Сопровождающее письмо к резюме является документом, рекламирующем себя в лучшем свете с целью привлечения внимание работодателя. При наличии такого документа увеличиваются шансы претендента на должность. Такое письмо считается неотъемлемым добавочным элементом к резюме, при устройстве в иностранную или отечественную компанию.

Для трудоустройства в иностранную фирму со знаменитым брендом, требуется со всей серьезностью отнестись к оформлению такого документа с соблюдением принятых норм оформления деловых документов.

При заполнении сопровождающего письма желательно соблюдать принятые правила:

• Письмо, как правило, пишется на отдельном листе бумаги формата А4 и является приложением к резюме.
• Разрешается написать вручную, но учитывая современное развитие компьютерной техники лучше отпечатать его на компьютере.
• Документы можно отправлять, как по почте, ценным письмом с описью содержащихся документов, так и по E-mail.
• Реквизиты, заглавие, дата, название и адрес получателя необходимо оформлять согласно установленных правил для деловых писем.

Каким же образом составить данный документ на отклик вакансии?

Чтобы сопровождающее письмо к резюме оказалось грамотно составленным, необходимо соблюдать общепринятую структуру документа:

• Начинается письмо с обращения к адресату с отображением имени и отчества работодателя (начальника или сотрудника отдела кадров, руководителя компании). Здесь нужно оформлять обращение вежливо и тактично: «Добрый день/Здравствуйте, Сидор Сидорович! Прошу вас принять документы к рассмотрению моей кандидатуры…» .
• Затем нужно указать ссылку на источник получения сведений о вакансии. Положительным тоном является, если соискатель узнал о свободной вакансии на сайте, в газете, на доске объявлений. В некоторых случаях можно ссылаться на посредника, предложившего данную работу: «О свободной должности на вашем учреждении мне сообщил Петров П.П., давний партнёр вашей фирмы…» . Здесь, желательно, отобразить о том, что претендент занимал, подобную должность в другом учреждении.
• В основной содержательной части приложенного сочинения к резюме требуется отобразить область своих профессиональных навыков и предложить работодателю свою кандидатуру с отображением своих качеств. В идеальном варианте – будет уместно отобразить свою наиболее сильную сторону, которую соискатель сумеет обеспечить при трудоустройстве. При этом, надо разрекламировать себя без надоевших стандартных фраз. Так, можно выразить желание трудиться и профессионально развиваться в новом учреждении.
• Следующим пунктом является отображение контактной информации и готовность немедленно отозваться на приглашение к собеседованию. Здесь нужно отобразить свои контактные сведения. Это значительно облегчает действия работодателя для немедленной связи с претендентом, набрав отображенный телефонный номер, если сопровождающее письмо оказало на него прекрасное впечатление.
• В конце письма желательно выразить благодарность, написав одну из следующих фраз: «Выражаю благодарность за рассмотрение моего резюме», «Благодарю Вас за истраченное время на изучение моего резюме», «Буду рад, если вы перезвоните мне» и т. д.

Для большей убедительности, нужно найти побольше сведений о фирме, на которую претендент хочет устроится и соответственно отобразить те сведения, которые больше всего заинтересуют работодателя. Если, например, в требованиях на вакансию отображен кандидат с солидным трудовым стажем, то, следовательно, основной упор необходимо сделать на это. Некоторые работодатели хотят принять работника, обладающего опытом работы на подобных должностях. Следовательно, в этом варианте не желательно упоминать об опыте на прочих должностях.

Сегодня, при трудоустройстве все больше получает развитие направлений, по оформлению сопровождающего письма к резюме при отзыве на свободную вакансию. Часто претенденты на вакансию не знают, чем же отличается сопровождающее письмо от резюме. Попытаемся разобраться, какие установлены правила при оформлении такого сочинения.

Данное письмо не регламентируется никакими нормативами и составляется в свободном стиле. Главное задачей такой записки является привлечь большее внимание к резюме соискателя. Необходимо понимать, что сопровождающее письмо является деловым документом, поэтому его составляют по всем нормам, определенным для служебных писем. При отправке документов почтой в распечатанном виде, сопровождающая записка составляется на отдельном листе. Если документы отсылаются по E-mail, сопровождающее письмо можно расположить в теле электронного отправления, а резюме прикрепить самостоятельным файлом.

Сопроводительное письмо — первое впечатление о вас.

Сопроводительное письмо является вторичным, вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с громким мировым именем, то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и красиво оформленное резюме, следует приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные компании, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. Подпись и контактная информация обязательны. Укажите контактный телефон, по которому с вами можно беспрепятственно связаться (предпочтительно мобильный).

Краткий вариант сопроводительного письма имеет следующую структуру: приветствие, указание желаемой должности (вакантной позиции), источника информации о вакансии и готовности подъехать на собеседование (на все — 2—4 предложения).

Примеры сопроводительных писем:

Возможен также следующий вариант сопроводительного письма, если вы отправляете резюме в кадровое агентство не на определенную позицию, а "на всякий случай".

1. Название должности (возможно — двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме; желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях); предложение своей кандидатуры.

2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.

3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше — в стенах именно данной компании.

4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.

5. Контактную информацию.

Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всех интересующих вас вакансий. В связи с тем, что адресатом письма являются разные организации, текст сопроводительного письма (как и графа ЦЕЛЬ в резюме), в соответствии с вакансией, на которую претендует соискатель, должен немного видоизменяться.

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

На сегодняшний день интернет является наиболее популярным инструментом для поиска работы. Самый элементарный способ - оставить отклик на вакансию на кадровом сайте всего лишь одним кликом. Но если дело доходит до отправки резюме электронной почтой, тут соискатели часто допускают ошибки. Мы расскажем, как правильно отправить резюме работодателю, чтобы оно не осталось незамеченным.

Тема письма при отправке резюме

Соискатели часто пренебрегают самым важным правилом - правильно оформить тему письма при отправке резюме электронной почтой. Ни в коем случае не оставляйте это поле пустым: без темы ваше письмо может попасть в спам, или же работодатель попросту его не заметит.

Тема должна быть краткой, но содержать в себе необходимую информацию. Примеры удачных тем: «Отклик на вакансию помощника дизайнера», «Резюме главного бухгалтера», «Резюме Ивановой А. Н. на должность переводчика».

Иногда работодатель просит указать в теме письма что-то определенное (например, код вакансии). Обязательно обратите на это внимание, чтобы вас не сочли рассеянным.

Что написать работодателю при отправке резюме

Не стоит отправлять работодателю пустое письмо с прикрепленным файлом резюме. Наличие сопроводительного письма не только считается признаком хорошего тона, но и показывает вашу искреннюю заинтересованность в предложенной вакансии.