которые можно взять за основу:
1. Постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Как следует из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет.
2. Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 г. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны. В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования труда продолжают их применять для расчета численности работников кадровой службы.
Численность сотрудников службы по управлению персоналом колеблется по результатам различных исследований от 30 до 2000 человек на одного сотрудника службы управления персоналом. В среднем на одного специалиста приходится 200 работников организации. Например, в США один специалист по управлению персоналом приходится на 115 работников организации, в Японии - на 38 человек.
Количество сотрудников службы по управлению персоналом (человек), необходимых для выполнения работ по управлению персоналом, можно рассчитать по следующей формуле:
Ч= Т 1 /Ф п (3.1)
где Ч - численность сотрудников службы управления персоналом; Т 1 - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (месяц); Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (.месяц).
Нормативная численность работников управления персоналом также осуществляется по формуле
Ч уп = Ч факт /250 * К доп (3.2)
где Ч факт - фактическая численность работников организации, человек; 250 - подушевой норматив на одного специалиста по управлению персоналом; К доп = 1,36 - дополнительный коэффициент, учитывающий работу по представлению установленной отчетности, проведению консультационно-разъяснительной работы по пенсионному и трудовому законодательству, анализу проблем текучести кадров, организации обучения, участию в рассмотрении жалоб, писем, заявлений и прочую работу с входящей почтой, осуществление руководящих функций.
В этот расчет численности входит единица начальника управления персоналом организации.
Качество функционирования системы управления персоналом зависит не только от профессиональной подготовки ее работников, но и от нагрузки, приходящейся на одного специалиста, т.е. от интенсивности и напряженности его труда.
Вопросы, задания и тесты
1. Что такое управление персоналом?
2. Раскройте сущность закономерностей, связанных с развитием системы управления персоналом.
3. Что понимают под принципами управления персоналом?
4. Какие принципы необходимо учитывать при формировании и развитии системы управления персоналом?
5. Раскройте содержание методов системы управления персоналом.
6. Какие основные элементы входят в систему управления персоналом организации?
7. В чем заключается содержание типов организационных структур системы управления персоналом организации?
8. Какими принципами следует руководствоваться при построении организационной структуры управления персоналом?
9. Какие задачи стоят перед службой управления персоналом?
10. Какие функции содержат в себе подразделения управления персоналом?
11. Как рассчитывается численность персонала кадровой службы?
12. Какие подразделения не входят в организационную структуру управления персоналом?
а) отдел трудовых отношений;
б) отдел исследований по персоналу;
в) бухгалтерия;
г) хозяйственный отдел.
13. Служба управления персоналом создается, если в организации заняты не менее, человек:
14. К функциям службы управления персоналом не относятся:
а) обеспечение соблюдения техники безопасности;
б) развитие персонала;
в) адаптация персонала.
15. Является ли планирование карьеры и развитие персонала функциями служб управления персоналом?
16. Какие типы оргструктуры управления персоналом встречаются на практике?
а) элементарная;
б)линейная;
в) горизонтальная;
г) функциональная;
д) матричная.
17. Какие элементы необходимо учитывать при построении оргструктуры управления персоналом?
а) вид связи;
в) консультирование;
г) периодичность;
д) материальные носители.
18. Главная цель управления персоналом состоит:
а) в максимально эффективном использовании потенциала работников для обеспечения роста эффективности работы организации;
б) минимизации потерь рабочего времени;
в) обеспечении удовлетворенности трудом.
19. Экономические методы управления персоналом отличает:
а) прямой характер воздействия;
б) косвенный характер воздействия.
"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2010, N 5
Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров
Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы поможет ответить нормирование труда. Какова его правовая основа и какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике, читайте в материале.
Характеристики должностей
Для обеспечения рационального разделения труда, создания механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров на практике рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 29.04.2008).
Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения характеристик.
Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений. К ним, например, относятся квалификационные характеристики должностей аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и др.
В странах с высокоразвитой рыночной экономикой менеджерами называют профессиональных управляющих, обладающих специальным образованием, часто полученным в дополнение к инженерному, юридическому, экономическому.
Необходимо отметить, что на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов. При этом важно, чтобы как в квалификационных характеристиках, так и в должностных инструкциях службы управления персоналом, подготовки и повышения квалификации кадров обеспечивали точное соответствие наименования должностей Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
В ст. 57 ТК РФ установлено, что одним из существенных, т. е. обязательных условий трудового договора, заключаемого между работодателем и работником, является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Квалификационный справочник содержит следующие характеристики должностей работников, которые должны осуществлять работу с кадрами в организации:
Заместитель директора по управлению персоналом;
Менеджер по персоналу;
Начальник отдела кадров;
Начальник отдела подготовки кадров;
Инженер по подготовке кадров;
Инспектор по кадрам;
Специалист по кадрам.
Первые три должности относятся к должностям руководителей. Круг должностных обязанностей хотя и имеет много общего, но все-таки отличается, что связано прежде всего с количественным составом кадровой службы конкретной организации и задачами, которые она должна решать. Причем менеджер по персоналу сегодня - это наиболее востребованный сотрудник, с широким кругом обязанностей. Он, в частности, организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации; обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации; определяет потребность в персонале; осуществляет подбор кадров, организует обучение персонала, проведение оценки результатов трудовой деятельности работников; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом; принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры и контракты; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию; осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
Остальные перечисленные должности относятся к должностям специалистов.
Следует отметить, что Квалификационный справочник содержит также характеристики и других должностей, имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами и организации труда: начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством; начальник лаборатории (бюро) социологии труда; начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду; начальник отдела организации и оплаты труда; инженер по охране труда; психолог; социолог; техник по труду; экономист по труду; табельщик. Каждая организация самостоятельно решает, какие сотрудники будут входить в состав кадровой службы (службы управления персоналом) и как будет организовано взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями, ведающими вопросами труда.
Нормирование труда: определяем численность
Руководителей организаций и работников кадровых служб, конечно, заинтересует вопрос: сколько нужно специалистов по кадровой работе, чтобы работа была эффективной и с минимальными затратами?
Для решения этого вопроса работодателю не обойтись без нормирования труда работников кадровой службы. Далеко не все работодатели еще и сегодня понимают необходимость проведения такой работы в организации. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.
Правовую основу нормирования труда составляет гл. 22 ТК РФ. Необходимо отметить, что с введением в действие ТК РФ подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придало нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы всего коллектива данной конкретной организации.
В связи с таким порядком нормирования труда, единого централизованного обязательного нормативного документа, связанного с определением численности работников кадровой службы, не существует.
Однако в настоящее время имеют место два нормативных документа, которые организации могут принять в качестве основы для расчета численности работников кадровой службы:
Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров";
Постановление Минтруда России от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".
Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.
Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.
А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных Постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов по определенному участку кадрового делопроизводства, взяв за расчетный период один месяц.
Для начала нужно составить таблицу-образец (табл. 1).
Таблица 1
Расчет трудоемкости работ в кадровой службе
|
Вид выполняемых |
Единица |
Пункт, |
Норматив |
Нормы |
Объем |
Трудоемкость |
|
|
Оформление |
Один |
3.1 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.2 |
|||||
|
Выписка новой |
Одна |
3.3.1 |
|||||
|
Выписка дубликата |
Один |
3.3.1 |
|||||
|
Внесение записей в |
Одна |
3.3.2 |
|||||
|
Снятие копии |
Одна копия |
3.3.3 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.4.1 |
|||||
|
Составление и |
Один |
3.4.4 |
|||||
|
Оформление отпуска |
Один |
3.4.5 |
|||||
|
Ведение личных |
Один |
3.4.6 |
|||||
|
Оформление листка |
Один |
3.4.8 |
|||||
|
Оформление |
Одно |
3.4.11 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.4.13 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.4.16 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.6.6 |
|||||
|
Подбор резерва |
Один |
3.6.13 |
|||||
|
Оформление приказа |
Один |
3.6.19 |
|||||
Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых в процессе кадрового делопроизводства, которые охвачены установленными нормативами.
Данные для столбца 6 вычисляете по формуле:
Н = Т (1 + К / 100),
где Н - нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел/ч;
Т - норматив оперативного времени на выполнение данной работы,
Установленный по сборнику, чел/ч;
К - коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.
В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Тн = SUM Н x V,
где Н - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида
Работы, чел/ч;
V - объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3...
N - виды выполняемых работ).
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле:
где Т - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по
Данным нормативам;
Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае
Мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.
Следует отметить, что расчеты численности работников кадровых служб по методикам указанных выше Постановлений - довольно трудоемкий процесс.
На практике должности работников кадровых служб, в т. ч. и менеджеров по персоналу, устанавливаются в штатном расписании в зависимости от численности работников данной организации.
Весьма обоснованно, на наш взгляд, вводить должность менеджера по персоналу, когда численность работников в организации стала превышать 20 человек.
В организациях численность свыше 100 сотрудников кадровая служба может состоять из 2 - 3 работников - менеджер по персоналу и инспектор (специалист) по кадрам.
В организациях, где численностью работников превышает 300 человек, может быть рассмотрен вопрос и об организации отдела кадров из 4 - 5 работников. При этом обязанности каждого работника конкретизируются.
С увеличением численности работников отдел кадров может расширяться пропорционально количеству работающих, и при этом обязанности менеджеров по персоналу будут все более конкретизироваться.
Библиография
1. Сутягин А. В., Ершов В. А., Толмачев И. А. Справочник практикующего юриста по трудовому праву. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008.
Заместитель начальника
Отдела "Делопроизводство"
Управления делами
Федеральной службы
По труду и занятости
Подписано в печать
В.В. Юрашев ,
доцент МГИЭМ,
ФИЗТЕХ
к.ф.-м. н.
В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу - инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?
Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров<*>, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.
Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие - только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.
Итак, перечень работ - внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.
Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.
Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:
Таблица 2
| Пункт по Сборнику | Работа | Норма времени по Сборнику (Топр ) |
| 3.1 | Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих | 0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего |
| 3.3.2 | Оформление документов при увольнении рабочих и служащих | 0,39 ч на 1 увольняемого работника |
| 3.4.5 | Оформление отпусков | 0,11 ч на 1 работника |
| 3.4.16 | Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости | 3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию |
Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:
| Нвр = Топр + | Топр | k , |
| 100 |
где Нвр - норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);
Топр - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);
k - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).
Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то - старенький «386», а кого-то - все, что есть - это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других - все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих - дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.
Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.
Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .
Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:
- ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;
- внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
- оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
- нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
- ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
- заполнение контрольного листка по технике безопасности.
Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.
Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.
Таблица 3<*>
| Нвр | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | |
| Нраб | 0,49 | 0,49 | 0,50 | 0,50 | 0,51 | 0,51 |
| Нслуж | 0,78 | 0,79 | 0,80 | 0,81 | 0,81 | 0,82 |
Из таблицы видно, как зависит норма времени на выполнение только одной работы от того, каким образом изначально организовано рабочее место, насколько сам кадровик собран и организован.
Теперь нам необходимо определить годовую трудоемкость нормируемых работ Тн. Согласно Сборнику она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:
где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ (чел.ч);
Нврi - норма времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы (чел.ч);
Vi - объем конкретного вида работы выполняемой за год;
i - 1, 2, …, n - виды выполняемых работ.
Подсчитаем Тн при оформлении приема на работу. Предположим, что ежемесячный прием на работу составляет 1% от общего числа работающих на предприятии. Возьмем небольшую сервисную компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих.
Ежемесячный объем приема на работу составляет 1 человек, за год - 12 человек. Условно за год будет принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих. Рассчитаем годовую трудоемкость оформления документов при приеме на работу отдельно рабочих и отдельно - служащих все в той же компании со штатом 100 человек.
Таблица 4<*>
| Тн (чел. ч.) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | |
| Траб | 1,17 | 1,18 | 1,19 | 1,20 | 1,21 | 1,23 |
| Тслуж | 7,53 | 7,60 | 7,67 | 7,74 | 7,81 | 7,89 |
| Тобщее | 8,70 | 8,78 | 8,86 | 8,94 | 9,02 | 9,12 |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
В ней, Тслуж - годовая трудоемкость нормируемых работ по приему служащих, Траб - годовая трудоемкость нормируемых работ по приему рабочих и Тобщее - общая годовая трудоемкость нормируемых работ по приему и рабочих, и служащих.
Если ежемесячный прием на работу составляет 2 человека (2% от 100 единиц штата), то за год принимается 24 человека, если 3 - то 36 за год, если 4 - то 48 за год, если 5 - то 60 за год, если 6 - то 72 за год. Иными словами, если a% - процент приема за месяц (на 100 человек работающих), то a - количество человек, принятых за месяц, а 12a - принятых за год. В этом случае годовая трудоемкость работы по оформлению документов при приеме на работу в компании со штатной численностью 100 человек (из которых 20% - рабочие и 80% - служащие) будет определяться по таблице 5.
Таблица 5<*>
| % | Тн (чел. ч.) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | ||
| = 2 | Тслуж | 15,06 | 15,20 | 15,34 | 15,48 | 15,62 | 15,78 |
| Траб | 2,34 | 2,36 | 2,38 | 2,40 | 2,42 | 2,46 | |
| Тобщее | 17,40 | 17,56 | 17,92 | 17,88 | 18,04 | 18,24 | |
| = 3 | Тслуж | 22,59 | 22,80 | 23,01 | 23,22 | 23,43 | 23,67 |
| Траб | 3,51 | 3,54 | 3,57 | 3,60 | 3,63 | 3,69 | |
| Тобщее | 26,10 | 26,28 | 26,68 | 26,82 | 27,06 | 27,36 | |
| = 4 | Тслуж | 30,12 | 30,40 | 30,68 | 30,96 | 31,24 | 31,56 |
| Траб | 4,68 | 4,72 | 4,76 | 4,80 | 4,84 | 4,92 | |
| Тобщее | 34,80 | 35,12 | 35,44 | 35,76 | 36,08 | 36,48 | |
| = 5 | Тслуж | 37,65 | 38,00 | 38,35 | 38,70 | 39,05 | 39,45 |
| Траб | 5,85 | 5,90 | 5,95 | 6,00 | 6,05 | 6,15 | |
| Тобщее | 43,50 | 43,90 | 44,30 | 44,70 | 45,10 | 45,60 | |
| = 6 | Тслуж | 44,18 | 45,60 | 46,02 | 46,44 | 46,86 | 47,34 |
| Траб | 7,02 | 7,08 | 7,14 | 7,20 | 7,26 | 7,38 | |
| Тобщее | 52,20 | 52,68 | 53,16 | 53,64 | 54,12 | 54,72 | |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
А теперь, посмотрим, как годовая трудоемкость работы по оформлению приема зависит от соотношения служащих и рабочих. При этом остаемся в пределах 100 штатных единиц и k - 8%.
Таблица 6<*>
| % | Тн (чел. ч.) | k | |||||
| 1% | 2% | 3% | 4% | 5% | 6% | ||
| 80 % служащих
20 % рабочих |
Траб | 1,20 | 2,40 | 3,60 | 4,80 | 6,00 | 7,20 |
| Тслуж | 7,68 | 15,36 | 23,04 | 30,72 | 38,40 | 46,08 | |
| Тобщее | 8,88 | 17,76 | 26,64 | 35,52 | 44,40 | 53,28 | |
| 70 % служащих
30 % рабочих |
Траб | 1,80 | 3,60 | 5,40 | 7,20 | 9,00 | 10,80 |
| Тслуж | 6,72 | 13,44 | 20,18 | 26,88 | 33,60 | 40,32 | |
| Тобщее | 8,52 | 17,04 | 25,56 | 34,08 | 42,60 | 51,12 | |
| 60 % служащих
40 % рабочих |
Траб | 2,40 | 4,80 | 7,20 | 9,60 | 12,00 | 14,40 |
| Тслуж | 5,76 | 11,52 | 17,28 | 23,04 | 28,80 | 34,56 | |
| Тобщее | 8,14 | 16,28 | 24,42 | 32,56 | 40,70 | 48,84 | |
| 50 % служащих
50 % рабочих |
Траб | 2,98 | 5,96 | 8,94 | 11,92 | 14,90 | 17,88 |
| Тслуж | 4,80 | 9,60 | 14,40 | 19,20 | 24,00 | 28,80 | |
| Тобщее | 7,78 | 15,56 | 23,34 | 31,12 | 38,90 | 46,68 | |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
Теперь перейдем ко второй работе - оформлению документов при увольнении работников и определим ее годовую трудоемкость. В рамках этой работы выполняются следующие операции:
- заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы № Т-8 и Т-8а) на основании резолюции руководителя организации на заявлении работника об увольнении;
- заполнение личной карточки;
- внесение записи в трудовую книжку;
- выдача трудовой книжки под расписку увольняемому;
- запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек;
- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (если такой ведется);
- комплектование документов для передачи в архив;
- перемещение личной карточки в картотеку;
- составление отчета об увольнении с работы.
Норматив времени - 0,39 ч на 1 увольняемого работника - рассчитан только для этих операций.
Компания - все та же - со штатом 100 человек, из которых 20% - рабочие и 80% - служащие.
Таблица 7<*>
| % (кол-во уволенных в месяц) | Т0 (12 ), (чел. ч) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | ||
| 1 | Т0 =12 | 4,98 | 5,01 | 5,05 | 5,10 | 5,15 | 5,19 |
| 2 | Т0 = 24 | 9,92 | 10,02 | 10,11 | 10,20 | 10,30 | 10,38 |
| 3 | Т0 = 36 | 14,88 | 15,03 | 15,15 | 15,30 | 15,45 | 15,57 |
| 4 | Т0 = 48 | 19,84 | 20,04 | 20,22 | 20,40 | 20,60 | 20,76 |
| 5 | Т0 = 60 | 24,80 | 25,05 | 25,25 | 25,50 | 25,75 | 25,95 |
| 6 | Т0 = 72 | 29,76 | 30,06 | 30,33 | 30,60 | 30,90 | 31,14 |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
Еще одна ключевая работа, выполняемая отделом кадров, - оформление отпуска . В ее состав входят следующие операции:
- составление приказа на отпуск;
- запись в личной карточке на основании приказа;
- подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
- запись в журнале регистрации отпусков (если такой ведется).
На выполнение этой работы Сборник отводит 0,11 ч на 1 работника. Определим годовую трудоемкость этой работы.
Таблица 8 <*>
| Т (чел. ч) | k % | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | |
| 11,66 | 11,77 | 11,88 | 11,99 | 12,1 | 12,21 | |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
И последняя из отобранных операций - оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости. Норматив времени 3,3 чел.ч рассчитан Сборником для выполнения следующих операций:
- подборки трудовых книжек на основании списка работников пенсионного возраста;
- уточнения общего стажа работы (в том числе льготного) по данным личной карточки и трудовой книжки;
- регистрации заявления работника;
- оформление пенсионного макета;
- консультации уходящего на пенсию;
- представление документов в органы социального обеспечения;
- оформления документов в органах социального обеспечения;
- записи в книге учета лиц, уходящих на пенсию (если таковая ведется).
На оформление документов в органах социального обеспечения отводится 0,5 часа на 1 работника, уходящего на пенсию.
Часть этих операций не выполняется, но зато с лихвой компенсируется возросшими затратами времени на консультации работников и на контакты с пенсионными органами.
При расчете трудоемкости этой работы будем исходить из того, что 0,r% - количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца (в процентах); 0,r - количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца; 0,r х 12 - количество работников, уходящих на пенсию за год.
Таблица 9<*>
| 0,r % | 3,3 чел. ч 0,5 ч (чел. ч) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | ||
| 0,1 | Т | 4,83 | 4,88 | 4,92 | 4,97 | 5,02 | 5,06 |
| 0,2 | Т | 9,67 | 9,76 | 9,85 | 9,94 | 10,03 | 10,12 |
| 0,3 | Т | 14,50 | 14,64 | 14,77 | 14,91 | 15,05 | 15,18 |
| 0,4 | Т | 19,33 | 19,52 | 19,70 | 19,88 | 20,06 | 20,25 |
| 0,5 | Т | 24,17 | 24,40 | 24,62 | 24,85 | 25,08 | 25,31 |
| 0,6 | Т | 29,00 | 29,20 | 29,55 | 29,82 | 30,01 | 30,37 |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
Таблицы 4 - 9 являются базовыми. Это означает, что, если мы рассчитываем нормативы на 100 человек штата, то для расчета этих же нормативов на 2000 человек мы умножаем каждый из показателей на 20 и после их суммирования получаем общее время, необходимое работнику отдела кадров для выполнения всей работы. Если же в компании работает М человек, то каждый из нормативов, рассчитанный на 100 человек, должен быть умножен на М/100, а полученные показатели должны быть просуммированы.
Теперь о правилах пользования таблицами.
На 100 работников - годовая трудоемкость только 4 работ составляет:
11,88 чел.ч - оформление отпусков (таблица 8);
19,7 чел. ч - оформление пенсии (таблица 9 (r = 0,4);
15,15 чел.ч - увольнение (таблица 7 (= 3%);
26,64 чел.ч - прием на работу (таблица 5 (= 3%).
Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.
А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров - текучесть персонала .
Определим текучесть персонала следующим образом.
Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:
Поскольку - количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.
Мы считаем, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Если же увольняют больше работников, то необходимо сделать соответствующий перерасчет.
В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:
Как в компании со штатом 500 человек (из которых 80% служащих и 20% рабочих) - так называемой «интеллектуальной компании», изменяется годовая трудоемкость (Т) и количество работников отдела кадров (L) в зависимости от текучести кадров (% - количество работников, принятых на работу и уволенных за год), нам поможет понять рисунок 1.
Посмотрим, как будет рассчитываться численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих). Если для определения количества работников отдела кадров в организации, состоящей из 100 человек, используется формула
Рисунки как нельзя лучше иллюстрируют, как текучесть кадров, которая порой зависит больше от политики оплаты труда, мотивации и иных факторов, нежели от самого отдела кадров, влияет на численный состав самих кадровиков.
Надеемся, что эти цифры убедят ваше руководство, что если всего лишь две работы - оформление приема и увольнения - требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27% в месяц (см. рис. 1), то для того, чтобы выполнять еще около четырех десятков работ, вам уже давно требуются помощники.
В древние времена, пока люди еще не приобщились к культуре и науке, они добывали огонь трением твердого дерева. Люди же просвещенные совлекали с неба более чистый огонь, собирая с помощью зеркал и линз лучи солнца.
Подобным же образом различаются способы определения численности работников организации. Пора вашему руководству основываться на расчетах, а не на интуиции и зачастую необоснованной экономии на одной из ключевых служб организации.
Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г. N 211 “О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений“. В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г. N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству. Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье “Изменения в системе оплаты труда“, N 11/2008, стр. 6).
Ставка кадровика
При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда. Таким образом, нормы труда для кадровиков, работодатель может установить самостоятельно. Однако при этом ему необходимо учитывать мнение работников.
Внимание
Нормы труда для таких специалистов необходимо определить, учитывая достигнутый уровень техники, технологии, организации производства и труда. В качестве основы для определения норм труда, рекомендуем использовать соответствующую типовую норму. При расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.
№ 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (см. приложение к ответу ниже).
Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет?
Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г. N 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений». В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г.
N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству. Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье «Изменения в системе оплаты труда», N 11/2008, стр.
6). Н.В. Данилова, А.В. Голованов, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ 1 декабря 2008 г.
Численность сотрудников на 1 кадровика
Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч Объем работ за год, Vi Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один сотрудник норматив 1 таблицы 1 0,46 0,50 30 15 2. Оформление документов при приеме на работу ИТР Один сотрудник норматив 2 таблицы 1 0,74 0,80 20 16 3.
Оформление документов при увольнении сотрудника Один сотрудник норматив 1 таблицы 2 0,39 0,42 45 18,9 4. Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию Один сотрудник норматив 1 таблицы 21 3,3 3,56 20 71,2 5.
Голосование:
При этом работникам гарантируется соответствующее государственное содействие. Одним из проявлений соответствующего государственного содействия является разработка и установление для однородных работ типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда. Типовые нормы труда устанавливаются соответствующим органом государственной власти (Минтрудом, Минздравсоцразвития и т.п.).
Важно
Такое правило установлено статьёй 161 Трудового кодекса РФ. Обращаю Ваше внимание, что соответствующие типовые нормы труда не являются обязательными для применения и носят лишь рекомендательный характер. Конкретные нормы труда для работников (нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы), устанавливаются на локальном уровне работодателем по договорённости с представительным органом работников, в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.
Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда. Словарь кадровика Хронометраж изучение затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся элементов трудовых операций путем замеров их продолжительности и анализа условий их выполнения.
Фотография рабочего дня изучение путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат времени на протяжении полного рабочего дня или определенной его части. Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать.
При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период.
При какой численности вводится ставка отдела кадров
БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТБУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТБЮДЖЕТНАЯ ОТЧЕТНОСТЬЗАКОНЫ И ПРАКТИКАПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ Численность штатных работников в муниципальном учреждении составляет 35 человек. Можем ли мы ввести в штат новую должность, например специалиста по кадрам, начальника отдела кадров? Или численность работников в данном случае особой роли не играет? В силу статьи 8 Трудового кодекса работодатели наделены правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким локальным нормативным актом является, в частности, штатное расписание. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.
При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ). Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы. То есть, нормирование труда позволит определить количество работников необходимое для выполнения тех или иных функций.
В том числе, с помощью нормирования труда может быть определено количество кадровиков. Нормирование труда работников определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или коллективным договором. То есть и в том и в другом случае определение норм труда работников устанавливается по договорённости между работником и работодателем.
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.
Работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором**. * Статьи 162, 163 ТК РФ. ** Статья 159 ТК РФ. С чего начать? Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты.
Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно.
Оформление документов при увольнении (служащих) Одинработник(служащий) 3.2табл. 2п. 1 0,39 0,42 49 20,6 3 Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней Однакнижка 3.3.1табл. 3п. 1 0,11 0,11 14 1,54 4 Выписка дубликата трудовой книжки Одиндубликат 3.3.1табл. 3п. 2 0,27 0,3 2 0,6 5 Внесение записей в трудовую книжку Одназапись 3.3.2табл. 4 0,07 0,8 75 60 6 Снятие копии трудовой книжки Однакопия 3.3.3табл. 5п. 6 0,62 0,67 15 10 7 Оформление перевода Одинработник 3.4.1табл. 6 0,38 0,41 28 11,48 8 Составление и корректировка графика отпусков Одинработник 3.4.4табл. 9 0,1 0,11 5 0,55 9 Оформление отпуска Одинработник 3.4.6табл. 10 0,11 0,12 30 3,6 10 Ведение личных карточек Одинработник 3.4.6табл. 11п. 1 0,08 0,09 60 5,4 11 Оформление листка нетрудо-способности Одинлисток 3.4.8табл. 13 0,05 0,05 40 2 12 Оформление взысканий Одно офор-мление 3.4.11табл.
